Пропишите свои правила

Среди кадровиков существует два подхода как составить ПВТР. Часть специалистов предпочитает просто переписывать в этот документ положения из ТК. Они считают, что если указать еще и статьи из которых взяли правила, то сотрудники, во-первых, точно не забудут свои права и обязанности по закону, а во-вторых, будут уверены, что компания ничего не нарушает этой локалкой. Такой подход – не ошибка. Однако те, кто в кадрах давно, используют другой подход

Кадровики с опытом используют ПВТР более выгодно. С помощью этого документа кадровики регулируют вопросы, которые законодатель забыл прописать в кодексе. Такой подход упрощает работу и снижает риск конфликтных ситуаций с сотрудниками. Ниже для примера привели правила, которые можно включить в ПВТР. 

Предупреждение о больничном. В законе прямо не сказано, что работник должен предупреждать о болезни. Этим пользуются недобросовестные сотрудники. Работник может нарочно не сообщать о том, что взял больничный, чтобы затруднить свое увольнение. Ведь по закону уволить работника во время болезни нельзя. Работодателю останется только ссылаться на злоупотребление правом, а это не всегда легко доказать.

Обезопасьте себя. Пропишите в ПВТР, что сотрудник уведомляет непосредственного руководителя и отдел кадров о том, что он заболел и о других причинах отсутствия на работе. Суды подтверждают, что такая обязанность в ПВТР не нарушает закон. Но на всякий случай избегайте жестких формулировок, таких как «обязан уведомить», «должен незамедлительно сообщить». Некоторые инспекторы ГИТ могут к ним придраться. Не забудьте определить способ уведомления. Например, по телефону или по электронной почте.

Пример

«Работнику необходимо сообщить своему непосредственному руководителю (лично или через родственников) по телефону или иным доступным способом (в том числе путем направления SMS-сообщения) о невозможности явки на работу в связи с временной нетрудоспособностью или по другим причинам, а также о невозможности прибытия на работу к установленному времени до начала рабочего времени».

Письменная подача и отзыв заявления об увольнении. В ТК не найдете ответа на вопросы: кому передать заявление на увольнение и каким образом сделать его отзыв. И это повод для конфликтного сотрудника доставить хлопоты компании. Работник может утверждать, что главное – отдать заявление на увольнение любому представителю работодателя и неважно, имеет он отношение к кадрам или нет.

Чтобы избежать судебных споров, пропишите в ПВТР, кто уполномочен принимать от работников заявления. Тогда вы вправе не принимать во внимание заявление, которое работник направит не тому лицу. Установите, что работник подает и отзывает заявление об увольнении в письменной форме.

Пример

«В случае принятия решения об увольнении по собственной инициативе или по соглашению сторон, работник подает соответствующее заявление на увольнение непосредственному руководителю в письменной форме».

Обеденное время, которое позволит уволить за прогул. Часто обед разделяет рабочий день на две равные части по четыре часа. Для работодателя это не всегда выгодно. Дело в том, что для увольнения за прогул нужно отсутствовать более четырех часов. Некоторые сотрудники этим пользуются: приходят на работу после обеда либо уходят на обед и не приходят обратно. Они знают, что их не смогут уволить, ведь для этого нужно отсутствовать хотя бы четыре часа и одну минуту. Чтобы можно было уволить за прогул сотрудника, который полдня отсутствовал на работ, зафиксируйте в ПВТР время обеда так, чтобы одна из частей рабочего дня составляла более четырех часов.

Прежде чем решить, какую из частей рабочего дня сделать больше четырех часов, советуем посмотреть статистику — в какое время работники чаще всего сбегают с работы. Там, где сотрудники больше нарушают режим работы, ту часть и устанавливайте большей продолжительности. 

Поздравляем, вы прошли половину урока. Пора сделать паузу в теории и проверить новые навыки на практике. Для этого помогите коллеге решить вопрос с работником-гуленой. Так в компании «Сила кадров» обед делил рабочее время на равные части по четыре часа, поэтому работники часто не возвращались с обеда в офис. Одного из таких работников поймали и вызвали для объяснений. Посмотрите видео, а после решите, есть ли прогул.

