8.4 Порядок подготовки персонала к выставке

Одежда стендистов и сумки не должны быть видны посетителям, поэтому заранее необходимо предусмотреть навешивающиеся на стены модуля вешалки. Пустые картонные коробки следует разместить так, чтобы они не были заметны посетителям. Руководителю лучше заранее предусмотреть для отдыха и питания стендистов место, закрытое от глаз посетителей. Если предусматривается ведение переговоров и заключение контрактов, необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе и подготовить варианты договоров, прайс-листы, рекламную продукцию и чистую бумагу.

Количество стендистов должно быть достаточным для нормальной работы. На стенд длиной 2 м рекомендуется иметь двух стендистов и на каждые дополнительные 3 м – еще одного.

Персонал, работающий на выставках, должен обладать следующими качествами, приве-денными по степени значимости:

1) умение общаться с людьми;

2) знание производимой продукции, истории организации и направление ее деятельности;

3) желание общаться с людьми;

4) выносливость;

5) привлекательная внешность.

Один или двое стендистов должны уметь профессионально пояснить особенности предлагаемой новинки, остальные – рассказать о назначении экспоната, его технических характеристиках, условиях эксплуатации. До начала выставки стендисты должны знать тематику выставки, цели участия в выставке организации, перечень представляемой продукции, основные новинки, план стенда, задачи, стоящие перед каждым стендистом, и его место, распорядок работы, категории предполагаемых посетителей, формы регистрации посетителей и замечаний.

Если руководитель не сможет все время присутствовать на выставке, стендисты должны знать точное время его присутствия.

Участие в выставке – занятие полезное, интересное и, с точки зрения некоторых экспертов, даже веселое.

Как отмечает в своей статье Л. Киселева, материалы на выставку собираются в следующем порядке:

1) в первую очередь закупаются и укладываются в прочные коробки и сумки напитки и про-дукты (во время транспортировки рекомендуется особо внимательно наблюдать за сохранностью этих коробок или сумок);

2) посуда, штопор, открывалка для бутылок, стаканы, тарелки;

3) газеты, журналы, интересные книги;

4) рекламные листовки, буклеты, прайс-листы;

5) канцтовары;

6) плакаты;

7) руководитель.

Придя в выставочный зал и отыскав свой стенд, приступать к подготовительным работам нужно в следующем порядке:

1) спокойно перекурите, причешитесь, подкрасьте губы, т.е. придите в себя после долгой дороги;

2) обследуйте выставочный зал на предмет обнаружения туалета, буфета, комнаты дирекции, попутно наберите чистой воды в чайник;

3) распакуйте коробки и сумки (в первую очередь с продуктами);

4) перекусите;

5) развесьте плакаты;

6) разложите листовки, буклеты, прайс-листы и прочий раздаточный материал (выкладывать материалы следуете с учетом того, чтобы хватило и на следующий день проведения выставки).

Теперь вы готовы приступить к работе. Если вы хотите привлечь внимание посетителей, привлеките к работе на стенде красивую девушку, установите на стенде действующую модель, оборудуйте стенд мигающими лампочками. Если лишние посетители вам не нужны, привлеките к работе нескольких дам, которые будут увлеченно беседовать между собой или уберите со стенда все, что можно своровать. Если подошедший к вашему стенду вам интересен, то:

1) говорите, не прерываясь, какая хорошая у вас фирма, сколько лет вы работаете на рынке и какие необыкновенные услуги вы оказываете;

2) вручите комплект рекламных материалов или сувенирной продукции;

3) запишите всю информацию о посетителе для отчета.

Материалы складываются в следующем порядке:

1) награды, дипломы и грамоты, полученные от оргкомитета;

2) плакаты и макеты;

3) канцтовары;

4) оставшаяся посуда;

5) сведения о посетителях.

Все, что осталось из продуктов следует доесть и допить (заодно торжественно отметить окончание выставки). От оставшихся рекламных материалов лучше избавиться, тем самым избавитесь от лишнего веса и продемонстрируете руководству, как вы хорошо работали.

Принимать ли эти советы к сведению, решать вам, но некоторые из них необходимо учесть, хотя бы для того, чтобы не совершать ошибочных действий.