3.2. Алгоритм инвентаризации ианализавремени

Перед началом инвентаризации своего времени необходимо определиться с целью этой процедуры: для чего именно нужно знать картину временных трат? Рискну предположить, что, по аналогии с целями научного исследования, может быть выделено три основные

108

Глааа 3. Инвентаризаций и анализ времени

«исследовательские цели», ради которых затевается инвентаризация времени.

1. «Разведывательное» исследование, когда целью выступает описание какого-нибудь совершенно нового, непознанного явления. Если вы только-только начинаете осваивать ТМ, то собственное время наверняка является для вас «темной территорией», и проведение полномасштабного описательного исследования, учитывающего «все подряд», будет совсем не лишним.

2. Объяснительное исследование, основная цель которого — выявление причинно-следственных связей между элементами изучаемой системы. «Сверхзадачей» здесь будет формализация выявленных закономерностей в виде строгих математических формул (функций), позволяющих количественно отобразить изучаемые связи. В ТМ-инвентаризации обычно не ставится задача получения «жесткой математики», достаточно лишь в самом общем виде «ухватить» существующую связь между элементами системы. Вместо выведения сложных формул также в большинстве ситуаций можно обойтись простыми графическими методами, отображая характер взаимосвязей, например, в виде графиков, диаграмм и т. п.

В контексте этой цели задачи инвентаризации времени будут формулироваться уже более узконаправленно, например: Какие именно помехи в большей мере препятствуют быстрому выполнению определенных видов работ? Как различные виды работ связаны с затратами различных видов энергии?

Подобного рода объяснительные исследования характерны не столько для новичков, сколько для «зрелого» ТМ, где уже имеется отчетливая общая картина временных затрат, но хочется «копнуть поглубже», разобраться с причинами и следствиями. Для ТМ-специ-алистов, обладающих «исследовательской жилкой», здесь наибольший простор для разного рода наукообразных построений. Однако необходимо помнить, что все выявленные закономерности временных трат локальны (специфичны для отдельного человека или организации), а использование слишком «навороченных» методов анализа само по себе может легко превратиться в поглотитель времени.

3. Прогностическое исследование, когда целью является предсказание поведения системы в случае изменения характеристик одного или более из ее элементов (или, в случае целенаправленного воздействия, на этот элемент).

Главная «беда» временного ресурса — в его ограниченности. В сутках всего 24 часа, и чисто теоретически мы можем максимально эф-

3.2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени

109

фективно использовать все эти 24 часа. Например, вместо 8 часов в день мы можем работать 14 часов. Но это опять же — чисто теоретически... А что при этом произойдет с нашей энергетикой? Проще говоря — хватит ли нам сил на то, чтобы вместо 8 часов работать 14? Не изменится ли в худшую сторону (из-за появления и накопления ошибок) сам способ и, как следствие, результат работы?

Предсказание поведения системы осуществляется на основе моделирования ее поведения в будущем. Само моделирование может происходить исключительно «на бумаге», с опорой на выявленные в объяснительном исследовании и формализованные причинно-следственные закономерности. Достаточно лишь подставить в полученную формулу новое значение, чтобы получить представление о будущем поведении системы. Но здесь велик риск ошибки, так как изучаемая система может быть нелинейной, и с определенного момента ее поведение может стать непредсказуемым.

Более надежным способом является «полевое моделирование», когда делаются попытки с помощью различных ТМ-методов хотя бы на короткий срок изменить сложившееся распределение времени (или характер сложившихся связей между элементами системы ТМ). В данном случае прогностическое исследование приобретает характер сравнительного исследования, в котором сопоставляется характер распределения времени до моделирования и после него, включая в себя моменты и описания и перепроверки причинно-следственных связей.

Предсказание возможных изменений ТМ-системы как цель инвентаризации времени также характерна для «зрелого» ТМ, поскольку предполагает наличие солидного информационного «багажа» в виде полученных в описательных исследованияхданных, а в объяснительных исследованиях — индивидуальных «формул» времени.

В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.

ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации

Шаг 1. Определить виды временных затрат, характерных для вашей жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).

110____________________________Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки изучаемых временных затрат.

Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.

ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)

Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.

Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их кдальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.

ЭТАП 3. Анализ времени

Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:

1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);

2) затраты на внерабочую активность;

3) затраты на временные помехи;

4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.

Примечание. Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных вами задач инвентаризации.

Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования (см. выше). Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.

Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные зако-