Уберите ненужные разделы

Если оставите личные карточки в том виде, в каком ведете их сейчас, будете делать двойную работу. Так, например, Т-2 для воинского учета больше не нужно, вместо личной карточки надо заполнять карточку гражданина, подлежащего воинскому учету. Поэтому как минимум из Т-2 нужно убрать раздел с воинским учетом. 

Можете исключить и другие разделы, которыми не пользуетесь. Например, если в компании не проводят аттестацию, этот раздел вам не нужен. Аналогичная ситуация с повышением квалификации и профпереподготовкой. Если компания принципиально не направляет сотрудников обучаться, эти разделы для вас тоже лишние. 

Фиксируйте в т-2, что работник получил справку или копию документа

Согласно статье 62 ТК работодатель обязан выдавать работнику документы, которые связаны с его работой. Но как же подтвердить, что вы выполнили свою обязанность? Замените один из разделов личной карточки работника таблицей, в которой будете вести реестр выданных сотруднику копий и справок. Большая часть работодателей не проводит аттестацию сотрудников, да и разделы с информацией о повышении квалификации и профессиональной подготовке часто остаются пустыми.

Если это ваш случай, то уберите один или все эти разделы из личной карточки и замените полезным. Назвать его можете «Выдача справок и копий документов». Можете ничего не убирать, а просто дополнить существующую карточку Т-2 новым разделом, но в этом случае придется допечатывать новые разделы в личных карточках всех сотрудников.

Указывайте в т-2 срок льгот работника

Если ваша компания крупная, то подчиненные могут не уследить, когда у сотрудника закончилось право на льготу, или вообще ее не предоставить. Для этого поручите им проставлять себе пометки прямо в личной карточке Т-2. Иначе рискуете пропустить тот момент, когда у работника, например, закончится срок действия справки об инвалидности и предоставлять ему льготы компания будет не обязана до тех пор, пока он не представит новую справку.

Также раздел с социальными льготами пригодится, когда у сотрудника есть право на отпуск в любое время. Из личной карточки с такими пометками сразу сможете выяснить, есть ли у работника льготы, с чем они связаны и есть ли у них окончание срока действия.

Добавлять или убирать разделы не обязательно. Чтобы у вас перед глазами была вся информация о льготах сотрудника, делайте пометки прямо в первом столбце раздела.

Считайте остаток отпуска с помощью т-2

Кадровая программа далеко не всегда корректно считает количество дней отпуска, которые остались у сотрудника. Добавьте еще одну графу в раздел личной карточки с отпусками. Она нужна, чтобы сразу, когда вносите запись, посчитать, сколько дней отпуска у сотрудника осталось. Решите так поступить — издайте приказ и подпишите его у директора.

 

Самое важное

Уберите из Т-2 ненужные разделы, чтобы не дублировать работу.

Согласно статье 62 ТК работодатель обязан выдавать работнику документы, которые связаны с его работой.

Бумажные VS электронные трудовые: как организовать работу по новым правилам

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

1 УРОК ИЗ 3

Где из-за изменений в правилах ошибаются кадровики, когда заполняют бумажные трудовые

Автор: Юлия Жижерина, директор учебно-консалтингового центра «Мир трудовых отношений», эксперт по трудовому праву

Вы не раз имели дело с бумажными трудовыми и знаете, как их заполнять. Однако с 1 сентября 2021-го Минтруд поменял требования и теперь ПФР с ГИТ жалуются на большое количество ошибок в книжках. В этом уроке проверите, как хорошо вы разобрались в последней версии правил заполнения трудовой, и подтянете навыки по тем вопросам, где выявите пробелы.

Прежде чем приступать к уроку проверьте, все ли актуальные правила заполнения бумажной трудовой вы усвоили. Найдете провал – не расстраивайтесь. Переходите к уроку и подтягивайте навыки. В конце урока вас ждет проверочная работа по правилам заполнения.