Вопрос 3. Текстовые нормы письменной деловой речи.

 

Приступая к созданию любого документа, необходимо понять, о чем вы собираетесь писать. Если вам необходимо просить какую-либо организацию, в которой вы не работаете, об оказании услуги, нужный документ оказывается деловым письмом-просьбой; если информировать руководство своей организации о чем-либо, это будет служебная записка и т.д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, мы определяем и единственно возможную в данном случае форму (схему) документа. Что такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания. Их называют реквизитами. Реквизиты во внешних и внутренних документах разные. Основными реквизитами деловых писем являются следующие.

 

Реквизиты деловых писем

 

Перечень реквизитов	Комментарии
Адресант (отправитель)	наименование отправителя документа в форме именительного падежа (кто? что?)
Адресат (получатель)	— наименование учреждения в форме именительного падежа (что?) — указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) — фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)
Дата	записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 05.07.09)
Тема письма (! указывается не всегда)	пишется с прописной буквы без точки; примеры формулировок темы: О высылке каталога или О возмещении убытков
Подпись	в реквизите «подпись» указываются: ― наименование должности сотрудника, написавшего письмо — имя, отчество, фамилия сотрудника в форме именительного падежа (кто?) ― подпись

 

Следует помнить, что деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название, т.е. слова письмо-просьба или письмо-ответ не пишутся.

Приведем схему организации текста делового письма любого содержания:

 

 

Для сокращения времени на подготовку документов и во избежание ошибок в организациях созданы типовые формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты. Поэтому не удивляйтесь, если в какой-либо организации вы увидите несколько иное расположение реквизитов. Отметим, что при поступлении письма в организацию добавляются:

·     резолюция ответственного лица;

·     отметка о контроле за исполнением.

 

Форма документа не ограничивается суммой его реквизитов: необходимо знать схему организации текста: количество частей текста, их взаимосвязь, последовательность расположения.

 

Структура делового письма.

Наиболее простая структура делового письма – это две части. В первой излагаются факты и события (причины, аргументы), послужившие основанием для создания письма. Во второй – выводы, просьбы, предложения. Количество частей текста может быть и более двух. Вот примеры схем организации текста некоторых деловых писем.

 

Служебное письмо-запрос:

·     обоснование необходимости запроса;

·     содержание запроса;

·     ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

 

Письмо-просьба:

·     изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

·     изложение просьбы;

·     ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;

·     выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

 

Письмо-ответ (с отказом):

·     повторение изложения просьбы;

·     обоснование причины неудовлетворения просьбы;

·     констатация отказа или отклонения предложения.

 

Сопроводительное письмо:

·     сообщение о высылаемом материале;

·     уточняющие сведения.

 

И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

 

Таким образом, последовательность действий в реализации письменной деловой речи такова: