Чітко писати – чітко мислити

Перед керівником, менеджером постійно стоїть проблема: як краще викласти свої думки на папері. Завдання складне тим, що метою письмового розпорядження є вплив на поведінку інших людей в даній організації, фірмі.

Щоб зміст документа був зрозумілим, однозначним, направленим на вирішення конкретних проблем, необхідно:

• позбавитись багатослів’я;

• скоректувати відповідний тон;

• чітко визначити позицію.

Навіть поява на вашому робочому столі комп’ютера не позбавить вас від необхідності формулювати резолюції, писати звіти і подавати заявки керівництву на отримання тих чи інших виробничих ресурсів.

Робота зі службовою документацією – особливо складна сфера діяльності керівника, тому що враження від невдалого формулювання відразу розпізнати не вдається, виправити його набагато важче, ніж помилку, зроблену при особистому контакті.

Щоб уникнути подібних збоїв і не дати вирости паперовим “горам”, корисно пам’ятати, що:

• ваша перша резолюція на документі вже повинна стати початком вирішення пов’язаної з нею проблеми, а не просто свідченням оволодіння вами функціями “диспетчера”;

• паперотворчість – це не показник вашої високої і якісної роботи, точніше – це негативний показник;

• документи з другорядних питань можуть і не лягти на ваш стіл – розібратись в них по силах і підлеглим;

• краще витратити час на навчання підлеглих умінню готувати службові документи, ніж самому їх всі переписувати в останній момент;

• ефективною буде робота з кореспонденцією тоді, коли для початку ви її розділите за складністю, і почнете із самих складних і неприємних.

Процес мислення нерозривно пов’язаний з мовою, а службовий лист – та ж мова, тільки перенесена на папір. Тому відточуючи свої вислови, ви одночасно відточуєте і свою думку.

 Питання для самоконтролю

1. Чому від уміння говорити часто залежить успіх, кар'єра?

2. Що включає техніка мовлення?

3. Значення має структури мовлення.

4. Чому вміння ставити питання має практичне значення?

5. Правила формулювання запитання.

6. Коректні засоби спілкування.

7. Мета використання некоректних засобів суперечки.

8. Вимоги до написання службової документації.

Література

1. Бухтій Л.В. Ораторське мистецтво. 1997. – 84 с.

2. Липсиц И.В. Не повторить ошибок. Практические советы руководителя. – М.: Экономика, 1988. – 250 с.

3. Тофтул М.Г. Логика. – К., 1999. – 280 с.

4. Хоменко І.В. Логіка. Практикум. – К., 2002. – 120 с.

8 Уміння слухати

1. Слухання в процесі спілкування.

2. Слухання як активний процес.

3. Нерефлексивне слухання.

4. Рефлексивне слухання.

5. Як навчитися правильно слухати.

Слухання в процесі спілкування

Слухання є однією з основних ланок процесу спілкування. Від його ефективності залежить ефективність спілкування.

Слухання ефективне тоді, коли йде безперервна оцінка сказа­ного співрозмовником і вами. Необхідно вміти також “слухати” самого себе.

Будь-яка ділова розмова повинна викликати в учасників інтерес. Інтерес – це емоційний прояв пізнавальних потреб особистості. Він викликає увагу, активне мислення. Якщо вам вдається втримати інтерес співрозмовника до розмови, до даної теми, його мимовільна увага поступово перейде в післядовільну.

При цьому необхідно пам’ятати, що в діалозі, при безпосе­ред­ньому слуховому сприйнятті співбесідника, зменшується значення слів, збільшується роль ситуації, міміки, тестів, інтонації, саме тому мова, що звучить, простіша, доступніша.

Але існують норми зовнішнього прояву почуттів у діловому спілкуванні. Стриманість в інтонаціях, силі голосу, в міміці і жестах впливає на співрозмовника сильніше, ніж нестримані оклики, гучний голос, надмірна жестикуляція.