На страничке Высшей Школы Кадровика в  Instagram вы найдете еще больше серий из жизни компании  «Сила кадров». Подписывайтесь и практикуйтесь с удовольствием. 

Проверка электронной почты. Большинство поручений работники получают по электронной почте, и это касается не только дистанционщиков. Но мало кто регламентирует порядок работы электронными сообщениями. В результате — работники игнорируют их.

Чтобы избежать конфликта, укажите в ПВТР, что электронная почта – это установленный канал служебной коммуникации в компании. Работник, которому предоставили адрес корпоративной почты, обязан регулярно ее проверять и реагировать на письма руководства. При этом пропишите конкретную частоту проверки почты, например, каждый два часа в течение рабочего дня. Так работнику точно не получится обмануть начальство, что по электронке ему ничего не приходило.

Пример

 «Электронная почта – это установленный канал служебной коммуникации в компании. Работник обязан отвечать на электронные письма работодателя, отправленные ему на электронный адрес ivanov@lytikk.ru с электронных адресов, оканчивающихся на @lytik.ru, в течение не более четырех часов в пределах рабочего времени».

Актуализируйте ПВТР

Помимо дополнения ПВТР правилами, которые конкретизируют кодекс, эту локалку придется еще и актуализировать из-за изменений в законах. Какие положения добавить или исправить сейчас разберем вместе с вами .

Расширьте список тех, кто может ходить в отпуска в удобное для них время. Если в ПВТР прописали, какие категории работников могут брать ежегодный отпуск в удобные им даты, то скорректируйте ваши правила. Так, по закону от 09.03.2021 № 34-ФЗ взять отпуск в удобное время могут многодетные работники, у которых есть дети до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Льгота перестанет действовать и в случае, если старшему из трех детей исполнится 18 лет.

Укажите больше работников, которые вправе отказываться от сверхурочки, командировок и работы ночью. Некоторых сотрудников с детьми к такой работе теперь возможно привлекать только с письменного согласия (ст. 259 ТК).  Так, согласие потребуется от сотрудников, которые воспитывают в одиночку детей до 14 лет, опекунов детей такого возраста, сотрудников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет. Также согласие потребуется, если у сотрудника один или два ребенка в возрасте до 14 лет, при условии что супруг находится на вахте.   Обновите перечень документов, которые ждете от доноров. В день, когда сотрудник сдавал кровь, и в день, когда он проходил медобследование, его освобождают от работы. Основание — оригинал справки из медучреждения в свободной форме. Справки по формам 402/у и 401/у больше не выдают. Поэтому, если сотрудник принесет справки по другим формам, в отдыхе им не отказывайте. Чтобы точно не нарушить закон, проверьте, что написано в  ПВТР. Лучший вариант, когда просто укажете, что для подтверждения сдачи крови или медобследования для донации работник приносит оригинал справки из медучреждения.

Кроме изменений в ПВТР, которые изучили на этом уроке, вам предстоит зафиксировать в документе новые правила об ЭДО, охране труда и дистанционщиках. Поскольку изменения большие, то лб этом подобно расскажем в следующих уроках программы. 

Самое важное

Заставить сотрудников быть дисциплинированными помогут положения в ПВТР.

Взять отпуск в удобное время могут многодетные работники, у которых есть дети до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет.

документах

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Что исправить в документах по охране труда с учетом последних изменений

Вы знаете, что в ТК есть раздел охраны труды. Видимо, именно по этой причине многие работодатели поручают организовывать охрану труда предприятия руководителю отдела кадров. Будьте готовы отвечать за этот функционал. Если это даже не про вас, то вам все равно стоит пройти обучение в этом уроке, поскольку ГИТ задает вопросы про локальные акты, которые регулируют охрану труда, именно кадрам. Кроме того, ТК в части охраны труда переписали. Изменения вступят с 1 марта 2022 года, но готовиться пора уже сейчас, так как новых правил много.