Библиографический список

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

2. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами / пер. с англ.; под ред. С. К. Мордовина. СПб.: Питер, 2009. 848 с.

3. Построение системы внутренних коммуникаций в компании: методическое пособие. Приложение к журналу «Справочник по управлению персоналом» / авторы-составители В. Петрова, Е. Салихова, Е. Рогинский; под ред. О. Лобановой. М.: МФЦЭР. 71 с.

18. Кадровое делопроизводство и кадровый учет

Нет документа, нет и человека.

М. А. Булгаков

18.1. Особенности кадрового делопроизводства

Для обеспечения трудовых отношений в системе управления человеческими ресурсами существует подсистема документационного обеспечения управления (ДОУ), называемая также кадровым делопроизводством. Кадровое делопроизводство – это полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

В целом массив кадровых документов включает два вида документации.

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД): положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения, а также информационно-справочные документы (докладные и служебные записки, протоколы, акты, письма и т. п.).

Требования к оформлению ОРД определяются инструкцией по делопроизводству конкретной организации (или документом, ее заменяющим), которая, как правило, базируется на федеральных нормативных актах и государственных стандартах унифицированных систем документации, таких как:

• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [3];

• ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методические рекомендации по его внедрению [1; 5].

2. Кадровые документы, оформление и ведение которых определяется отдельными нормативными актами федерального или регионального значения. К таким документам, например, относятся: трудовые договоры, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, трудовые книжки, а также документы, формирующие личное дело работника (анкеты, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании и т. д.).

Особенностью кадрового делопроизводства является также то, что часть этой документационной системы составляют персональные данные. Согласно ст. 85 Трудового кодекса РФ, персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В целях обеспечения защиты прав и свобод работника при обработке его персональных данных (а также защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну) к обработке персональных данных предъявляются требования, определенные Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ и другими нормативными актами. Согласно упомянутому закону, персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация). Обработкой персональных данных считаются действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных [13].

Основным требованием при обработке персональных данных является их использование исключительно в целях содействия трудоустройству, продвижению по службе и т. п. Персональные данные работодатель может получать только у самого работника, данные о политических, религиозных убеждениях, членстве в общественных организациях получать запрещено. Работодатель также не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Установленные требования обеспечиваются администрацией: кадровой службой, бухгалтерией, линейным руководством и др. Работа с персональными данными должна регулироваться специальным нормативно-правовым актом.

В системе кадрового делопроизводства формируются документопотоки, связанные с оформлением трудоустройства, кадрового перемещения, увольнения, служебной командировки, а также с другими кадровыми процессами и этапами служебной карьеры. В целом кадровый документооборот, подобно всем документационным процессам управления, состоит из оформления документов, их визирования (согласования), подписания (или утверждения), регистрации, оперативного и архивного хранения.

Оформлением и оперативным (временным до 10 лет) хранением, как правило, занимается кадровая служба. Оформление кадровых документов в зависимости от их вида может определяться федеральными нормативными или локальными (Инструкция по делопроизводству) актами. Формирование дел осуществляется в пределах календарного года, с 1 января следующего года документы помещаются на хранение.

Визирование (согласование) кадровые документы, если это необходимо, проходят у должностных лиц, от которых зависит принятие управленческого решения в системе управления персоналом (например, у линейного руководителя, юриста, главного бухгалтера и т. д. согласно установленному в организации порядку).

Подписание (утверждение) кадровых документов осуществляет руководитель организации или специально уполномоченное им лицо (обычно заместитель руководителя), которому по доверенности или по приказу передано право подписи или утверждения кадровых документов. После подписания (или утверждения) документы направляются на регистрацию.

Регистрацию проходят все кадровые документы в специально предусмотренных для этого регистрационно-контрольных формах – журналах и картотеках, бумажных или электронных. Две регистрационные книги кадровых документов – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – должны быть заведены по специально утвержденной форме только в бумажном виде, пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы [9].

Архивное (временное свыше 10 лет) хранение кадровых документов осуществляет архив организации, а при его отсутствии – муниципальный архив, документы постоянного (вечного) хранения – государственный архив.

В системе кадрового делопроизводства все документы формируются в дела с частичным их оформлением. Перечень дел с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел, а в номенклатуре дел сроки устанавливаются по специальному перечню [7] или экспертным путем. Срок хранения дела исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. По окончании срока дела рассматриваются на экспертной комиссии организации, которая путем экспертизы ценности документов отбирает дела к уничтожению по акту. Как правило, это дела с временным сроком хранения менее 10 лет. Дела со сроком хранения свыше 10 лет (например, личные дела, которые хранятся 75 лет) и постоянного хранения после их полного оформления передаются в архив организации или муниципальный архив по описи дел. Порядок формирования, оформления дел и сдачи их в архив определен Основными правилами работы архивов организаций [6].

Организация несет ответственность за сохранность всех кадровых документов, но особенно тщательно должны храниться документы временного свыше 10 лет и постоянного хранения, так как это документы архивных фондов [11].

Собственно функцию кадрового делопроизводства осуществляет кадровая служба, а методическое руководство этим процессом – служба ДОУ и архив организации. Но так бывает не во всех организациях. На небольших предприятиях эту функцию может совмещать бухгалтер или юрист, а также сам руководитель. Кроме того, современные тенденции развития управления человеческими ресурсами и распространение информационных технологий привели к тому, что эта рутинная функция все чаще передается на аутсорсинг консультационным или юридическим фирмам, с которыми организация заключает соответствующий договор.