Кто ведет личные дела обязательно, а кто по желанию

У кадровика, который только начинает свой профессиональный путь, возникает вопрос, а нужно ли вообще вести личные дела сотрудников, может достаточно только карточки Т-2? Если задать этот вопрос кадровику госоргана, то получим ответ - конечно, и это будет правильно. Ведение личного дела государственного гражданского служащего предусмотрено ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Для госслужащих не только установлена обязанность вести личные дела, но даже есть регламент, отступать от которого чревато ответственностью.  Как вести личное дело в этом случае рассказывает Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Если задать вопрос про нужно или не нужно вести личные дела кадровику частной небольшой компании, то тоже получим ответ  - конечно, но с уточнением «мы всегда ведем личные дела, вдруг что-то потребуется». А ответ на это вопрос от кадровика крупной компании, где на одного кадрового специалиста приходится тысяча работников, то получим ответ - нет, мы же не госслужба, нам бы обязательные документы успеть сделать вовремя.

И так, мы с вами определили, что обязанность вести личные дела на сотрудников распространяется только на госучреждения.  Однако из-за удобства такого сборника документов ведут его многие компании. А вот ГИТ, Роскомнадзор и прокуратура об этом знают и поэтому проверяют, не нарушают ли компании законы, когда составляют личное дело. Какие ошибки чаще всего находят проверяющие у ваших коллег - в следующей части урока. 

Частые ошибки при ведении личных дел

Казалось бы снять копию с документа, который работник принес сам при трудоустройстве, и вложить ее в личное дело  - в этом нет ничего страшного. Но оказывается, нельзя хранить в личном деле любые документы, даже если работник принес их по своей воле. Сейчас разберем самые распространенные ошибки отдела кадров частных компаниях, а в конце этой части урока с помощью чек-листа проверите личные дела, которые храните, на законность. 

Хранили документы на всякий случай. Не снимайте копии личных документов работника, например, паспорта, СНИЛС, военного билета и других. Если вам нужны сведения из этих документов, то просто перепишите их в личную карточку, трудовой договор, трудовую книжку и верните оригиналы работнику. Если будете хранить копии документов, инспектор Роскомнадзора или прокурор укажет, что компания обрабатывает избыточные персональные данные, чем нарушает права работника.

Пример

Прокурор возбудил в отношении руководителя организации дело об административном правонарушении из-за того, что в личном деле работника хранилась копия свидетельства о браке. Мировой судья указал, что свидетельство для осуществления работником трудовой деятельности не нужно. Хранение этого документа избыточно. С учетом того, что нарушение было первым, судья вынес руководителю предупреждение (постановление мирового судьи СУ № 5 Советского района г. Астрахани от 17.05.2017 по делу № 5–475/17).

Инспекторы ГИТ, как правило, считают, что копии документов можно хранить, если работник дал на это согласие. Но, по мнению тех, кто непосредственно проверяет соблюдение законодательства о персональных данных, то есть инспекторов Роскомнадзора и прокуроров, хранение законно, если соблюдаются сразу два условия. Первое: работник дал согласие на обработку персональных данных и на хранение копии документа, если закон не предписывает обратного. Второе: есть конкретная законная цель хранения копии. Когда цель будет достигнута, обработку следует прекратить.

Не запросили согласие на хранение документов от родственника работника. Если компания обрабатывает персональные данные родственника работника, то в личном деле должно быть согласие родственника на это. Если работодателю нужно хранить какой-то документ или его копию с персональными данными члена семьи работника, то также необходимо получить согласие на хранение документа или копии. При этом, как и в случае с личными документами самого работника, хранение допускается, только если для этого есть конкретная законная цель.

Согласие родственников на обработку данных получать не нужно, если их предоставление предусмотрено федеральным законом. В качестве примеров таких ситуаций Роскомнадзор называет получение алиментов, оформление допуска к гостайне и социальных выплат (разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012).

Хранили лишение документы. Личные документы сотрудников хранить опасно. Если их заметит инспектор, а кадровик не сможете объяснить законную причину, по которой держит у себя копию документа, то штрафа компании не избежать. Такого не случится, если до проверки госорганов самим провести аудит личных дел и в этом вам поможет чек-лист. Выберите документы, которые держите в личных делах, а потом нажмите на кнопку “проверить”, чтобы узнать, законно ли ваше решение хранить документ. 

Прошли проверку и обнаружили, что есть лишние документы, тогда задайте себе вопросы, которые помогут окончательно решить - убирать документы или оставить. Спросите себя:

• У нас есть конкретная законная цель, с которой мы храним документ или его копию, не достигнута ли еще эта цель?

•  Почему нам недостаточно переписанных из оригинала данных?

• Получили ли мы согласие работника и при необходимости его родственника на хранение копии документа?

Если поймете, что храните документ на всякий случай или уже достигли цели хранения, например предоставили льготу, — уберите документ из личного дела. Если цель есть, но не хватает согласия работника или его родственника, запросите это согласие. Если откажут, также уберите документ из личного дела.

Самое важное

Чтобы хранить документы о родственниках работника, получите от них согласие на обработку персональных данных.

Уничтожение личных документов работника оформите актом.

отказаться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Как карточка Т-2 спасет от лишней работы

Карточки Т-2 отменили, но вы вправе устанавливать свои законные правила. На этом уроке определим, как удобно пользоваться личной карточкой, если решили ее оставить.