Система планування

Деякі з основних проблем керівників полягають у тому, що вони:

• часто прагнуть одразу виконати великий об’єм роботи;

• розподіляють свої сили на окремі, часто незначні, але які здаються необхідними справами.

Тому встановити пріоритет – означає прийняти рішення про те, яким із завдань необхідно надати першочергове, другочергове, тощо значення.

Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених в план, відповідно до їх значення – основне завдання керівника, менеджера в організації своєї праці.

Відоме таке співвідношення 80 : 20 (принцип Парето). Принцип, сформульований італійським економістом Вільфредо Парето (1848–1923 рр.), багаторазово був підтверджений на практиці в самих різних сферах.

Принцип Парето в загальному гласить, що всередині кожної групи чи множини малі частини мають набагато більшу значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі.

(20% запасів зазвичай складають 80% вартості обладнання;

20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;

80% клієнтів (товарів) приносить 20% обороту чи прибутку;

20% помилок обумовлюють 80% втрат і навпаки тощо).

У повсякденній роботі це означає, що не слід братись за найлегші, цікаві, чи ті, що потребують мінімальні витрати, справи. Необхідно починати до завдань, справ, відповідно із їх значення та важливості.

Спочатку – небагаточисленні “життєво важливі проблеми, а вже потім – багаточисленні другорядні.

Чотири покоління управління часом

Організація і управління на основі пріоритетів – це результат еволюції трьох поколінь теорії.

Кожне покоління теорії базується на основі попередньої і кожна з цих теорій дає все більше можливостей керувати своїм часом та своїм життям.

І покоління характеризується записками, пам’ятками, наявністю записних книжок. Це була спроба упорядкувати і систематизувати все, що вимагає від нас витрат часу і сил.

ІІ покоління характеризується появою календарів і ділових щоденників. Це спроба подивитися вперед і спланувати події і свою діяльність на майбутнє.

ІІІ покоління це сучасний етап управління часом, для якого характерна ідея виділення пріоритетів, цінностей і порівняння значимості різних справ. А також постановка конкретних цілей – довгострокових, проміжних і короткострокових, а також щоденне планування. Це націлює на відповідну продуктивність та ефективність роботи.

Сьогодні вже існує ІV покоління. Воно характеризується тим, що фокусує нашу увагу на збереженні і розвитку відносин з людьми і, як результат, – на досягненні відповідних успіхів, тобто концентрація на підтриманні балансу вкладання ресурсів та отримання результату.

Матриця управління часом

	Термінові справи	Нетермінові справи
Важливі	Справи: Критична ситуація; Невідкладні проблеми; Проекти, строки виконан­ня яких закінчуються	Справи: Професійне самовдосконалення; Підтримання РС; Налагодження зв’язків; Пошук нових можливостей планування; Підтримання своїх життєвих сил
Не важливі	Справи: Відволікання: телефонні дзвінки, кореспонденція, повідомлення; Деякі засідання; Невідкладні справи, які мають відбутися; Розповсюджені (поши­ре­ні) види діяльності	Справи: Деталі, які забирають час; Кореспонденція; Дзвінки; Пуста трата часу

Ми схильні вирішувати проблеми термінові та неважливі (важливі – це ті, що мають відношення до кінцевого результату, до наших життєвих цілей). Саме ці проблеми бомбардують нас щоденно.

Що в результаті дає нам виконання цих справ.

Результати	Результати
Стрес Самозгоряння Управління в умовах кризи Постійний пожар і “вічна війна”	Бачення перспективи Баланс Дисциплінованість Контроль Мала кількість кризових ситуацій

Результати:	Результати:
Концентрація на короткотермі­но­вому; Управління в умовах кризи; Репутація “хамелеона”; Усвідомлення беззмістовності ме­ти і планів; Відчуття себе жертвою, що не во­ло­діє собою; Слабі або розірвані відносини	Повна безвідповідальність; Звільнення з роботи; Залежність в основних питан­нях від інших людей чи орга­ні­зацій

Розуміння значимості справ ІІ-го квадрату (які становлять 20% усіх справ і виконання яких дає 80% успіху в досягненні життєвих цілей) орієнтує і спрямовує керівника, менеджера на внутрішню орга­нізацію себе, своїх планів і цілей.

Тобто, теорія четвертого покоління часу потребує не тільки планування свого часу з урахуванням пріоритетів, що створює ефективність роботи, а й відповідає на запитання “заради чого?”, “з якою метою?”, “яка кінцева мета?”, тобто, яка результативність цих дій, справ.

Якщо наша драбина не до тієї стіни, то кожен її щабель наближає не до того місця. Можна бути дуже зайнятими, продуктив­ними, але по-справжньому ефективними стати лиш тоді, коли уявляти кінцеву мету.

Ефективно управляти іншими керівник, менеджер може тільки тоді, коли він ефективно управляє самим собою. Ефективно керувати своїм життям – значить базуватися на значимих принципах, розуміти смисл свого життя і направляти свої зусилля не тільки на термінові, а й на важливі справи, підтримувати баланс, приділяти увагу спочатку людським стосунками і результатам, і лише тоді – часу.

 Питання для самоконтролю

1. З яких блоків складається модель керівника?

2. Принципи роботи керівника.

3. Які цілі реалізуються в діловій кар’єрі?

4. Поняття про стиль управління. Якими факторами він визна­чається?

5. Яке практичне значення має ефективне використання часу?

6. Як життєві цілі співвідносяться із плануванням, прийняттям рішення?

7. Покоління управління часом.