Необходимость составления и функции пробного баланса

Общей особенностью как для нашей, так и для зарубежной бухгалтерской деятельности является непрерывность. На практике баланс не всегда является завершением работы, а начальным этапом в составлении отчетности. Ведение бухгалтерского учета по международным стандартам предполагает формирование пробных балансов пред составлением финансовой отчетности.

Пробный баланс имеет двойную функцию. Во-первых, он служит для сверки равенства дебетовых и кредитовых остатков по всем счетам ГК. Во-вторых, он предназначен для составления финансовой отчетности после внесения поправок.

При составлении пробного баланса выделяют три последовательно выполняемых действия:

1) по каждому счету ГК выводится остаток;

2) счета выписываются по порядку их расположения в ГК. Сальдо каждого счета заносится в графу «Дебет» или в графу «Кредит».

3) сравниваются итоги каждой графы.

Нередко возникает ситуация, когда после составления пробного баланса и подсчета итогов сальдо по ДТ и Кт не равны между собой. Можно выделить основные ошибки:

• неправильно выведен остаток счета;

• при перенесении в пробный баланс допущена ошибка;

• неправильно подсчитаны итоги пробного баланса;

• вместо кредита записан дебет или наоборот.

Некоторые допущенные ошибки можно выявить следующим способами:

1) если сумма вместо графы Дт записана в Кт или наоборот, то разность дебетовых и кредитовых сальдо окажется делимой на 2.

2) если при переносе числа в пробный баланс была допущена перестановка цифр, например, вместо 23 459 записано 23 549, то разность дебетовых и кредитовых сальдо окажется делимой на 9.

Используя эту информацию можно без труда найти допущенную ошибку и исправить ее.

Однако полученное равенство еще не означает, что учет достоверен и факты хозяйственной жизни записаны на соответствующие счета. Так, пробный баланс не позволяет:

А) определить пропуск в записи хозяйственных операций;

Б) найти ошибку в записанной сумме, так как она одновременно записывается и в Дт и в Кт;

Пятый этап учетного цикла – внесение поправок.

Эти действия направлены на обеспечение соблюдения стандартов финансового учета, требующих его ведения в соответствии с принципом начисления. Корректировочные поправки разделяются на группы:

• отсрочки – возникают, когда платежи осуществляются в период до момента отражения дохода или расхода;

• начисления – возникают, когда платежи полностью или частично осуществляются в учетный год после момента отражения доходов или расходов.

Шестой этап учетного цикла - подготовка скорректированного пробного баланса (следует после внесения всех поправок).

Скорректированный пробный баланс – это итог проводки по счетам обычных и корректировочных журнальных записей. Этот баланс используется для сверки равенства дебетов и кредитов после внесения поправок.

Пробный баланс включает сальдо по всем счетам, которые указываются в финансовой отчетности, за исключением нераспределенной прибыли, и составляется с использованием разработочной (трансформационной) таблицы.

По сравнению с нескорректированным пробным балансом скорректированный пробный баланс может включать новые счета и не включать старые, закрытые корректировочными записями.

После регистрации корректировочных проводок в ГРЖ и занесении их в ГК составляется скорректированный пробный баланс, что позволяет легко составить финансовую отчетность.

Для составления разработочной таблицы непосредственно из ГК переносятся названия и сальдо счетов на последний день отчетного месяца, т.е. нескорректированный пробный баланс.

Затем переносятся поправки. Если при этом потребуется открытие нового счета, то его название записывается ниже счетов, содержащихся в пробном балансе. Итоги дебетовых и кредитовых граф должны быть равными. В завершение составляется скорректированный пробный баланс, который выводится путем арифметического сложения сальдо каждого счета пробного баланса с соответствующими суммами поправок.

Начисление предполагает констатацию доходов и расходов, которые уже имели место, но еще не были зарегистрированы и проведены по кассе. Начисление применяется для отражения причитающихся, но не зарегистрированных и не полученных доходов (например, заработанные, но еще не полученные комиссионные). При этом корректировочная проводка затрагивает счет активов (дебетуется) и счет доходов (кредитуется). Начисление также применяется для отражения имевших место, но не зарегистрированных и не понесенных расходов (например, заработная плата работников, за текущий отчетный период, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде). Корректировочная проводка затрагивает счет расходов (дебетуется) и счет пассивов (кредитуется).

Седьмой этап учетного цикла – подготовка финансовых отчетов.

Финансовая отчетность – главный итог учетного цикла и составляется на основе данных скорректированного пробного баланса. Первым составляется Отчет о доходах и расходах (за рубежом он называется Отчетом о прибылях и убытках), затем Отчет о нераспределенной прибыли, последним составляется Баланс, может составляться Отчет об изменениях в собственном капитале.