Тема 18. Организация проведения деловых совещаний и переговоров

18.1 Этика и психология деловых бесед и переговоров

Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров либо выработку обязательных для выполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры либо быть их составной частью. Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предугадывают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.Д.). Главные элементы подготовки к переговорам: определение предмета переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение собственных интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор профессионалов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление нужных материалов - документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д. Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы - обмен информацией - аргументация и контраргументация - выработка и принятие решений - завершение переговоров.

Первым этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, либо встреча экспертов, предваряющая переговоры с ролью управляющих и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таковых предварительных контактов. Заслуживают внимания шесть главных правил налаживания отношений меж партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

Рациональность. Нужно вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

Понимание. Невнимание к точке зрения напарника ограничивает способности выработки взаимоприемлемых решений.

Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это дозволит сохранить и улучшить дела.

Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

Избегайте менторского тона. Недопустимо учить напарника. Основной способ - убеждение.

Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтоб узнать нечто новое от напарника.

Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Верная постановка вопросов способствует принятию подходящего вам решения. Есть следующие виды вопросов. Информационные вопросы предусмотрены для сбора сведений, которые необходимы для составления представления о чем-либо.

Контрольные вопросы принципиально употреблять во время любого разговора, чтоб выяснить, понимает ли вас партнер. Примеры контрольных вопросов: «Что вы об этом думаете?», «Считаете ли вы также, как и я?». Направляющие вопросы необходимы тогда, когда вы не желаете дозволить собеседнику навязать вам нежелательное направление беседы. С помощью таковых вопросов вы можете взять в свои руки управление ходом переговоров и навести их в нужное вам русло.

Провокационные вопросы разрешают установить, чего в реальности желает ваш партнер и правильно ли он соображает положение дел. Стимулировать - означает бросать вызов, подстрекать. Эти вопросы можно начинать так: «Вы убеждены, что сможете ...?», «Вы вправду считаете, что...?»

Альтернативные вопросы представляют собеседнику возможность выбора. Число вариантов, но, не обязано превосходить трех. Такие вопросы предполагают стремительный ответ. При этом слово «или» чаще всего является главным компонентом вопроса: «Какой срок обсуждения подходит вам больше всего - понедельник, среда либо четверг?».

Подтверждающие вопросы задают, чтоб выйти на взаимопонимание. Если ваш партнер пять раз согласился с вами, то на решающий шестой вопрос он также даст положительный ответ. Примеры: «Вы придерживаетесь того же представления, что ...?», «Наверняка вы рады тому, что...?»

Встречные вопросы ориентированы на постепенное сужение разговора и подводят напарника по переговорам к окончательному решению. Считается невежливым отвечать вопросом на вопрос, но встречный вопрос является качественным психологическим приемом, правильное внедрение которого может дать значимые достоинства.

Ознакомительные вопросы предусмотрены для выявления представления собеседника по рассматриваемому вопросу. Это открытые вопросы, требующие развернутого ответа. К примеру: «На какой эффект вы рассчитываете при принятии этого решения?».

Вопросы для ориентации задаются, чтоб установить, продолжает ли ваш партнер придерживаться высказанного ранее представления. К примеру: «Каково ваше мировоззрение по этому пункту?», «К каким выводам вы при этом пришли?».

Однополюсные вопросы - подразумевают повторение собеседником вашего вопроса в символ того, что он сообразил, о чем идет речь. При этом вы убеждаетесь, что вопрос понят верно, а отвечающий получает время для обдумывания ответа.

Вопросы, открывающие переговоры, очень важны для эффективного и заинтересованного обсуждения. У партнеров по переговорам сходу же возникает состояние положительного ожидания. К примеру: «Если я предложу вам метод, с помощью которого можно скоро решить делему, ничем при этом не рискуя, заинтригует вас это?».

Заключающие вопросы ориентированы на скорейшее положительное завершение переговоров. При этом лучше всего поначалу задать один-два подтверждающих вопроса, сопроводив их обязательно дружеской улыбкой: «Смог ли я убедить вас в выгоде этого предложения?», «Убедились ли вы, как просто все решается?». А потом без дополнительного перехода можно задать вопрос, заключающий переговоры: «Какое время реализации этого предложения вас больше устраивает - май либо июнь?»

Успешное ведение деловых бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таковых этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение слушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности нужно соблюдать с точностью до минуты. Хоть какое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не лишь верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.

Умение слушать. Пристально и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

Конкретность. Беседа обязана быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и нужные подробности. Понятия и категории обязаны быть согласованы и понятны партнерам. Речь обязана подкрепляться схемами и документами.

И последнее, нехороший исход деловой беседы либо переговоров не является основанием для резкости либо холодности при завершении переговорного процесса. Прощание обязано быть таковым, чтоб в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

• выявление и расчет коллективных результатов;

• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

1. по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

- оперативные (диспетчерские);

2. по периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические;

3. по количеству участников:

- узкий состав (до пяти человек);

- расширенные (до двадцати человек);

- представительные (свыше двадцати человек);

4. по степени стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным составом;

- с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные;

5. по принадлежности:

- общественных организаций;

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.