4.6.8 Шаблоны и стили документов

Для облегчения создания текста, его форматирования и стандартизации оформления используется шаблоны и стили документов. Шаблон – это совокупность постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню. Шаблон храниться в виде специального файла с расширением .dot.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном следует выполнить команду Файл ►Создать и в появившемся окне выбрать необходимый шаблон.

Для просмотра содержимого и внешнего вида документа, созданного на базе определенного шаблона используется команда Формат►Тема и в появившемся диалоговом окне нажимается кнопка [Библиотека стилей].

Стиль – это совокупность параметров оформления элементов документа, которая хранится под определенным именем. С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта.

П росмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Формат►Стиль. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль (рис. 4.7), в котором стили представлены в виде трех групп: все стили; используемые в документе; специальные стили, созданные пользователем.

 В диалоговом окне Стиль для выбранного стиля в демонстрационном поле показывается пример оформления абзаца и символов, приводится описание стиля. Кнопка [Применить] осуществляет присваивание стилевых установок к активному документу. Кнопка [Создать] обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка [Формат]). Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки [Изменить] можно внести необходимые изменения. Кнопка [Удалить] удаляет выбранный стиль. Кнопка [Организатор…] вызывает окно для копирования установленных стилей в шаблон или другой документ.

Если в документе отформатирован фрагмент текста и требуется так же отформатировать другие фрагменты, можно ускорить работу копированием атрибутов формата, применив кнопку [Формат по образцу] , расположенную на панели инструментов.

Вопрос 7. Технология создания и редактирования таблиц

Таблицы используются в документах для упорядочения информации. Таблица – это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом, формулами и графикой. Ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени столбца (задается буквой латинского алфавита) и порядкового номера строки, например D1.

В таблицах можно не только представлять данные, но и осуществлять автоматические расчеты путем вставки формул.

Таблицу можно нарисовать вокруг текста, уже имеющегося на странице, а инструмент Ластик обеспечивает удаление в ней строк и столбцов.

В текст документа могут вставляться простые таблицы и электронные таблицы Excel. При вставке электронной таблицы Excel и работе в ней происходит замена меню Word на меню Excel, становятся доступны все функции электронной таблицы. Для включения в документ электронной таблицы используется кнопка [Добавить таблицу Excel] панели инструментов.

Для того чтобы вставить в документ таблицу необходимо выполнить следующий алгоритм:

1.      Установить курсор в позицию, вставки таблицы.

2.      В ыполнить команду Таблица►Добавить►Таблица, или нажать кнопку [Добавить таблицу] на панели инструментов.

3.      В диалоговом окне Вставка таблицы (рис. 4.8) задать размеры новой таблицы – количество столбцов, строк, ширину столбцов.

4.      Для установки формата таблицы следует выбрать кнопку [Автоформат…].

 

 

 

 

Редактирование структуры таблицы предполагает: добавление и удаление строк, столбцов и ячеек, – осуществляется командами меню Таблица или контекстного меню. Изменить ширину столбца можно перетаскиванием мышью ее границы. В режиме просмотра разметки страницы изменение ширины и высоты ячеек может быть также выполнено с помощью манипуляций мышью на горизонтальной и вертикальной линейках форматирования.

При вводе информации в ячейку, если вводимая информация при заданной ширине столбца в ячейку не помещается, ее высота автоматически увеличивается. Команда Таблица►Автоподбор автоматически устанавливает ширину столбцов в соответствии с объемом вводимой информации. Эта же команда позволяет выровнять высоту строки и ширину столбца.

Данные таблицы можно упорядочить (отсортировать) по возрастанию или убыванию. Сортировка данных в таблице выполняется командой Таблица ►Сортировка.

Обрамление и заливку фона можно выполнить командой Формат►Границы и заливка, или с использованием кнопки [Таблицы и границы] . В таблице можно пронумеровать строки и столбцы с помощью команды Формат►Список►вкладка Нумерованный.

При переходе на новую страницу осуществляется автоматическое разбиение таблицы на части. С помощью команды Таблица►Разбить таблицу можно выполнить принудительное построчное разбиение таблицы, при этом курсор должен находиться в строке вставки разрыва.

Таблица документа Word может содержать формулы, которые вставляются в ячейки с помощью команды Таблица►Формула. В ячейку вставляется поле с формулой. Поле – это скрытое выражение формулы (код поля). В ячейке обычно отображается результат вычисления. Для отображения в ячейке самой формулы следует выполнить команду Сервис►Параметры и на вкладке Вид установить флажок Коды полей.

Формулу можно вводить вручную с клавиатуры или выбирать из раскрывающегося списка формул. Формула обязательно начинается со знака равно (=), содержит адреса ячеек таблицы, имена встроенных функций различных категорий, числовые константы, знаки математических операций и др.

Если при изменении исходных данных требуется обновление результатов вычисления, то следует установить курсор в соответствующее поле и выполнить команду Обновить поле контекстного меню, или нажать клавишу [F9]. В последнем случае будет пересчитана вся выделенная часть таблицы.

Технологию создания таблицы рассмотрим на примере фрагмента из плана счетов бухгалтерского учета (табл. 4.5).

Таблица 4.5

План счетов бухгалтерского учета

Финансово – хозяйственной деятельности предприятия

Наименование счета	Номер счета	Номер и наименование субсчета
РАЗДЕЛ II. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПАСЫ
Материалы	10	1. Сырье и материалы 2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали. 3. Топливо 4. Тара и тарные материалы 5. Запасные части 6. Прочие материалы 7. Материалы, переданные в переработку на сторону 8. Строительные материалы

1.      Загрузите текстовый процессор Microsoft Word и создайте новый документ.

2.      Для создания таблицы щелкните по пиктограмме [Добавить таблицу] на панели инструментов Стандартная.

3.      В появившемся окне укажите количество столбцов и строк в создаваемой таблице, в нашем примере – 3х3.

4.     Введите название столбцов таблицы, т.е. ее "шапку".

5.      Для ввода текста РАЗДЕЛ II. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПАСЫ выполните объединение ячеек строки. Для этого выделите смежные ячейки и выполните команду Таблица►Объединить ячейки.

6.      Введите содержимое таблицы согласно Табл. 4.5.

7.     Для удобного размещения информации в столбцах таблицы измените, ширину мышью путем перетаскивания границ.

8.      Выполните нужное обрамление таблицы, используя команду Формат►Границы и заливка. На вкладке Граница задайте параметры границы: тип, цвет, ширину линии.

9.      Введите заголовок План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, расположив его перед таблицей в две строки.

Чтобы ввести заголовок перед таблицей, следует вставить две пустые строки. Для вставки пустой строки перед таблицей установите курсор в верхний левый угол верхней строки таблицы и нажмите клавишу [Enter], или воспользуйтесь командой Таблица►Разбить таблицу. В появившейся пустой строке наберите заголовок таблицы.

10.  Сохраните полученный документ в вашей папке под именем План.