Тема 11. Моделі та методи управління матеріальними запасами.

План викладу і засвоєння матеріалу:

11.1. Поняття та мета управління матеріальними запасами.

11.2. Завдання аналізу використання матеріальних запасів.

11.3. Моделі управління матеріальними запасами.

11.4. Нормування як метод оптимізації матеріальних запасів.

11.5. Системи контролю матеріальних запасів.

Ключові слова та терміни: економічний розмір замовлення, норма, метод червоної лінії, метод двох ящиків, комп’ютерна система контролю запасів.

11.1. Поняття та мета управління матеріальними запасами.

Для здійснення господарської діяльності підприємствами всіх форм власності та галузей економіки використовуються товарно-виробничі запаси, які є найбільш важливою і значною частиною активів підприємства. Вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі позиції у структурі витрат підприємства різних галузей економіки. Товарно-виробничі запаси є складовою частиною групи матеріальних ресурсів, які формують виробничі ресурси.

Застосування терміну «матеріально-виробничі запаси» пов’язано з певними суперечностями, адже матеріальними запасами є не тільки предмети праці, але й засоби праці. Це поняття є ширшим, тому що охоплює усі активи, що мають матеріальну форму і застосовуються у виробничому процесі.

Термін «товарно-виробничі запаси» найбільшою мірою відображає характерні властивості речових елементів виробництва, основне призначення яких - обробка в процесі виробництва, формування основних виробів, при цьому враховується можливість перебування їх у складі резервів у вигляді виробничих запасів або готових виробів (товарів), що перебувають на складах.

Запаси характеризуються не тільки обсягом і структурою, але й ліквідністю. Ступінь ліквідності запасів визначається здатністю перетворюватися у процесі кругообігу на грошові кошти.

Функціональна роль оборотного капіталу в процесі виробництва суттєво відрізняється від ролі грошових коштів. Оборотні засоби забезпечують безперервність процесу виробництва, їх характерною особливістю є швидкість обороту.

Запаси споживаються повністю у кожному виробничому циклі шляхом зміни натурально-речової форми та повністю переносять свою вартість на вартість виготовленої продукції.

Будь-яке виробництво починається з грошових коштів, які вкладаються у ресурси для виробництва (або товари для продажу). У результаті процесу постачання оборотний капітал з грошової форми перетворюються у виробничу (предмети праці або товари). У процесі виробництва ресурси перетворюються на продукцію. Результатом цієї стадії є перехід оборотного капіталу з виробничої форми у товарну. На стадії реалізації оборотний капітал з товарної форми знову перетворюється на грошову. Обсяги первісної суми грошей і виручки від реалізації продукції не співпадають за розмірами. Отже, запаси є частиною безперервного потоку господарських операцій.

Управління матеріальними запасами потребує вирішення наступних завдань:

1. ранжування поточних активів за критерієм ліквідності;

2. оптимізація операційного циклу;

3. визначення оптимального розміру поточних активів;

4. встановлення оптимальної пропорції між короткостроковими та довгостроковими зобов’язаннями у фінансуванні поточних активів.

В питанні управління запасами важливою є облікова інформація щодо формування необхідного обсягу та складу товарно-виробничих запасів з метою забезпечення безперервного процесу виробництва та реалізації продукції з одночасною мінімізацією поточних витрат з обслуговування та забезпечення ефективного контролю за їх рухом.

Облікова інформація використовується з метою управління для:

1. визначення принципових підходів до формування запасів підприємства;

2. щоденного отримання інформації про надходження та витрачання запасів у розрізі їх кількості, якості та матеріально відповідальних осіб;

3. аналізу наявності та руху запасів у попередніх періодах;

4. безперервної оцінки реальної вартості запасів на складі та проведення аналізу ефективності використання запасів;

5. оптимізації обсягу закупівлі запасів, виявлення резервів зниження витрат, пов’язаних із заготівлею запасів;

6. оптимізації обсягу основних груп запасів;

7. вибору методу оцінки запасів при їх вибутті, який найкраще підходить для підприємства;

8. створення ефективних систем контролю за рухом запасів на підприємстві;

9. контроль за дотриманням встановлених підприємством норм запасів, що забезпечує безперервне виробництво продукції;

10)підвищення достовірності відображення на рахунках аналітичного обліку господарських операцій з надходження та витрачання запасів;

11)своєчасного складання та подання звітності про рух запасів.

В процесі управління матеріальними ресурсами керівництво підприємства вивчає усі рекламації та скарги покупців і споживачів відносно якості продукції, бере під контроль роботу щодо усунення виявлених недоліків.

Управління матеріальними потоками та рухом майна здійснюється на основі інформації про кількість ресурсів у натуральних одиницях виміру. Джерелами даних для управління запасами виступають дані аналітичних рахунків, які відкриваються до рахунків класу 2 «Запаси» Плану рахунків бухгалтерського обліку.

Метою управління матеріальними ресурсами є визначення такої величини, яка з однієї сторони, мінімізує загальні витрати на їх підтримку, а з іншої, була б достатньою для успішної діяльності підприємства.

З переходом до ринкових умов господарювання докорінно змінюється система постачання виробничих запасів. Суттєво розширюється зона вибору контрагентів ринку сировинних ресурсів. Саме тому менеджерам потрібно більше уваги приділяти управлінню виробничими запасами на підприємстві, щоб зменшити витрати на постачання, зберігання запасів і взагалі збільшити свій прибуток через зменшення собівартості продукції.

Мета управління матеріальними запасами - забезпечити в потрібний момент потрібну кількість матеріалів для виробництва запланованої продукції. Від управління запасами значною мірою залежить величина фінансових результатів підприємства. Так, якщо підприємство має запаси менші ніж необхідно, то можливі простої виробництва, під час яких робітникам потрібно платити заробітну плату, штрафи за невиконання договірних зобов’язань, зменшуються обсяги виробництва. При запасах більших ніж необхідно, в першу чергу, вилучаються з обігу грошові кошти, які могли б бути вкладені в інші проекти або покладені на депозит у банку. Якщо ж на підприємстві не достатньо коштів, то воно бере для закупівлі матеріальних запасів кредит у банку.

Важливим моментом в управлінні матеріальними запасами є оцінювання витрат на їх зберігання, вантажно-розвантажувальні роботи. Так, при перевищенні оптимального рівня запасів потрібно мати додаткові приміщення. Крім того, підприємства для зменшення ризику втрат матеріальних запасів проводять їх страхування, в тому числі й надлишкових запасів. Це свідчить про те, що і при збереженні матеріальних запасів підприємство може понести витрати, яких можна запобігти.

З обсягом витрат, пов’язаних з матеріальними запасами, тісно пов’язані витрати щодо виконання замовлень на них. Витрати щодо виконання замовлення включають витрати, пов’язані з оформленням замовлення, витрати на телефонні переговори та відрядження з укладання договорів поставки, транспортні витрати, витрати з приймання замовлення.

Якщо розглянути взаємодію витрат на збереження запасів і виконання замовлень, то вони мають тенденцію компенсувати один одного. Так, при збільшенні обсягу замовлення зменшуються витрати на його виконання за рахунок економії транспортних та інших витрат, пов’язаних з ним. Крім того, продавці при більшому обсязі замовлення зменшують ціну за одиницю, або при певному обсязі замовлення зобов’язуються доставити його власним транспортом. Водночас збільшуються витрати, пов’язані зі збереженням матеріальних ресурсів. При зменшенні ж обсягу замовлення, збільшуються витрати на річний обсяг ресурсів і зменшуються витрати на їх зберігання. Тому важливим моментом управління запасами є визначенім їх оптимальної величини.