Тема 8. Контроль: этапы, виды и правила контроля
8.1 Координация
Одно из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах. Обратим внимание на важность эффективной организации потоков информации. Она должна быть достаточной, но не излишней.
Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания менеджеров. Не так легко грамотно подготовить и провести совещание, добиться принятия полезных для работы фирмы решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог начальника, и т.д. Это - наука и искусство, которыми должен владеть менеджер. Надо иметь в виду, что хорошо разработаны и методы срыва совещаний, превращения их в пустое времяпровождение, а также методы организации коллективного принятия решений, выгодных кому-либо лично, но не фирме. Менеджер должен быть готов к активной борьбе с подобными поползновениями.
8.2 Контроль
Контроль – это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы предприятия. Главные инструменты выполнения этой функции – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. При этом контроль должен быть своевременным и простым. Последнее особенно важно для малых предприятий.
Выполняя функцию контроля, сопоставляя полученные результаты с теми, которых необходимо достигнуть, менеджеры принимают соответствующие меры. Если дела идут, как намечено, то контроль позволяет поддерживать этот приемлемый ход. Если же результаты хуже ожидаемых, то контроль помогает выявить причины отклонений и внести необходимые коррективы.
Контроль непосредственно связан с функцией планирования. Стратегические планы отражают изменения как внутри, так и вне организации. Процесс контроля позволяет менеджерам удостовериться, действует или нет принятая стратегия. Если фирма постоянно осуществляет контроль, ошибки можно заметить на раннем этапе и своевременно принять меры, позволяющие справиться с проблемой, предотвратив тем самым возможный серьезный ущерб.
Координация – это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев предприятия путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволяет наиболее эффективно и оперативно достигать поставленной цели. Координировать действия в рамках малой фирмы сравнительно несложно, поскольку все работники на виду, а управление, как правило, осуществляется на уровне непосредственного общения.
Виды контроля
Контроль является последней из основных функций менеджмента, после планирования, организации и мотивации. Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей. Контроль – это управленческая деятельность, в задачи которой входит качественная оценка, учет результатов работы организации.
Контроль на предприятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение. Главными инструментами выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.
Классификация контроля:
Признак классификации - Элементы класса внутреннего контроля
Форма контроля
1.Финансовый контроль.
2.Административный контроль.
Время осуществления контрольных действий.
1. Предварительный контроль
2. Текущий контроль.
3. Заключительный контроль.
текущий (оперативный) контроль – это своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы, корректировка и регулирование этих отклонений;
промежуточный – контроль в середине выполнения задачи или работы;
заключительный (финальный) – контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания. Цель заключительного контроля – предотвращение ошибок в будущем. Недостатком этого вида контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем;
Область контроля (т.е. кого (или что) контролируем).
1. Человеческие ресурсы.
2. Материальные ресурсы.
3. Финансовые ресурсы.
Источники данных контроля.
1. Документальный контроль.
2. Фактический контроль.
3. Автоматизированный контроль.
Характер контрольных мероприятий.
1. Плановый контроль.
2. Внеплановый контроль.
плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке;
внезапный – контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия;
Полнота охвата объекта контроля.
1. Сплошной контроль.
2. Не сплошной контроль.
Методические приемы контроля.
1. Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.).
2. Собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).
3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики.
Этапы контроля
Процесс контроля представляет собой замкнутый цикл из четырех этапов (рис.1). Для его эффективности устанавливаются стандарты, критерии оценки работы фирмы. Они должны быть тесно связаны со стратегическими целями, чтобы не получилось так, что фирма контролирует выполнение неверной задачи.
Рис. 1 Этапы процесса контроля