Вимоги до написання тексту документів.

Підготовка текстової частини документа-одна з найважливіших операцій документування.

Текст складається з логічних елементів: вступу доказу та закінчення.

Вступ готує адресата до сприймання теми. У доказі викладається суть питання. У закінченні формулюється складання документа.

Готуючи текс документа варто дотримуватися таких правил:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документу.

2. Вживати стійкі словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту.

3. Вживати прямий порядок слів (підмет передує присудку), якщо логічний наголос падає на об’єкт дії. Зворотний порядок вживається тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності висловлювання у простих реченнях вживати певний порядок розташування їх членів.

5. Вживати складнопідрядні речення для висловлення причинно-наслідкових зв’язків. Найуживанішими є складні речення із сполучниками: що, який, якщо, внаслідок того що, де, як.

З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини прийняття того чи іншого управлінського рішення.

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та показувати суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа – нейтральний. Текст викладається від третьої особи.

8. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную.

У будь-якому разі викладати текст необхідно за чітко продуманим планом і ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки.

Композиційної структурності діловим папером надає вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад, оптимально визначені характери та обсяг відомостей.

9. Уникати вживання скорочено назва грошових та фізичних одиниць, од виміру, символів, знаків.

10. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

Дефініція терміна; джерела походження, способи утворення, роль для збагачення лексичного фонду української мови.

Термін-це одиниця історично сформованої термінологічної системи, що визначає поняття та його місце в системі інших понять виражається словом або словосполученням, служить для спілкування людей, пов’язаних єдиною спеціалізації, належить до словникового складу мови і підпорядковується її законом. від слова термін утворене слово термінологія, яке означає „сукупність термінів з усіх галузей знання”, а також є назвою розділу лексикології, що вивчає терміни певної мови. Нові поняття, що постають у науці, вимагають нових слів для називання. Тепер у розвинених мовах близько 90 % нової лексики становлять науково-технічні терміни. Останнім часом прискореними темпами розвивається фізика, біохімія, комп’ютерна техніка тощо. Це супроводжується появою термінів-неологізмів.

Нові терміни приходять також на зміну застарілим. Наприклад, терміни бустер і рекордер замінено відповідно новотворними прискорювач на записувальний прилад. Проте історія не знає випадку цілковитого оновлення термінології якоїсь галузі науки за коротший період. Термін не тільки називає, а й логічно-вичерпно, точно визначає поняття, тобто містить у собі більше інформації, ніж термінологічна одиниця лексики.

З мовного погляду з-поміж термінів виділяють однослівні (атом, кисень, синус, корінь) і т.д., терміни-словосполучення(заяча губа, важкі метали).У складі української термінологічної лексики є компоненти, утворені на питомому ґрунті: клітина, водень, множник і т.д.

Термін повинен бути однозначним у межах однієї термінологічної системи. Нерідко до терміна іншомовного походження виникає синонім, створений на рідному ґрунті: алфавіт-азбука-абетка. Це так звані терміни-дублети. Основна сфера застосування термінологічної лексики-офіційно-діловий та науковий стилі. Термін походить від іншомовного слова але пристосовується до особливостей фонетики та словозміни.