10.2. Требования к проведению аудита человеческих ресурсов
Из представленных определений следует, что аудит в области человеческих ресурсов различается в зависимости от объектов аудита, в качестве которых могут выступать:
во-первых, трудовой коллектив (человеческие ресурсы организации), его численность, структура, особенности организационного взаимодействия (именуется оценкой кадрового потенциала);
во-вторых, система и процессы управления человеческими ресурсами: принципы, методы, технологии, алгоритмы, практики и процедуры управления (оценка кадровых процессов).
Оценка кадрового потенциала должна включать:
анализ кадрового состава, его структуры, соответствия структуре и штатному расписанию, оценку укомплектованности, кадровой обеспеченности;
оценку соответствия уровня образования и квалификации требованиям должностей, рабочих мест, производства;
анализ данных об использовании рабочего времени, оценку абсентеизма;
анализ текучести кадров, изучение движения работников, их карьеры;
анализ трудовой дисциплины;
исследование мотивации работников;
изучение социальной защищенности работников (обеспеченность жильем, семейное положение и т. п.);
сбор и анализ данных об условиях труда;
изучение степени удовлетворенности работников.
Аудит кадровых процессов включает изучение кадровых целей и принципов, функций и методов, системы управления, уровня развития технологий, практик и процедур управления человеческими ресурсами, а также оценку результатов HR-менеджмента. Здесь мероприятия по аудиту определяются по соответствующему направлению.
Анализ кадровой политики и стратегии предполагает проверку соответствия целям организации, ее культуре, внешним факторам организационной среды.
Анализ функций и методов управления человеческими ресурсами включает: оценку будущих потребностей в персонале, анализ структуры занятости работников, оценку методов найма и отбора, источников покрытия потребности в персонале, анализ деловой оценки, профориентации и адаптации, анализ процессов обучения в организации, изучение работы с кадровым резервом, служебно-профессионального продвижения, анализ условий и безопасности труда и т. д. (в соответствии с функциями).
Анализ технологического обеспечения кадровых процессов, прежде всего, должен служить проверкой на соответствие существующих процедур действующему трудовому законодательству, кадровой стратегии и политике, устремлениям высшего руководства.
Результаты управления человеческими ресурсами организации могут быть установлены через показатели социального благополучия организации, степень удовлетворенности субъектов, уровень доверия между субъектами.
К показателям социального благополучия организации можно отнести:
уровень качества рабочей жизни субъектов, который определяется по объему сверхурочной работы, развитию охраны труда, количеству внерабочих корпоративных мероприятий, распространенности конфликтов;
характеристику имиджа организации как работодателя.
Перечень указанных показателей может быть увеличен (в зависимости от требуемой степени социального благополучия).
Удовлетворенность субъектов представляет собой интегральный показатель, включающий следующие частные «удовлетворенности»:
удовлетворенность содержанием и режимом работы;
удовлетворенность условиями работы и организации труда;
удовлетворенность взаимоотношениями с руководством и кадровой службой;
удовлетворенность возможностями карьерного роста;
удовлетворенность полезностью труда;
удовлетворенность системой вознаграждения;
удовлетворенность условиями для творчества и самовыражения;
удовлетворенность социально-психологическим климатом;
удовлетворенность решением проблем администрацией;
удовлетворенность общением на рабочем месте и вне его.
Уровень доверия и взаимопомощи в организации – также комплексный показатель, который проявляется через соблюдение договоренностей и обязательств, готовность к оказанию помощи, справедливость в распределении средств и осуществлении кадровых процедур, прозрачность принимаемых в системе управления кадрами решений.
В целом любые названные объекты могут включаться в область аудита человеческих ресурсов, которая определяет содержание и границы аудита.
От области аудита зависят его цели, направленные на определение степени соответствия объекта аудита его критериям. Степень данного соответствия определяется в зависимости от полученных свидетельств аудита – записей, фактов, другой информации, связанной с критериями аудита и верифицируемой.
Критерии аудита – это совокупность политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита, полученные при его проведении [1]. Таким образом, проведение аудита человеческих ресурсов требует документально установленных требований к кадровому составу организации, а также к процессу управления человеческими ресурсами. Это могут быть локально устанавливаемые требования, а, кроме того, требования трудового законодательства, сформулированные в Трудовом кодексе, и иные нормативные акты федерального, регионального или местного уровней.
Проведение аудита завершается установлением выводов (или наблюдений), которые представляют собой результаты оценки собранных свидетельств аудита на соответствие его критериям. Все выводы обобщаются в заключении по результатам аудита. Блок процессов проведения аудита представлен на рис. 10.1 [1].
Рис. 10.1. Блок-схема процесса аудита
Субъекты аудита, т. е. лица, проводящие аудит, называются аудиторами. Один или несколько аудиторов, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами (лицами с соответствующими знаниями и опытом), представляют аудиторскую группу.
ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» определяет следующие принципы аудита систем менеджмента, соблюдение которых позволяет сделать аудит надежным, эффективным и объективным инструментом управления:
целостность как основа профессионализма (соблюдать требования, проявлять компетентность, не поддаваться влиянию);
беспристрастность (обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты);
профессиональная осмотрительность (умение принимать правильные решения при проведении аудита);
конфиденциальность (неразглашение информации);
независимость (основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита);
подход, основанный на свидетельствах (разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита) [1].
Основой аудита является его программа – совокупность мероприятий по проведению одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Управление программой аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» осуществляется по следующей схеме, соответствующей циклу PDCA (планирование – выполнение – проверка – действие).
Разработка целей и программы аудита.
Внедрение программы аудита.
Мониторинг программы аудита.
Анализ и улучшение программы аудита.
