2.2. Процес системного аналізу управлінських проблем

Ефективний системний аналіз неможливий без дотримання наступних правил його проведення:

- всебічне врахування взаємозв’язків всіх елементів аналізу як наслідків зміни окремих підсистем. При несистемному підході новаторські ідеї не мають обов’язкового втілення, новаторство не отримує відповідного техніко-економічного забезпечення, системний підхід ліквідовує ці недоліки;

- розробка і введення в дію функціональних систем: системи заходів по технічній реконструкції виробництва, комплексній реорганізації системи управління якістю продукції, системи розповсюдження досвіду тощо, які в свою чергу утворюють систему підвищення ефективності виробництва і якості роботи на підприємстві. Відмінною рисою системного підходу до господарських рішень є підпорядкування усіх заходів і видів робіт єдиній меті, тобто загальній для всієї системи;

- при висуненні цілей, виходячи із задачі оптимізації економічних показників роботи підприємства, не можна забувати про відносність такої оптимізації, тобто необхідно постійно порівнювати її із задачею підвищення ефективності виробництва в масштабі всієї економіки держави;

- виважений відбір критеріїв ефективності роботи підсистем підприємства на основі загальних цілей, які стоять перед підприємством в цілому;

- організація дії управлінського персоналу, що здійснює управління системою, яка приймає заходи не тільки в їх функціональному взаємозв’язку, але і за етапами здійснення розробленого плану.

Системний аналіз може застосовуватись для вирішення будь-якої проблеми управління. Навіть при вирішенні відносно простих проблем кваліфікований управлінець застосовує системний аналіз інтуїтивно. Це не означає, що проблема досліджується із застосуванням всіх методів системного аналізу, а свідчить лише про те, що при вирішенні проблем розглядається комплекс взаємопов’язаних питань.

Число і зміст етапів прийняття управлінських рішень при використанні системного аналізу у різних алгоритмах визначаються вибраними, в конкретних умовах методами. Загальним для всіх алгоритмів є формування варіантів подання системи (процесу розв’язання задачі) і вибір оптимального варіанту. Поклавши в основу алгоритму системного аналізу ці два етапи, їх поділяють на підетапи:

- відмежування системи від середовища;

- вибір підходу до подання системи;

- формування варіантів подання системи;

- вибір підходу до оцінки варіантів;

- вибір критеріїв оцінки;

- оцінка;

- опрацювання результатів оцінки;

- аналіз одержаних результатів і вибір оптимального варіанту.

Процес системного аналізу управлінської проблеми доцільно представляти у вигляді схеми, проте така схема буде досить громіздкою, з огляду на це схему розіб’ємо на окремі блоки.

Розглянемо принципову послідовність етапів системного аналізу, що найчастіше застосовуються на практиці (табл. 2.1).

Зміст блоків визначається їх назвами та спеціального пояснення не потребують. Тому доцільно процес системного аналізу розглянути за узагальненими стадіями з обговоренням специфічних особливостей кожної з них. Умовно весь процес системного аналізу можна поділити на чотири узагальнених стадії. Перша - постановка проблеми, визначення цілей та критеріїв її визначення.

На цій стадії чітко визначається проблема, що виникає, визначаються її особливості, ступінь терміновості та необхідність її вирішення, визначаються цілі вирішення проблеми. Завдання спрощується в тому випадку, якщо є можливим встановлення єдиної цілі. Однак в практиці вирішення складних проблем сформулювати єдину ціль, як правило, не можливо. Тому зазвичай встановлюється комплекс цілей, який ранжується в «дерево цілей».

Після встановлення цілей вирішення проблеми проводиться попереднє вивчення системи- для того, щоб отримати ширше уявлення про характер її функціонування. При цьому велика увага приділяється спрощенню системи без втрати її найважливіших характеристик. Це попереднє вивчення надає можливість оцінити встановлені цілі та виявити необхідність їх вдосконалення. Після цього визначають критерії вирішення проблеми, які дозволяють оцінювати ефективність варіантів вирішення та ступінь досягнення цілі. Для більш успішного вирішення проблеми та застосування кількісних моделей необхідно встановити кількісні параметри цілей та критеріїв вирішення. На практиці це вдається лише щодо обмеженого кола проблем. Цю особливість необхідно враховувати на подальших стадіях системного аналізу.

Друга стадія системного аналізу - структурний аналіз досліджуваного об’єкта та розробка концепцій його розвитку.

На цій стадії вивчається структура системи, виявляються всі її основні елементи, їх ознаки та параметри, визначаються взаємозв’язки між цими елементами системи. Щодо кожної проблеми, для вирішення якої застосовується системний аналіз, на цій стадії важливим є вивчення внутрішньої сутності процесів, які відбуваються, виявлення найбільш та найменш суттєвих параметрів системи дослідження внутрішнього механізму системи, що дозволить визначити поведінку останньої. В підсумку, із завершенням даного етапу аналітик буде мати структурні характеристики розвитку досліджуваної системи.

