Задача участников экспертной группы

Цель - оценить, как исполнитель справился с ролью начальника отдела и успешным ли было его участие в деловой беседе.

1. Был ли он готов к деловой беседе по заданной ситуации?

2. Как отреагировал на сообщение о теме и цели беседы?

3. Достаточно ли корректно, исчерпывающе и ясно отвечал на вопросы или уходил от них?

4. Последовательно ли придерживался выбранной позиции?

5. Как реагировал на вопросы и информацию руководителя?

6. Попытался ли он овладеть инициативой?

7. Кто больше говорил?

8. Кто лучше умел слушать?

9. Уместны ли были вопросы Николаева к руководителю?

10. Старался ли он расположить руководителя к себе?

11. Пытался ли переменить тему разговора? 12. Сделал ли Николаев какие-нибудь выводы? 13. Была ли полезна беседа для Николаева?

В заключение следует дать общую оценку деловой беседе.

Методические рекомендации

Автор книги "Как проводить деловые беседы" Н. Мицич обращает внимание на то, что руководители и специалисты не придают должного значения коммуникативной стороне делового общения. Он отмечает, что отсутствие умения вести деловую беседу является пробелом в профессиональной подготовке руководителей и приводит к значительным экономическим потерям. Автор делает вывод, что грамотное проведение беседы увеличивает производительность труда работников персонала управления с 2 до 20%.

Беседа - это обмен информацией с целью разрешения конкретных проблем. Очень важно на основе анализа производственной обстановки правильно определить цели переговоров, темы, которые должны быть обсуждены в ходе беседы, состав ее возможных участников, время проведения. Огромную роль играет инициатива в беседе. Если инициатива остается в руках руководителя, он будет контролировать ситуацию.

Подготовка к беседе

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Первая задача - определить цели беседы, затем желательно проанализировать личность собеседника: каково его служебное положение, компетентность, функции, особенности, желания, его возможная позиция в отношении темы беседы и т.п. Ответы на эти вопросы позволят представить оперативную ситуацию.

Следующий шаг - разработка стратегии достижения целей и тактики ведения беседы, что достигается разработкой подробного плана беседы. В плане обычно намечаются:

• вступление, которое сразу ориентировало бы собеседника на цели и конкретное содержание беседы;

• перечень основных вопросов, которые должны быть заданы, чтобы выяснить существо интересующих проблем;

• предварительная формулировка заключительных предложений по обсуждаемым вопросам, а также компромиссные решения на тот случай, если будет утерян контроль за ходом беседы.

До начала беседы полезно еще раз просмотреть план проведения беседы, уточнить некоторые детали:

l. Все ли я тщательно продумал?

2. Вполне ли я готов правильно ответить на возможные вопросы собеседника?

3. Пытался ли я представить себя на месте собеседника и понять его?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на которые я не смогу ответить?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

9. Правильно ли выбран тон изложения?

10. Если бы беседа была проведена со мною, остался бы я ею доволен?

Когда мы приступаем к беседе без предварительной подготовки, нам кажется, что мы сэкономили время. Однако неподготовленная беседа выявляет нашу недостаточную информированность. В ходе беседы почти наверняка возникнут вопросы, требующие новых сведений и аргументов, которые в нужный момент мы не можем представить и использовать. Без предварительной подготовки беседа может выйти из-под контроля, затянуться, может быть утеряна инициатива и т.п.

Важный элемент подготовки беседы - заблаговременное предупреждение будущего собеседника о цели и времени беседы. Это снимет ненужное напряжение, позволит лучше подготовиться к беседе.

Следует правильно выбрать место проведения беседы. Например, если намечена ознакомительная либо дисциплинарная беседа, то для усиления ее официального характера лучше выбрать кабинет. Беседы для получения информации целесообразно проводить на рабочем месте подчиненных, где они будут чувствовать себя увереннее и быстро подберут необходимый материал.