Структура должностной инструкции

Наименование раздела	Содержание раздела
Общие положения	В разделе указываются: 1) категория должности (в соответствии с ОКПДТР и квалификационными характеристиками [1]); 2) квалификационные требования (на основании квалификационных характеристик должности); 3) порядок назначения на должность и освобождения от должности; 4) перечень основных организационно-правовых документов, которыми должен руководствоваться работник; 5) перечень нормативных правовых актов, которые должен знать работник (разрабатывается на основе раздела «Должен знать» квалификационных характеристик); 6) подчинение работника; 7) подчиненность работнику; 8) порядок замещения работника в случае его временного отсутствия
Функции	Раздел опционален, но желателен, он определяет предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником в соответствии с Положением о структурном подразделении
Должностные обязанности	Составляются на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик и увязываются с основными задачами и функциями структурного подразделения, в состав которого входит работник. При подготовке данного раздела самым важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей
Взаимоотношения (служебные связи)	Может оформляться в виде отсылки на Положение о структурном подразделении, либо составляться в виде таблицы с указанием содержания, сроков получения информации и объектов согласования
Права	В разделе указываются два вида прав: 1) функциональные права (распорядительного и организационного характера); 2) трудовые права (предусмотренные действующим законодательством, которые не должны дублировать положения трудовых договоров)
Ответственность	В разделе определяется ответственность служащего за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за неисполнение или нарушение требований законодательства. При его разработке необходимо определить, к чему именно стремится разработчик: еще раз напомнить работнику о его обязанностях; предупредить работника о возможных негативных последствиях неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, а также за нарушения требований законодательства; ввести критерии привлечения к ответственности. Можно ограничиться общими формулировками
Поощрения	Раздел необязателен, в нем перечисляются те моменты, которые являются источником стимулирования, раздел используется для дополнительного стимула к работе

С должностной инструкцией работник обязательно знакомится под подпись, оригинал должностной инструкции хранится в кадровой службе, а копия (или второй экземпляр) – на рабочем месте работника.

Должностной регламент – это описание должности государственного служащего. Так, например, в соответствии со статьей 47 Федерального закона «О государственной гражданской службе» должностной регламент государственного гражданского служащего содержит: квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу служащего; должностные обязанности, права и ответственность; перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения; перечень вопросов, по которым служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений; сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений; порядок служебного взаимодействия; перечень государственных услуг; показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности [4]. В целом структура должностного регламента повторяет основные разделы должностной инструкции, но его очевидным преимуществом является перечисление показателей эффективности работы как напоминание о необходимом качестве труда.

Профессиограмма – это документ, содержащий описание, во-первых, работы по определенной профессии (функции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа. Профессиограммы дополняют тарифно-квалификационные справочники и служат для улучшения подбора и расстановки кадров.

К типичным разделам профессиограммы можно отнести такие как: описание профессии, характеристика процесса труда, санитарно-гигие­нические условия труда, психофизиологические требования к работнику, профессиональные знания и навыки, требования к образованию, типовые производственные показатели, медицинские противопоказания. Профессиограмма отличается от должностной инструкции четкой ориентацией на специфику профессии и соответствующие ей качества работника и не содержит указаний прав и ответственности, то есть специфической организационной составляющей. В силу этого профессиограмма применяется как вспомогательный документ, а так как ее составление требует серьезных затрат и специальных знаний, то используется она не часто. Профессиограмма – это отраслевой документ, дополняющий тарифно-квалифи­кационные справочники, поэтому его могут разрабатывать в научных целях в лабораториях по психологии и социологии труда, а также в кадровых агентствах и консалтинговых организациях.

Личностная спецификация описывает характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения конкретной работы, и применяется для отбора при приеме на работу при проведении структурированного интервью. Формирование классической структуры личностной спецификации осуществили А. Роджер («План из семи пунктов», 1930) и М. Фрейзер (пять пунктов) [12].

Первая структура включает семь характеристик: 1) физический облик; 2) достижения (образование, квалификация, опыт); 3) общую понятливость, ум, сообразительность; 4) специальные способности; 5) интересы; 6) черты характера; 7) внешние условия (домашние, социально-бытовые). Указанные характеристики описываются по трем категориям: основные, желаемые и противопоказания.

Структура М. Фрейзера включает следующие разделы: 1) воздействие на других людей (физические данные, речь, манера поведения); 2) накопленная квалификация (образование, опыт работы); 3) природные способности (быстрота понимания и способность к обучению); 4) движущая сила (мотивация) – поставленные перед собой цели, последовательность и успех в их достижении; 5) адаптация (эмоциональная устойчивость, коммуникабельность).

Личностная спецификация, как и профессиограмма, делает упор на качества личности, и даже в большей степени, она как бы индивидуализирует описание работы максимальным способом, поэтому в качестве универсального документа вряд ли подойдет, тем более, что внешний облик кандидата не может служить подтверждением или опровержением того, насколько хорошо он выполняет поставленные задачи.

За рубежом для обозначения трудовой функции все чаще применяется понятие роли. Должностная инструкция – это жесткое предписание, она лишена гибкости, не делает акцента на конечном результате. Роль – это более широкое и гибкое понятие, оно может охватывать всю профессию, при этом предоставляет работнику некую свободу действий и больше связано с человеческими характеристиками, чем с безличной трудовой функцией. Роль можно описать на языке поведения в заданных конкретных ожиданиях (поскольку поведение – это наблюдаемая роль). Таким образом, роль – это требования к поведению человека (как он должен себя вести, чтобы реализовать ожидания в форме продукции и результатов) и требования к его компетентности (исходным умениям и навыкам, необходимым для осуществления этих ожиданий).

Первый этап формирования роли – ролевой анализ – состоит в изучении ожиданий руководства и определении компетенций и навыков для этих ожиданий. В процессе ролевого анализа выясняется следующая информация:

• общая цель (для чего существует данная должность и какой вклад ожидается от занимающего ее работника);

• схема организации (кому подчиняется исполнитель роли и кто подчиняется ему);

• сферы ключевых результатов или ответственности (чего должен добиться исполнитель в каждом из элементов своей роли);

• требования к компетенциям (что должен знать и уметь делать исполнитель роли) [6, c. 198].

Методы ролевого анализа:

• анализ документов (организационная структура, положения, инструкции и стандарты и т. п.);

• опрос (интервью или анкетирование менеджеров и исполнителей);

• наблюдение.

Заключительный этап формирования роли – составление ролевого профиля, который включает следующие элементы:

• название роли;

• подразделение;

• кому подчиняется исполнитель роли;

• кто подчиняется исполнителю роли;

• цель роли (одно краткое предложение: зачем нужна данная роль);

• области ключевых результатов (оптимально 7–8, но не более 10, начинается с глагола в повелительном наклонении с максимально краткой расшифровкой деятельности и конечной цели: сделайте то-то, чтобы…);

• должен знать;

• должен уметь;

• ожидаемое поведение (поведенческая компетентность, составляется в виде списка ключевых компетенций для всех членов организации) [6, c. 200–201].

Последний раздел ролевого профиля разрабатывается с помощью модели компетенций, которая формируется в рамках компетентностного подхода.