18.2. Кадровый учет работников организации. Учетные документы

Для кадрового учета и делопроизводства используется ряд документов унифицированных и неунифицированных форм (табл. 18.1)

Таблица 18.1

Кадровые учетные документы

Унифицированные формы

Неунифицированные формы

Приказы о приеме (Т-1, 1-а) Приказы о переводе на другую работу (Т-5, 5-а) Приказы о предоставлении отпусков (Т-6, 6а) Приказы об увольнении (Т-8, 8а) Приказы о командировке (Т-9, 9а) Приказы о поощрении (Т-11, 11а) Личная карточка (Т-2, Т-2 ГС(МС)) Штатное расписание (Т-3) Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Т-4) График отпусков (Т-7) Командировочное удостоверение (Т-10) Служебное задание и отчет (Т-10а)

Приказы о смене фамилии, об установлении доплат, иные неунифицированные приказы Трудовой договор Изменения к трудовому договору (дополнительные соглашения) Трудовая книжка Личный листок по учету кадров (необязательный документ) Личные заявления (в ряде случаев обязательны) Автобиография Резюме Аттестационный лист Штатный формуляр, штатное замещение

В числе унифицированных форм имеются формы приказов (обозначенные литерой «а» издаются на нескольких работников), но все возможные случаи они не охватывают. Поэтому приказы по иным вопросам кадровые службы разрабатывают в текстовой форме на бланке приказа организации со следующими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа (приказ), дата документа и его регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст документа, визы согласования, подпись, отметки работника об ознакомлении с приказом.

Кроме того, имеются унифицированные формы. Так, для учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда используются табель учета рабочего времени (Т-12, Т-13), формы ведомостей (Т-49, Т-51, Т-53), журналы регистрации платежных ведомостей (Т-53а), лицевых счетов (Т-54, Т-54а), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-61) и акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Т-73). Они хранятся в бухгалтерии.

До недавнего времени все унифицированные формы по правилам бухгалтерского учета были обязательны к применению, но с 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно ч. 4 ст. 9 этого Закона, формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. При этом в указанном законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм [12].

Однако большинство специалистов считают, что целесообразно будет при разработке собственных форм первичных учетных документов взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов, а затем утвердить их в учетной политике организации или приказом руководителя. Необходимо также учесть, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

• наименование и дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события [12].

Следует также помнить, что обязательное применение некоторых унифицированных форм учета труда и его оплаты может быть предписано другими нормативными актами. Например, личная карточка требуется для ведения воинского учета, при оформлении командировочных документов также применяются соответствующие унифицированные формы. Поэтому при разработке собственных форм нужно учитывать все требования трудового законодательства, а не только закона о бухгалтерском учете. С учетом вышесказанного особенности использования унифицированных форм нужно знать обязательно. Далее мы рассмотрим порядок оформления важнейших кадровых учетных документов.

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа о приеме на работу, документов, требуемых при приеме на работу (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета; документа об образовании), а также сведений, сообщенных о себе работником, либо иных документов, предоставленных в соответствии с действующим трудовым законодательством. При заполнении разделов карточки, содержащих личные сведения, применяются формулировки Общероссийского классификатора информации о населении ОК 018-95 [4]. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов (например, трудового договора или справки о стаже). В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу или о переводе на другую работу, кадровая служба обязана ознакомить работника под расписку в графе 6.

Штатное расписание – основной документ организации, в котором отражается ее структура, штатный состав и штатная численность в соответствии с уставом (положением). Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации работниками соответствующих профессий и специальностей. Согласно ст. 57 ТК РФ, штатное расписание является основой для определения наименования должностей, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации. При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр. «указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации. В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты. При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). Штатное расписание обычно подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается руководителем организации, и на грифе утверждения проставляется оттиск печати организации. Основанием для внесения изменений в штатное расписание является соответствующий приказ руководителя организации, относимый к приказам по основной деятельности. На основе штатного расписания ведется штатное замещение в произвольной форме, по нему осуществляется учет комплектования и количества вакансий (его лучше вести в специальной программе или в табличном редакторе Excel).

Трудовой договор и трудовая книжка являются основными документами, подтверждающими трудовой стаж.

Заключение трудового договора регламентируется Трудовым кодексом РФ (глава 11). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, но трудовой договор не был оформлен в письменной форме, то он, тем не менее, считается заключенным. При этом работодатель обязан оформить с работником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор;

• сведения о документах, удостоверяющих личность работника;

• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей);

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• место и дата заключения трудового договора;

• условия трудового договора (табл. 18.2).

Таблица 18.2