3. Проведение аудитов
Деятельность по проведению проверок предусматривает планирование, выполнение проверок и составление отчётных документов. Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемых. Само проведение инспекции может помешать производственному процессу, так как аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства. Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца. В связи с этим аудиты, как правило, не проводятся внезапно. Даты должны быть удобными взаимно и согласованы заранее. Необъявленный аудит может прервать или затруднить деятельность организации в критический момент, что принесёт финансовые потери. Исключение могут составлять внеплановые аудиты, которые обусловлены жалобами потребителей на низкое качество товаров или услуг или другими причинами.
Проведение аудита системы менеджмента качества предполагает следующие этапы (рис. 3.1)16:
Организация проведения аудита;
Выполнение анализа документов;
Подготовка к аудиту на месте;
Проведение аудита на месте;
Подготовка, утверждение и рассылка отчёта по аудиту;
Завершение аудита.
Рис. 3.1. Схема проведения аудита
3.1. Организация проведения аудита
На этапе организации проведения аудита решаются следующие задачи17:
Назначение руководителя аудиторской группы;
Определение целей, области и критериев аудита;
Определение возможности проведения аудита;
Формирование аудиторской группы;
Установление первоначального контакта с проверяемой организацией.
Руководителя конкретной аудиторской группы назначает ответственный за управление программой аудита. В случае проведения совместного аудита проверяющие организации до начала аудита должны придти к соглашению по конкретным обязанностям каждой организации, и в частности в отношении полномочий руководителя группы, назначенного для аудита.
В рамках общих целей программы аудита для каждого конкретного аудита определяются цели, область и критерии аудита. Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита определяются совместно заказчиком аудита и руководителем аудиторской группы в соответствии с процедурами по программе аудита. Любые изменения целей, области и критериев аудита подлежат согласованию этими же сторонами.
В случае проведения комплексного аудита руководитель аудиторской группы должен обеспечить соответствие целей, области и критериев аудита содержанию комплексного аудита.
До начала проведения аудита должна быть оценена возможность его проведения. Возможности аудита должны быть определены с учётом таких факторов, как:
Достаточность и соответствие информации для планирования аудита;
Адекватное сотрудничество с проверяемой организацией;
Наличие времени и соответствующих ресурсов у проверяемой организации.
Если аудит признаётся неосуществимым, то по результатам консультаций с проверяемой организацией, заказчику аудита должен быть предложен альтернативный вариант.
Если аудит признан осуществимым, то формируется аудиторская группа с учётом требуемой компетентности для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.
При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующее18:
Цели, область и критерии аудита, а также его ориентировочную продолжительность;
Является ли аудит комплексный или совместный;
Общую компетентность аудиторской группы, необходимую для достижения целей аудита;
Законодательные, регламентирующие, контрактные требования и требования органов по аккредитации/сертификации;
Необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и исключения конфликта интересов;
Способность членов аудиторской группы к совместной работе и к эффективному взаимодействию с проверяемой организацией;
Язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей проверяемой организации, что может быть достигнуто либо собственным опытом аудитора, либо с помощью технического эксперта.
Процесс обеспечения общей компетентности аудиторской группы должен включать следующие этапы:
Выявление знаний и умений, необходимых для достижения целей аудита;
Выбор членов аудиторской группы таким образом, чтобы аудиторская группа обладала всеми необходимыми знаниями и опытом.
Если необходимые знания и умения обеспечиваются аудиторами, входящими в аудиторскую группу не в полном объёме, то недостающие знания и умения могут быть восполнены включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора.
Также в аудиторскую группу могут быть включены аудиторы-стажёры, но они должны действовать только под руководством и контролем аудитора.
Как заказчик аудита, так и проверяемая организация, могут попросить о замене конкретных членов аудиторской группы на разумных основаниях, исходя из принципов проведения аудита. Примеры разумных оснований включают ситуации конфликтов интересов (например, член аудиторской группы – бывший работник проверяемой организации или оказывал ей консультационные услуги) и неэтичное поведение в прошлом. Такие основания должны быть доведены до сведения руководителя аудиторской группы и до лиц, ответственных за руководство программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией решение по замене членов аудиторской группы.
Первоначальный контакт с проверяемой организацией может быть официальным или неофициальным. Он должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита, или руководителем аудиторской группы. Целями первоначального контакта являются:
Установление каналов связи с представителем проверяемой организации;
Подтверждение полномочий для проведения аудита;
Предоставление информации по предполагаемому графику аудита и составу аудиторской группы;
Получение разрешения на доступ к соответствующим документам;
Определение применимых правил техники безопасности на местах проведения аудита;
Определение подготовительных мероприятий к аудиту;
Достижение соглашения о присутствии наблюдателей и необходимости в сопровождающих для аудиторской группы.