2. Планирование и управление аудитами
2.1. Планирование аудитов систем менеджмента качества
Организация должна проводить аудиторские проверки периодически и в запланированные сроки. При планировании аудитов разрабатываются [1.3]:
программа аудита;
календарный график проведения аудитов.
Программа включает все виды деятельности, необходимые для планирования, организации и проведения аудитов. В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации программа аудита может включать один или более аудитов.
В организации могут быть разработаны несколько программ аудита. Программа аудита может включать9:
ряд внутренних аудитов системы менеджмента качества организации, проводимых в текущем году;
аудиты второй стороны систем менеджмента потенциальных поставщиков «критической» продукции, проводимых в течение 6 месяцев;
аудиты по сертификации систем менеджмента качества и инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.
В проведении аудита должны быть определены10:
цели программы аудита;
объём программы аудита;
ресурсы, необходимые для программы аудита;
процедуры по программе аудиты.
Возможная форма программы аудита представлена в табл.2.111.
Таблица 2.1
Возможная форма программы аудита
№ проверки |
Цель проверки |
Объём проверки (процесс, деятельность, система) |
Объём проверки |
Критерии проверки |
Ф.И.О. руководителя аудиторской группы |
Ресурсы необходимые для проверки |
Процедуры по программе аудита |
||
Организационная единица (подразделение) |
Место проведения проверки |
Дата проверки |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
При определении целей программы аудита необходимо проанализировать:
приоритеты руководства организации;
коммерческие намерения;
требования системы менеджмента;
законодательные требования, требования регламентов и требования, предусмотренные контрактом;
целесообразность сертификации систем менеджмента организации;
необходимость оценки поставщика;
требования потребителя;
потребности заинтересованных сторон;
риски организации.
Примерами целей различных программ аудита могут быть следующие:
обеспечение выполнения требований по сертификации системы менеджмента;
проверка соответствия требованиям контракта;
получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;
содействие улучшению системы менеджмента.
Объём программы аудита зависит:
от размера, вида деятельности и сложности структуры проверяемой организации;
области, цели и продолжительности каждого осуществляемого аудита;
заключения по результатам предыдущих аудитов или результатов анализа программы предыдущего аудита.
При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать12:
финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;
методы проведения аудитов;
процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудитов;
наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, соответствующей конкретным целям программы аудита;
поездки, проживание и другие потребности, связанные с проведением аудита.
Процедуры программы аудита включают в себя13:
планирование и составление планов-графиков аудитов;
обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;
проведение аудитов;
выполнение действий по результатам аудита, если требуется;
поддержание записей по программе аудита;
мониторинг показателей результативности программы аудита;
отчётность перед руководством о проделанной работе по программе аудита.
В соответствии с целями программы аудита проводится планирование аудиторских проверок. Схемы планирования аудиторских проверок представлены на рис.2.114.
Объекты аудиторских проверок |
Организационные единицы |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
… |
n |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
n |
|
|
|
|
|
|
|
Вариант 1 (проверка процесса)
Вариант 2 (проверка подразделения)
Рис. 2.1. Схемы планирования аудиторских проверок
Вариант 1 (проверка деятельности подразделения по реализации требований одного процесса СМК) используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям системы менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вариант 1 рекомендуется использовать на этапах разработки, внедрения и внесения изменений в систему менеджмента качества.
Вариант 2 (проверка подразделения) используется для проверки соответствия деятельности организационной единицы требованиям, предъявляемым к СМК и оценивания её результативности и эффективности. Вариант 2 целесообразно применять при «устоявшейся» СМК через несколько лет после её сертификации.
Следует иметь ввиду, что вариант 1 (проверка процесса), как правило, является более трудоёмким и продолжительным. В то же время он является более значимым, поскольку включает в поле своего зрения деятельность на стыках различных организационных единиц, участвующих в выполнении требований к объекту проверки.
Наряду с планированием аудиторских проверок, планированию подлежит подготовка, повышение квалификации и аттестация аудиторов.
На основании разработанной программы аудита и принятой схемы планирования аудиторских проверок составляется календарный график аудиторских проверок систем менеджмента качества. Примерная форма календарного графика проведения аудиторских проверок представлена в табл.2.2.
Таблица 2.2