8.2 Базовая информация для подготовки к выставке

При проведении выставки можно выделить пять этапов:

1) подготовка к выставке;

2) доставка экспонатов и размещение на стенде;

3) проведение выставки;

4) демонтаж стенда и вывоз экспонатов;

5) анализ полученных результатов.

На начальном этапе осуществляется сбор, анализ и систематизация информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям подобного рода. На основе имеющегося банка информации руководством принимается решение и разрабатывается план-график участия в выставках. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору соответствующих материалов. На основе предложенных макетов изготавливаются необходимые стенды, сопутствующее оборудование и упаковка. Принимать участие нужно только в нужных выставках. Маленьким компаниям участие в выставке может нанести огромный ущерб бюджету организации. Обычно организаторы самых значимых выставок имеют детальную информацию о прошлых участниках и экспонентах. Поговорите с участниками, которые не являются вашими прямыми конкурентами, и узнайте их точку зрения. Опыт показывает, что лучше представить компанию на одной крупной и дорогой выставке, чем пытаться принять участие в нескольких не самых значимых.

На втором этапе следует уточнить вопросы, связанные с подготовкой помещений, стоимостью площадей и арендой специального оборудования, уборкой, наличием и стоимостью средств коммуникаций, охраной, освещением, энергоснабжением, штрафными санкциями, наличием потенциальных посетителей. Определить, нет ли резкого контраста с соседними экспозициями. Схему размещения экспонатов следует продумать с учетом расположения вытяжек, вентиляторов, шкафов, панелей, розеток, вешалок, светильников и прочего оборудования.

С организаторами выставки необходимо согласовать условия проживания, питания и отдыха персонала, пользование средствами транспорта и коммуникации, наличие культурной программы, пресс-конференций, проведение церемоний открытия и закрытия выставки.

Необходимо также составить перечень выставляемой продукции и план выставочного стенда, заключить договор с оргкомитетом и передать ему план выставочного стенда и заказ на необходимое оборудование; изготовить рекламные материалы (информационные листы, плакаты, буклеты, проспекты), подготовить информационные материалы (технические описания, прайс-листы, папки стендистов), подготовить персонал. Самая распространенная ошибка, которую совершают компании, – это попытки представить на выставке всю линейку товаров, вместо того чтобы сфокусироваться на нескольких собственных продуктах. Стенд в равной степени должен предоставлять возможность как для общения, так и для использования других средств маркетинга. Он является элементом выставочной архитектуры, который не только организует передвижение посетителей по экспозиции, но и обеспечивает их пространственное восприятие.

Третий этап включает составление расписания работы персонала и его инструктаж, закрепление экспонатов за сотрудниками, организацию переговоров или заключения договоров, продажи продукции, организацию учета посетителей, интересующихся продукцией. Для работы на выставке нужно сформировать подходящую команду. Включите в нее самого опытного специалиста отдела продаж, ключевых работников отдела маркетинга и еше несколько человек, способных грамотно представить компанию и выполнить поставленные задачи.

На четвертом этапе осуществляется демонтаж и вывоз оборудования. При этом необходимо следить за сохранностью экспонатов и предотвращать возможные случаи их воровства.

На пятом этапе предусматривается подведение организационных и коммерческих итогов. Например, регистрация заинтересовавшихся продукцией в результате посещения выставки, анализ соотношения затрат и доходов, разбор допущенных ошибок, анализ оригинальных решений конкурентов.