6.2. Підготовка до переговорів

На етапі підготовки потрібно опрацювати три аспекти проведення переговорів: змістовний, організаційний і тактичний.

Змістовний аспект визначає ієрархію (і відповідно значимість) цілей переговорів, головний сенс пропозицій або проблем, які виносяться на переговори, можливі варіанти розв’язання питань та шляхів досягнення поставлених цілей. Зміст переговорів визначається не тільки конкретним предметом майбутніх переговорів, а й системою наявних інтересів та можливостей їх реалізації у певній ситуації або у майбутньому. Тому змістовний аспект переговорів включає:

• необхідність ретельного аналізу наявної ситуації;

• прогнозування найімовірніших варіантів та зміни;

• проектування найбільш сприятливих умов, навіть якщо їх створення є малоймовірним за нинішніх ситуацій. У великих фірмах звичайно створені спеціальні відділи, які займаються опрацюванням зазначених питань, на підставі чого визначаються найбільш перспек­тивні розробки та напрямки діяльності фірми.

Організаційний аспект охоплює коло питань, починаючи з місця, часу та загального антуражу проведення переговорів і закінчуючи підбором команди з точним розподілом функцій та ролей, виконуваних кожним її членом на переговорах.

Організаційний аспект підготовки означає розв’язання таких питань: “Хто? Де? Коли?” Підбір команди є головним завданням при підготовці переговорів. Ідеальних людей немає, тому проблема підбору команди зводиться до пошуку та залучення необхідних людей (або спеціального їх навчання).

Тактичний аспект забезпечує необхідну професійну опрацьо­ва­ність висунутих пропозицій. Він включає в себе весь обсяг конкрет­них питань: від тактико-технологічних характеристик пропози­цій до фінан­сових та юридичних деталей.

Це питання становить особливий інтерес для бізнесменів-початківців. Одного проекту пропозицій щодо змісту майбутньої справи для успішних переговорів недостатньо, він має бути доповнений програмою його реалізації. При цьому завжди виникає безліч питань фінансового та юридичного характеру. Досвідчені бізнесмени та підприємці добре знають це коло питань і виходять на переговори підготовленими.

Останнім завершальним кроком при підготовці до переговорів можна вважати конкретизацію дій членів команди на поведінковому рівні.

Опрацювання трьох зазначених аспектів передбачає такий рівень інтелектуальних здібностей та професійних знань, який прак­тично недоступний окремій людині. Звичайно ж, у житті ми часто-густо стикаємось з фактом індивідуальної підготовки та проведення переговорів, проте докладніший аналіз такої практики засвідчує значно нижчий рівень її ефективності та, що найголовніше, вимушений, але неминучий перехід до групової роботи.

Стратегія і тактика ведення переговорів

Стратегічні підходи до проведення переговорів.

Жорсткий підхід – обидві сторони, зайнявши протилежні позиції, вперто відстоюють її, застосовуючи тактовні прийоми, щоб ввести противника в оману відносно істинної мети, і роблять невеликі поступки, необхідні для продовження переговорів. У ході переговорів суперечка може перетворитися у змагання волі, і згоди може бути не досягнуто.

М’який підхід – кожна сторона вважає іншу сторону дружньою. Замість того, щоб робити ставку на досягнення перемоги, вони підкреслюють необхідність досягти хоча б згоди. Стратегія м’якого підходу полягає в тому, щоб робити пропозиції і йти на поступки, довіряти іншій стороні, бути дружелюбним і поступатися для уникнення конфронтації там, де це необхідно. За такого підходу сторони можуть прийти до незрозумілих і нерозумних угод.

Принциповий підхід, альтернативний до наведених вище. Він орієнтований на ефективне досягнення результату.

Про кожний метод можна зробити досить вірний висновок за допомогою трьох критеріїв.

• Переговори повинні призвести до такої угоди, яка б максимально задовольняла інтереси кожної сторони, справедливо регулювала суперечності, була довгостроковою і брала до уваги інтереси суспільства.

• Переговори мають бути ефективними, без втрат, якими, як правило, супроводжуються угоди, пов’язані із проханням не поступа­тися своїми позиціями.

