Вопрос 6. Работа с таблицей как с базой данных

Для управления большими массивами данных используются специальные программы, предназначенные для работы с базами данных. В Excel также имеются средства для обработки данных, организованных по аналогичному принципу, – это, так называемые, функции списка. В виде списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации. Отдельные записи (комплекты данных списка) должны быть однородны по строкам и/или столбцам. В таблице не должно быть объединенных ячеек! Однако только однородность данных списка по строкам делает возможным применение функции фильтров (если данные однородны по столбцам, таблицу следует транспонировать). Примером базы данных является список адресов, в котором указаны названия и адреса различных фирм или фамилии людей.

Excel распознает списки автоматически. Поэтому если надо, например, отсортировать данные в списке по определенному критерию, достаточно выделить любую ячейку списка. После активизации функции сортировки Excel автоматически выделит всю область списка.

При автоматическом определении (и выделении) списка признаком конца области списка считается первая пустая строка. Поэтому предварительно следует удалить из списка пустые строки или выделить вручную область, для которой должна быть применена функция списка. Предварительное выделение области необходимо также в том случае, если функция должна быть применена только к определенной части списка. Функции списка нельзя использовать, если выделены несмежные области.

При автоматическом выделении области списка Excel в поисках меток (названий) столбцов сравнивает содержимое первой и второй строк области списка. Если данные в этих строках различаются по типу, Excel принимает первую (верхнюю) строку в качестве строки названий. Данные этой строки будут исключены из обрабатываемой области списка.

Если Excel не обнаружит различий между типами данных в первой и второй строках, то на экране появится сообщение о том, что программа не смогла обнаружить названий для образования меток столбцов. В этом случае программа выдаст запрос, следует ли использовать в качестве меток столбцов данные первой строки выделенной области. Пользователь может согласиться нажатием [ОК] или отменить выполнение операции.

Основными возможностями при работе с базами данных являются:

        организация ввода данных;

        просмотр данных;

        поиск данных по заданному критерию;

        сортировка данных;

        фильтрация данных;

        подведение итогов.

Для работы с таблицей как с базой данных в Excel используется пункт меню Данные. Эта команда корректно работает только с таблицами, в которых названия колонок занимают одну строку. Так, например, для работы с командой Данные таблица Учет движения материалов на складах должна быть преобразована к виду, представленному на рис. 5.14.

Приведем таблицу Учет движения материалов на складах к виду, представленному на рис. 5.14.

1.      Создайте копию листа Товары, чтобы легко было вернуться к первоначальному порядку данных. Для этого активизируйте его и выполните команду Правка►Переместить/скопировать лист. В окне Переместить или скопировать установите флажок Создавать копию и нажмите [ОК]. Переименуйте полученный лист Товары(2) на Сортировка.

2.      Д ля преобразования таблицы сделайте следующее:

        выделите строку 2 щелчком мыши на номере строки и удалите ее командой Правка►Удалить. Аналогично удалите итоговую строку.

        Дополните шапку таблицы недостающими заголовками.