2. Подготовительная работа по составлению отчетности.

Бухгалтерский учет предназначен для своевременного и точного отражения всех изменений, произошедших в составе хозяйственных средств и источников их образования, в хозяйственных процессах и их результатах. Данные учета должны соответствовать фактическому наличию хоз.средств и их источников, однако на практике всегда имеются расхождения данных учета с действительностью. Расхождения могут возникнуть в результате естественной убыли (усушки, утечки, распылении и т.д.), при транспортировке ТМЦ, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблении материально ответственных или иных лиц.

Это вызывает необходимость периодической сверки данных учета с фактическим наличием ценностей, уточнения расчетов. Такую проверку называют инвентаризацией.

Инвентаризация – один из элементов метода бухгалтерского учета, предполагающих проверку фактического наличия активов и их сопоставление с данными бухгалтерского учета. Ее проводят на всех предприятиях независимо от форм собственности, вида деятельности и т.д.. она является обязательным дополнением документации.

В зависимости от полноты охвата средств, инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

По характеру инвентаризации делят на плановые и внезапные.

Стандартом БУ №24 «Организация бухгалтерского учета» предусмотрен порядок инвентаризации различного рода имущества и обязательств. Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учетной политике.

Для проведения инвентаризации на каждом предприятии создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя, в котором, кроме состава комиссии, указывают: номер и дату приказа, объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Инвентаризация проводится в соответствии с установленным порядком.

Инвентаризируемые активы заносят в инвентаризационные описи, в которых указывается их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость, дату принятия на хранение, место хранения, номера и даты документов. Описи подписывают все члены рабочей инвентаризационной группы и материально-ответственные лица.

Работу инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, в котором отражают результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности ТМЦ. В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации и дает предложения по устранению выявленных недостатков: зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы о ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия проводит проверку указанных в них фактов и, в случае их подтверждения, производят исправления выявленных ошибок в установленном порядке. При необходимости проводят контрольные проверки, в которых принимают участие и члены комиссии и материально-ответственные лица.

В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, отраженными в учете, и составляют сличительные ведомости.

До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях (актах) и производят исправления, которые подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственные лица.

Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. На оснований сличительных ведомостей и полученных объяснений материально-ответственных и других лиц инвентаризационная комиссия устанавливает причину выявленных недостач, потерь, излишков и в соответствии с этим определяет порядок урегулирования полученных разниц.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей, и свои заключения и предложения по результатам инвентаризации отражает в протоколе, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, а также дают предложения по урегулированию расхождений между фактическим наличие ценностей и данными бухгалтерского учета.

В соответствии со стандартами бухгалтерского учета результаты инвентаризации регулируются в следующем порядке:

- взаимный зачет излишков и недостач (допускается, когда пересортица произошла в один и тот же период, у одного и того же материально-ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования). В бухгалтерском учете взаимный зачет не находит отражения.

- излишки подлежат оприходованию с последующим установлением причин их возникновения и виновных в этом лиц. При этом в бухгалтерском учете дебетуются счета учета активов и кредитуется счет прочих доходов, поскольку оприходованные излишки являются доходом предприятия.

- недостачу ценностей независимо от причин возникновения списывают с подотчета материально-ответственных лиц.

- недостачу в пределах норм естественной убыли списывают на издержки предприятия.

- недостачу сверх норм естественной убыли, потери от порчи ценностей, а также их хищение при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально-ответственного лица вследствие необоснованности исков списывают на расходы периода.

- недостачу, потери от порчи ценностей, хищения, по которым установлены виновные лица, взыскивают с конкретных виновников. В бухгалтерском учете оформляется дебиторская задолженность конкретного виновного лица перед предприятием.