• Стосунки між сторонами повинні покращитися чи, щонай­менше, не зіпсуватися.

Найбільше поданим критеріям відповідає принциповий підхід.

Авторами принципового підходу до проведення переговорів є американські спеціалісти Гарвардської школи права Р. Фішер і У. Юрі, які виклали його в своїй книзі “Шлях до згоди і переговори без поразки”.

Підготовка до переговорів включає два основні напрямки роботи: вирішення організаційних питань і відпрацювання основного процесу переговорів.

Організаційними питаннями є:

• складання плану прийому партнерів;

• формування групи учасників переговорів;

• визначення місця та часу проведення переговорів;

• складання порядку денного кожного засідання;

• погодження із зацікавленими організаціями певних питань.

Організаційне рішення цих питань слід доручити найбільш відповідальним і серйозним працівникам.

Вдала підготовка до переговорів передбачає завчасний розгляд максимально можливої кількості варіантів рішень.

В ході підготовки до переговорів спеціалісти рекомендують обміркувати відповіді на питання.

Підготовча робота включає і завчасну підготовку документів: заяв, проектів різних угод, протоколів, контрактів, резолюцій.

• Питання для самоконтролю

1. Чому необхідно готуватися до ділових зустрічей?

2. Елементи підготовки до ділових зустрічей.

3. Які організаційні кроки забезпечують успіх ділових

зуст­річей?

4. Принципи ділового спілкування.

5. Суть рекомендацій щодо ведення ділових бесід.

6. Специфіка підготовки до переговорів.

Література

1. Власов Л.В., Сементовская В.К. Деловое общение. – Лен­издат, 1989. – 80 с.

2. Липсиц И.В. Не повторить ошибок. Практические советы руководителя. – М.: Экономика, 1988. – 250 с.

3. Палеха Ю.І. Водерадський Ю.В. Етика ділових стосунків. – К., 1999. – 134 с.

4. Шваб Ю.М., Данчева О.В. Практична психологія в економіці та бізнесі. – К.: Лібра, 1998. – 270 с.

7. Мистецтво правильно мислити і говорити

1. Уміння говорити.

2. Техніка мовлення. Вимоги до виступу.

3. Роль запитання в спілкуванні.

4. Коректні засоби спілкування, суперечки.

5. Некоректні засоби спілкування, суперечки.

6. Чітко писати, чітко мислити.

Уміння говорити

Від уміння говорити нерідко залежить успіх, авторитет, кар’єра. Для того, щоб навчитися добре, змістовно говорити, змістовно говорити, необхідно збагачувати свої знання й досвід, удосконалювати професійну освіту, всебічно розвивати свою особистість. Вміння гово­рити завжди розвивається одночасно з розширенням культурного та про­фе­сійного світогляду.

Сутність красномовства полягає в умінні та здібностях пра­вильно і вміло говорити за змістом і майстерно за формою.

Під час підготовки до виступу слід уникати:

• перевантаження виступу матеріалом;

• багатьох однорідних або нетипових прикладів і фактів;

• не стомлювати аудиторію надмірною кількістю цитат, цифр, дат тощо.

Сучасна риторика охоплює такі питання:

• психологія у сфері стосунків між людьми;

• підготовка до виступу;

• побудова і виголошення промови;

• стиль і виклад промови;

• культура, техніка мовлення;

• особистість промовця;

• знання аудиторії.

Про що б не йшла мова, треба вміти говорити, зробити все належне, щоб інша сторона вас зрозуміла. Для того, щоб повідомлення було сприйняте правильно, необхідно:

• добре знати тематику зустрічі;

• спланувати своє повідомлення;

• не зневажати фактами;

• намагатися привернути до себе увагу;

• слідкувати за своєю мовою;

• говорити задля досягнення мети.

Для адекватного сприйняття вас партнерами чи аудиторією слухачів:

• акцентуйте важливі слова та підпорядковуйте їм неваж­ливі;

• змінюйте голос – він повинен то знижуватися, то підвищуватися. Раптове підвищення чи зниження тону голосу виділяє слово чи речення на загальному фоні;

• змінюйте темп мовлення – це надає йому виразності;

• робіть паузу до і після важливих слів.