Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 491

Определение в базе данных связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к раз­ личным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы дан­ ных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами.

После этого становится возможным соз­ дание запросов, форм и отчетов, в кото­ рых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Ниже приводится пример многотабличной формы.

Как работает связь между таблицами?

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значе­ ниями в ключевых полях - обычно между полями разных таблиц, имеющими одина­ ковые имена. В большинстве случаев с "ключом" одной таблицы, являющимся

10022: LAMAI уникальным идентификатором каждой за­ писи, связывается "внешний ключ" другой

таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах следует определить связь по по­

лям "КодСотрудника" в двух таблицах (рис.11.4). Ключевые поля дают возмож­ ность установить связи между несколькими таблицами (рис.11.5).

"Заказано"

Рис.11.5.

Для того чтобы создать связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таб­ лицы в другую таблицу (рис.11.9).

Тип создаваемой связи зависит от

полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

494 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

Примечание. Если перенести с помощью мыши поле, не являющееся ключе­ вым или не имеющее уникального индекса, создается неопределенное отноше­ ние. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Micro­ soft Access по умолчанию создает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются, и нет гарантии уни­ кальности записей в любой из таблиц.

Уникальный индекс - индекс, определенный для поля с заданными свой­ ствами "Индексированное поле" (Indexed) значением "Да (Совпадения не допус­ каются)". При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений ста­ новится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается ав­ томатически.

Внешний ключ - это одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на ключевое поле или поля в другой таблице. Поле внешнего ключа оп­ ределяет способ связывания таблиц, содержимое поля внешнего ключа должно совпадать с содержимым ключевого поля. Например, таблица "Товары" содер­ жит поле внешнего ключа "Поставщик", которое ссылается на ключевое поле "Поставщик" в таблице "Поставщики". С помощью данной связи в таблице "Товары" для каждого товара выводится имя поставщика из таблицы "Поставщики".

Целостность данных - это правила, обеспечивающие поддержание уста­ новленных межтабличных связей при вводе и удалении записей. Если наложе­ ны условия целостности данных, Microsoft Access не позволит добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице; изменять записи в главной таблице так, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных связей; удалять записи в глав­ ной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.

11.3. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА

Запросы представляют собой средства для извлечения информации из ба­ зы данных, отвечающей некоторым критериям, задаваемым пользователем. В результатах запроса приводятся не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу. С помощью запроса можно определить условие, опи­ сывающее включаемое подмножество записей; при выполнении запроса Access отображает в режиме таблицы только удовлетворяющее этому условию запи­ си.

Запросы могут быть простыми - например, можно вывести все записи, в ко­ торых цена книги превышает 70 руб., - или сложными, в которых производится ряд последовательных сравнений содержимого полей и учитываются альтерна­ тивные условия. Так, в результате запроса могут быть найдены записи о книгах в мягкой обложке, купленных за последние 2 года, и книгах в жесткой обложке, купленных за последние 5 лет.

В основе любого запроса лежит бланк запроса, в строках и столбцах кото­ рого вводятся используемые поля и условия.

Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 495

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Например, запросы позволяют:

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся

вопределенном порядке.

Впроцессе выполнения запроса выбираются

500 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

Использование условий отбора в запросах или расширенных

фильтрах для загрузки конкретных записей

Условиями отбора называют ограничения, которые накладываются на за­ прос или фильтр для отбора конкретных записей. Например, требуются сведения не обо всех поставщиках, работающих с фирмой, а только с поставщиками из Ук­

конкретного поля, нужно ввести выражение в ячейку строки "Условие отбора" для этого поля (рис.11.14). В предыдущем примере таким выражением является строка "Украина".

Выражение - это любая комбинация операторов, имен констант, констант в явном представлении, функций и имен полей, элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение. С помощью выра­ жений определяются условия отбора и вычисляемые поля в запросах. Допуска­ ется использование более сложных выражений, например, Betwen 1000 And

5000.

Можно одновременно определить несколько условий отбора для одного по­ ля или для разных полей. При вводе выражений в несколько ячеек "Условие отбора" Microsoft Access объединяет их с помощью оператора And или Or. Если выражения находятся в разных строках бланка, применяется оператор Or.

Запрос на выборку

Это запрос, в котором формулируются условия отбора данных, сохраняемых в таблицах, и возвращается отбор записей, удовлетворяющий указанным усло­ виям, без изменения возвращаемых данных. После вывода результатов запроса на экран становится возможным их просмотр, а в некоторых случаях изменение данных в базовых таблицах. В отличие от этого, в запросах на изменение проис­ ходит изменение данных.

Сходство и различие между запросами на выборку и фильтрами

Сходство между запросами на выборку и фильтрами состоит в том, что в них проводится поиск и извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Выбор применения фильтра или запроса зависит от того, как предпола­ гается использовать отобранные записи.

Фильтр обычно используют при работе в режиме формы или в режиме таб­ лицы для просмотра изменения подмножества записей. Запрос следует исполь­ зовать для выполнения следующих действий: