Як ефективно використати робочий час

“Не має нічого більш легшого, ніж бути

зайнятим, і немає нічо­го більш важчого,

ніж бути результативним”.

Аллен Маккензі

Древні мореплавці говорили “Пливу не так, як вітер дме, а як парус поставлю!” Багато менеджерів дуже сильно орієнтуються на процес діяльності, на корисність дії і дуже слабо – на кінцеву мету, тобто на результативність.

Багато менеджерів надають перевагу:

• правильно робити справи замість того, щоб робити правильні справи;

• вирішувати проблеми, замість того, щоб створювати творчі альтернативи;

• зберігати засоби замість того, щоб оптимізувати використаних засобів;

• виконувати обов’язки замість того, щоб досягти результатів;

• знижувати витрати замість того, щоб підвищувати прибуток.

Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається своїм часом.

Ефективне і раціональне використання часу є результатом наукової організації своєї праці, режиму робочого часу і відпочинку, вміння визначити пріоритетні завдання, повага до іншої людини в процесі ділового спілкування.

Ефективне використання часу – це культура управління.

Ефективне використання часу – це етика та культура ділових стосунків.

Ефективне використання часу – це етика ділового спілкування.

Успішні керівники мають різні риси характеру і якості. Але одна риса поєднує їх: вони свідомо і системно використовують свій час і звільняються для виконання істинно управлінських функцій і для відпочинку.

Знаходьте час для роботи – це умова успіху.

Знаходьте час для роздумів – це джерело сили.

Знаходьте час для гри – це секрет молодості.

Знаходьте час для читання – це основа знань.

Знаходьте час для дружби – це умова щастя.

Знаходьте час для мрії – це шлях до зірок.

Знаходьте час для кохання – це істинна радість життя.

Знаходьте час для веселощів – це музика душі.

Передумовою того, що в вашому режимі дня щось зміниться, перш за все є уявлення про те, куди йде ваш час, що конкретно і як ви робите. Часто це уявлення є досить помилковою. Ви, навіть, не уявляєте, скільки вашого часу йде на непотрібні справи.

Людина, гуляючи по лісі, зустріла лісоруба, який довго і вперто пиляв повалене дерево. Перехожий підійшов ближче, щоб роздивитись, чому робота дається так важко, і сказав: “Вибачте, але мені здається, що ваша пилка тупа. Чи не хотіли б ви її погострити”. Лісоруб простогнав: “Та для цього у мене немає часу – повинен пиляти!” Так часто і ми буваємо в ролі лісоруба, якому ніколи погострити пилку.

Як сказав Марк Твен: “Після того, як ми повністю втратили із виду ціль, ми подвоїли свої зусилля”.

Отже, по-перше, людина повинна чітко усвідомлювати свої життєві позиції, а також ближчі – трудові досягнення.

Постановка мети означає погляд в майбутнє, орієнтацію і концентрацію наших сил і активності на тому, чого потрібно досягти. Таким чином мета описує кінцевий результат. Справа не в тому, що ви робите, а в тому, для чого ви це робите. Саме мета спонукає до дії. Без мети відсутні критерії оцінки, за якими ви можете виміряти свої затрати праці. Навіть найкращий метод роботи нічого не значить, якщо ви завчасно чітко і однозначно не визначили те, чого ви хочете.

Троє будівельників працювали, “Що ти робиш? – запитали першого. “Кладу цеглу, – відповів той. “Що ти робиш?” – запитали другого. “Заробляю на життя”. “А що ти робиш?” – запитали третього. “Будую храм”.

Передумова планування, а значить, і успіху заключається в знанні того, що коли, в яких масштабах необхідно досягти.

Постановка мети є безумовною передумовою планування, прийняття рішень і повсякденної роботи.

До життєвих цілей відносяться:

Особисті цілі (по відношенню до сім’ї, дітей, близьких людей), які можуть бути:

• довгострокові (на основі життєвих принципів, кредо);

• середньострокові (5 років);

• короткострокові (12 місяців).

Професійні цілі:

• довгострокові (цілі кар’єри);

• середньострокові (5 років);

• короткострокові (12 місяців).

Кожна мета має смисл тільки тоді, коли встановлені строки її реалізації і сформульовані бажані результати.

При цьому необхідно пам’ятати про свій фізичний стан, само­освіту, підвищення рівня кваліфікації, про свій культурний роз­виток.

Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, необхідно ясно зрозуміти, наскільки обмежений бюджет часу.

Основне правило планування часу включає 60% запланованої активності, 20% непередбаченої активності (ресурси часу і неплановані дії) і 20% спонтанної активності (управлінська діяльність, творчість).