Вопрос 2. Виды документов.

 

Документация весьма разнообразна по выполняемым функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на несколько видов. Рассмотрим некоторые из них.

 

Виды документов по содержанию и назначению
Организационно-распорядительные	Информационно-справочные	Частные деловые бумаги
Закон	Справка	Автобиография
Постановление	Отчёт	Личная доверенность
Приказ	Протокол	Характеристика
Устав и др.	Служебная записка и др.	Расписка и др.

 

Частные деловые бумаги связаны с деятельностью частного лица. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае может быть следующим:

·     организация → частное лицо (справка, характеристика и др.);

·     частное лицо → организация (доверенность, заявление в нотариальную контору, автобиография и др.).

 

Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы связаны с деятельностью организации. Такие документы могут быть внутренними и внешними.

 

Виды документов по фактору адресации
Внутренние	Внешние
Приказ, указание, распоряжение, постановление	Деловое письмо-запрос или просьба
Служебное заявление (заявление-просьба, заявление-жалоба, заявление-объяснение, заявление-констатация)	Деловое письмо-ответ
Служебная записка (докладная записка, аналитическая записка, информационно-статистическая записка)	Деловое письмо сопроводительное
Договор	Рекламация (претензия) и др.
Протокол и др.

 

Внутренние документы используются для передачи информации внутри одной организации, при этом адресант и адресат состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее: должностное лицо → должностное лицо.

Внутреннюю документацию принято называть служебной.

 

Внешние документы используются для передачи информации на расстоянии, служат средством общения между учреждениями, официальными лицами. Внешней документацией принято считать официальные письма (деловые письма).

 

Адресант и адресат деловых писем не состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее: организация → организация.

Именно деловые письма чаще всего называют деловой корреспонденцией, а сам процесс письменного делового общения между различными учреждениями деловой перепиской. Хотя существует и более широкая трактовка: под деловой корреспонденцией и деловой перепиской подразумевают передачу и прием любой деловой информации (и внешней, и внутренней) в письменной форме. В курсе «Технологии деловых коммуникаций» мы будем использовать узкое понимание терминов «деловая корреспонденция» и «деловая переписка».

 

Разновидности деловых писем по содержанию
Инициативное	Ответное
Письмо-запрос (или просьба) Письмо-предложение Письмо-приглашение Письмо-рекламация (претензия) Письмо-рекомендация Гарантийное письмо Сопроводительное письмо и др.	Ответ на запрос (или просьбу) Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-отказ и др.

 

Правила оформления внутренней документации вы будете изучать в рамках курса «Документационное обеспечение». В настоящем учебном пособии мы рассмотрим правила составления текста внешних документов (деловых писем).