Рассмотрим каждый из этапов подробнее, применительно к аудиту человеческих ресурсов.
Целеполагание на первом этапе обеспечивает высшее руководство. Основой для определения целей аудита в области человеческих ресурсов могут являться:
соблюдение требований трудового законодательства для подготовки к проверкам (государственной инспекции труда (ГИТ), профсоюзных организаций, прокуратуры и иных государственных органов);
определение количественных и качественных характеристик персонала на соответствие требованиям политики, стратегии и стандартов организации;
рассмотрение требований к системе управления человеческими ресурсами и ее согласованность с общей системой управления;
диагностика кадровых процессов и процедур.
При разработке программы аудита человеческих ресурсов необходимо, во-первых, определить лицо, управляющее программой аудита. Это может быть руководитель аудиторской группы (внешний консультант), директор по персоналу организации.
Затем управляющий программой аудита:
устанавливает объем аудита, который зависит от области аудита, его целей, сложности оценки, мнений заинтересованных сторон и других факторов;
идентифицирует и оценивает риски программы аудита (риски планирования, ресурсов, аудиторской компетентности, внедрения, мониторинга);
разрабатывает процедуры проверки (включая разработку графиков, обеспечение защиты информации, использование соответствующих методов, составление записей и отчетов по аудиту);
определяет ресурсы (финансовые, человеческие, временные ресурсы, технические средства, коммуникационные системы).
На втором этапе программа аудита конкретизируется. Под каждый конкретный аудит разрабатываются перечень целей, области и критерии аудита. Как уже указывалось, целью аудита является определение степени соответствия критериям: требованиям законодательства, стандартам системы управления, политике, стратегии, регламентам, процедурам, правилам внутреннего распорядка, положениям (по оплате труда, аттестации и т. п.). На этапе внедрения определяется перечень методов аудита, формируется аудиторская группа (аудиторы, технические эксперты, руководитель группы), устанавливается порядок сбора свидетельств аудита, соответствующих записей.
На этапе мониторинга управляющий программой аудита оценивает:
соответствие аудита его программе, целям и календарным планам;
деятельность аудиторов;
степень реализации плана аудита;
обратную связь от высшего руководства и заинтересованных сторон.
Анализ и улучшение программы аудита включает в себя учет результатов проведенного мониторинга, учет рисков, вопросов безопасности и конфиденциальности, изучение новых методов аудита. В случае необходимости производятся необходимые корректировки программы аудита.
Проведение аудита человеческих ресурсов в соответствии с определенной программой может включать следующие мероприятия (согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2012).
Организация проведения аудита. На данном этапе устанавливается первоначальный контакт с проверяемой организацией для определения и согласования конкретных действий и ответственности. Итогом контакта является определение возможности проведения аудита.
Подготовка к проведению аудита на месте, которая включает:
а) анализ документации по системе управления человеческими ресурсами (кадровая политика и стратегия, организационная структура, положения, регламенты, инструкции и стандарты, отчеты по предыдущим аудитам);
б) подготовку плана аудита на основе программы и проанализированной документации (в план включаются цели, область, критерии аудита, его место и время проведения, методы аудита, роли и обязанности аудиторов, распределение ресурсов, определение представителей проверяемой организации, содержание отчета по аудиту, иные значимые моменты);
в) распределение работ между членами группы по аудиту;
г) подготовку рабочих документов (контрольные листы, планы выборок, свидетельства, выводы аудита, протоколы совещаний).
Проведение аудита на месте включает:
проведение предварительного совещания с руководством проверяемой организации (принятие плана, представление группы);
анализ документов во время проведения аудита;
обмен информацией между группой по аудиту, заказчиком аудита, проверяющей организацией, внешними органами;
определение роли и обязанностей сопровождающих лиц и наблюдателей;
сбор и верификация информации (свидетельств аудита) с применением методов опроса, наблюдения, анализа документов;
формирование выводов аудита;
подготовка заключения по результатам аудита, которое включает согласованные выводы группы, возможные рекомендации и действия по результатам аудита;
проведение заключительного совещания с оглашением результатов аудита.
Подготовка и рассылка отчета по аудиту (содержит характеристику аудита и завершается заявлением о степени соответствия критериям аудита).
Завершение аудита (соглашение о выполнении всех намеченных мероприятий, определение порядка хранения документов).
Действия по результатам аудита (корректирующие и предупреждающие).
При проведении аудита могут применяться методы:
а) на месте (в организации) и на расстоянии;
б) основанные на взаимодействии людей или без взаимодействия.
К возможным методам аудита относятся: интервью, заполнение проверочных листов и опросников, тестирование, проведение анализа документации, осуществление представительной выборки (если изучение всей информации нецелесообразно или слишком дорого), посещение подразделений, наблюдение, анализ данных (в том числе экономический, функционально-стоимостный, метод анализа затрат-результатов и т. п.). При необходимости список методов можно расширить, дополнив его, например, анализом деятельности после аудита, целью которого будет получение информации о работе аудитора во время выполнения действий по аудиту, определение его сильных сторон и недостатков.
Источниками информации аудита человеческих ресурсов служат локальные акты, документы системы менеджмента (положения, стандарты, регламенты, инструкции), трудовые показатели, результаты анкетирования и интервью, параметры наблюдений.
В аудит человеческих ресурсов может входить оценка работы кадровой службы. Оценивается полезность (оценка роли службы в организации), результативность (оценка достижения поставленных целей) и эффективность (уровень расхода ресурсов для достижения целей или цена результата) [6]. Обобщенные показатели эффективности деятельности кадровых служб представлены в таблице 10.1 [8, c. 581].
Таблица 10.1