5.9.4. Предварительный просмотр

С помощью функции просмотра страницы можно увидеть, как будет выглядеть на бумаге страница, выводимая на печать. Для активизации режима просмотра страницы служит команда Файл4 Предварительный просмотр.

При этом пользователь может увидеть, правильно ли ориентирована таблица или диаграмма на листе бумаги, и внести необходимые корректировки в рабочей таблице или параметрах страницы.

Для выхода из режима просмотра следует нажать кнопку [Закрыть] на панели инструментов.

5.9.5. Разделение рабочих листов на страницы

После выхода из режима предварительного просмотра в рабочем листе появятся пунктирные линии, обозначающие границы печатных страниц (разделители конца страницы). Это помогает пользователю при обработке таблицы лучше представлять себе, как будут выглядеть данные после вывода на печать.

Таблица будет восприниматься лучше, если при выводе на печать она будет целиком помещена на одной странице. Поэтому в случае, если один или несколько столбцов таблицы окажутся на следующей странице, путем уменьшения ширины полей и столбцов таблицы следует попытаться представить всю информацию на одной странице.

Excel автоматически устанавливает порядок (очередность) печати отдельных страниц. Если из-за большого количества столбцов таблица разбита на несколько страниц по горизонтали, то они будут печататься в порядке слева направо. При разделении по вертикали страницы выводятся на печать сверху вниз. Если же информация в рабочем листе разделена на отдельные страницы и в горизонтальном, и в вертикальном направлениях, то по умолчанию порядок печати страниц будет следующим: верхняя слева, нижняя слева, верхняя справа, нижняя справа. Порядок печати страниц можно задать на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы.

Пользователь может вставить разделители конца страницы и вручную. При этом, однако, необходимо учитывать, что увеличить размер страницы нельзя, можно только вручную разделить страницу на несколько меньших по размеру.

Чтобы вставить разделитель конца страницы вручную, следует:

        активизировать ячейку, расположенную снизу и справа от позиции, в которой будут находиться разделители;

        выбрать команду Вставка►Разрыв страницы.

Описанным выше способом рабочий лист можно разделить на любое количество страниц. Для удаления разделителя конца страницы следует поместить указатель ячейки на ячейку, расположенную слева от линии разделителя или под ней, и выбрать команду Убрать разрыв страницы из меню Вставка. Удалить можно только разделители, вставленные пользователем. Для удаления таких разделителей следует перед вызовом команды Убрать разрыв страницы выделить весь рабочий лист. На экране останутся только автоматически вставленные программой разделители конца страницы.

5.9.6. Печать электронной таблицы

Рассмотрим порядок вывода на печать таблиц Учет движения материалов на складах, Оптовые и розничные цены материалов, Ведомость реализации со следующими параметрами:

        для всех листов задать формат страниц – А4, ориентация - книжная и следующие поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2см, левое – 3 см, правое – 1,5 см;

        таблицы разместить по центру страниц;

        для каждого листа установить верхние и нижние колонтитулы: в верхних указать названия таблиц и текущую дату, в нижних – названия листов.

1.      Активизируйте лист Товары.

2.      Выполните команду Файл►Параметры страницы.

3.      На вкладке Страница выберите размер бумаги – А4 и установите ориентацию печати – книжная.

4.      На вкладке Поля установите заданные поля и поставьте флажки горизонтально и вертикально.

5.      На вкладке Колонтитулы нажмите кнопку [Создать верхний колонтитул..]. Установите курсор в поле В центре и введите текст Учет движения материалов на складах. Установите курсор в поле Справа и щелкните на кнопке для вставки текущей даты. В окне Верхний колонтитул нажмите [ОК].

6.      Для задания нижнего колонтитула откройте поле списка Нижний колонтитул и выберите название текущего листа Товары. В окне Параметры страницы нажмите [ОК].

7.      Выполните аналогичные действия для листов Цены и Реализация.

8.      Вставьте бумагу в принтер, активизируйте лист Товары, выполните команду Файл►Печать и нажмите [ОК].