Таблиця 2.1

Принципова послідовність етапів системного аналізу

Назва етапу	Зміст виконуваних робіт
Аналіз проблеми	Чи існує проблема? Точне формулювання проблеми Аналіз логічної структури проблеми Розвиток проблеми (у минулому і в майбутньому) Зовнішні зв’язки проблеми (з іншими проблемами) Принципова можливість розв’язання проблеми
Визначення системи	Формулювання завдань, виходячи з проблеми Визначення позиції спостерігача Визначення об’єкта дослідження Виділення елементів (визначення меж поділу системи) Визначення зовнішнього середовища
Аналіз структури системи	Визначення рівнів ієрархії Виділення підсистем Визначення функціональних і структурних зв’язків
Формулювання загальної мети і стратегії системи	Визначення цілей — вимог надсистеми Визначення обмежень середовища Формулювання загальної мети Визначення критеріїв Декомпозиція критеріїв по підсистемах Композиція загального критерію з критеріями підсистем
Декомпозиція мети, виявлення потреби в ресурсах	Формулювання цілей вищого рангу Формулювання цілей підсистем Виявлення потреб у ресурсах
Виявлення ресурсів, композиція цілей	Оцінювання існуючої технології і виробничих потужностей Змінювання теперішнього стану ресурсів Оцінювання можливостей взаємодії з іншими системами Оцінювання соціальних факторів Композиція цілей
Прогноз і аналіз майбутніх умов	Аналіз стійких тенденцій розвитку системи Прогноз розвитку і зміни середовища Передбачення виникнення нових факторів, що можуть вплинути на розвиток системи Аналіз майбутніх можливостей та ресурсів
Оцінювання цілей і засобів	Обчислення оцінок за критерієм Оцінювання взаємозалежності цілей Оцінювання відносної важливості цілей Оцінювання дефіцитності і вартості ресурсів Оцінювання впливу зовнішніх факторів Обчислення комплексних розрахункових оцінок
Вибір варіантів	Аналіз цілей на сумісність Перевірка цілей на повноту Відсікання надлишкових цілей Розроблення варіантів досягнення окремих цілей Оцінювання і порівняння варіантів Синтез комплексу взаємозалежних варіантів
Реалізація варіантів	Моделювання економічного (технологічного) процесу Проектування організаційної структури Проектування інформаційних механізмів Виявлення недоліків організації управління та виробництва Виявлення та аналіз заходів щодо удосконалення організації

Слід враховувати, що при вивченні структурних взаємозв’язків системи застосовуються два підходи:

1. Одноаспектна форма аналізу взаємозв’язків - комплексне вивченням зв’язків в даній системі відносно того чи іншого окремо взятого аспекту. Так, наприклад, у виробничій системі одним з аспектів може бути обраний економічний, та на основі цього аспекту вивчають всі економічні взаємозв’язки;

2. Багатоаспектне вивчення системи, що передбачає вивчення соціальних взаємозв’язків досліджуваного об’єкта. Багатоаспектна форма аналізу взаємозв’язків в об’єкті передбачає більш повний, комплексний підхід до вивчення об’єкта, коли враховуються взаємозв’язки всіх аспектів управління, причому з врахуванням їх взаємовпливу і найбільш повно відповідає завданням системного аналізу в управлінні.

Третьою стадією системного аналізу є власне аналіз проблеми.

На цій стадії за допомогою різних методів здійснюється аналіз поведінки системи, причому за суттєво різними напрямками та факторами. Аналіз здійснюється як за кількісними, так і за якісними факторами, а також в їх взаємодії. В ході аналізу генеруються та досліджуються різні можливі варіанти вирішення, результати їх виконання, оцінюється ступінь досягнення поставленої мети, досліджуються різні додаткові фактори, які слід враховувати.

Четверта стадія - синтез досліджуваної системи на основі отриманих даних аналізу.

Останній етап полягає в зведенні результатів аналізу, порівнянні робочих варіантів, прийнятих до розгляду та вивченні результатів кожного із варіантів. В ході синтезу співставляють отримані результати із встановленими цілями та у випадку розходження між ними аналізують можливості досягнення встановлених цілей або обґрунтовують необхідність їх перегляду. На цій стадії слід пам’ятати про ітеративний характер системного аналізу, тобто поступове переміщення до наміченої цілі.

В умовній схемі процесу системного аналізу виділені не всі ітерації, проте тут враховані найважливіші звернення до попередніх операцій для внесення уточнень та додаткової переробки варіантів після відповідних порівнянь. В ході аналізу такі звернення можуть виникати набагато частіше.

На практиці часто після виконання певного етапу (підетапу) виникає необхідність повернутись до якогось більш раннього етапу, а іноді й повторити процедуру системного аналізу повністю. Аналізуючи приклади виділення етапів системного аналізу, можна побачити, що в одних методиках більше уваги приділяється розробці і дослідженню альтернатив прийняття рішень (Е. Квейд, С. Оптнера, Е. Голубков), в інших - визначенню і структуризації цілей (Ю. Черняк), в третіх - процесу реалізації вже прийнятого рішення (С. Янг).

Таким чином, методика системного аналізу розроблюється для того, щоб організувати процес прийняття рішення в складних проблемних ситуаціях. Вона повинна орієнтувати особу, яка приймає рішення, на необхідність обгрунтування повноти аналізу, формування моделі прийняття рішень, яка адекватно відображає розглянути об’єкт або процес.