Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

Глава 10. Задачи формирования информационной среды города 471

Это обеспечивает практическое исключение собственных целей указанного ме­ тодологического центра как организационной структуры, что минимизирует влияние таких целей на результаты исследований.

Таким образом, изложенное позволяет констатировать следующее:

1.В условиях проникновения рыночных отношений в область существова­ ния средств массовой информации возник комплекс проблем формирования информационной среды города, включающий не только очевидные экономиче­ ские проблемы СМИ, но и нравственное "загрязнение" информационной среды общества, резко отрицательно сказывающееся, прежде всего, на мировоззрен­ ческих установках молодежи.

2.В сложившихся условиях функционирования средств массовой информа­ ции сами властные структуры города оказались в значительной мере в "информационном вакууме", что затрудняет информирование членов общества

охозяйственной, экономической и организационной деятельности администра­ ции города и искажает информационный образ власти.

3.Немаловажными являются в этих условиях аспекты социальной ответст­ венности властных структур, призванных самим своим предназначением активно включиться в решение проанализированных проблем. С этой целью представ­ ляется целесообразным создание при администрации города специального подразделения - "Методологического центра информационных проблем", имеющего специальные функции по созданию научных основ и технологии формирования информационной среды города.

10.2.СТРУКТУРА МЕТОДОЛОГИЧЕСКОГО ЦЕНТРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОБЛЕМ

Основной целевой установкой деятельности организуемого при главе мест­ ного самоуправления "Городского методологического центра информационных проблем" является создание научных основ активного формирования объектив­ ного информационного образа города и его инфраструктурных составляющих, адекватного футуристическому и событийному образу жизненного пространства городской структуры как мегаполиса. В соответствии с этим, главными задачами такого центра должны являться разработка системной методологии, математи­ ческих и семантических моделей и новой технологии формирования информа­ ционной среды города.

Для эффективной работы нового подразделения городской администрации очень важно определение его оптимальной организационной структуры. Цитируя мудрое утверждение Альфреда Чандлера: "Структура определяется стратеги­ ей", - можно уверенно подчеркнуть, что организационная структура городского методологического центра информационных проблем, обеспечивающая эффек­ тивное его функционирование, должна органически вытекать из функциональной структуры этого центра. Функциональная же структура определяется системным представлением комплекса целевых задач центра как на макроуровне, так и на уровнях такой степени детализации, которая обеспечивает информационную

значимость без чрезмерной перегруженности второстепенными, не имеющими значения для главных целевых задач, деталями.

Такая функциональная структура, включающая в себя основные компонен­ ты методологии управления информацией, может быть описана аналоговой мо­ делью, представленной на рис. 10.1.

Компоненты методологии управления информацией

Рис. 10.1. Функциональная структура ГМЦИП

Применяя к задачам управления информацией основные понятия проекти­ рования как операции (то есть, рассматривая процесс проектирования управ-

Глава 10. Задачи формирования информационной среды города 473

ляющих решений как операцию), можно утверждать, что решение этих задач включает в себя три основные стадии: анализ, синтез и оценку. То есть эти три стадии можно определить, соответственно, как "расчленение задачи на части", "соединение частей по-новому" и "изучение последствий от практического вне­ дрения нового решения". Эти три ступени применительно, в первую очередь, к задачам проектирования систем - а информационные проблемы представимы в образе некоторой нематериальной (информационной) системы - могут быть оп­ ределены как дивергенция, трансформация и конвергенция.

Необходимым этапом построения каких бы то ни было моделей принятия решения и синтеза управляющих параметров является системный анализ ин­ формационных потоков. Это необходимое условие является, по сути, диверген­ цией и означает расширение границ проектной ситуации с целью обеспечения достаточно обширного - и достаточно плодотворного - пространства для поиска решения. На этом этапе важным является оптимально детализированное струк­ турирование информационных потоков, создание эффективной классификации информационной массы, а также последующее построение компьютерной базы данных, реализующей этот этап методологии в среде информационных техно­ логий.

Одним из существенных аспектов структурирования информации является ее классификация по уровню проблем, с которыми соотносится та или иная ин­ формационная доза. Эта иерархическая структура может быть описана струк­ турной моделью, представленной на рис.2.2 главы 2. Если внимательно рас­ смотреть расширение процесса формирования информационной среды при включении в этот процесс, помимо вопросов непосредственного создания ин­ формации о каком-либо объекте, также и задачи описания функционирования систем (то есть связей и отношений между описываемыми объектами), и поли­ тические и социальные аспекты, то можно увидеть, что при этом иерархическая структура информационных проблем становится многоуровневой. Эффектив­ ность же процесса формирования информационной среды существенно зависит от верной иерархической ориентации информационных потоков.

Важно отчетливо представлять среду распространения информации - это истина, известная каждому профессиональному журналисту: любой журналист­ ский материал должен иметь адресацию, направлен в конкретный сектор чита­ тельской или зрительской .аудитории. Поэтому в задачах формирования инфор­ мационной среды при системном структурировании информационных потоков должны быть выделены классификационные ячейки, соответствующие структу­ рам среды распространения информации, отличающимся параметрами: воз­ раст, пол, профессия, социальное и семейное положение, условия проживания, материальная обеспеченность, спектр непрофессиональных интересов и т.д.

Существенным является структурирование информации по типу (массовая, служебная), по содержательной структуре (производственно-хозяйственная, со­ циально-проблемная, политическая, культурно-просветительская), а также по способу ее представления (печатная, телевизионная, электронная, аудио- и ви­ деоформы, массово-зрелищная). Следует учитывать при анализе информации взаимосвязи информационных потоков, переплетение их форм и типов, так как одна и та же информация, в принципе, может быть одновременно отнесена к

474 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

различным структурным единицам. Эту неоднозначность важно учитывать и эффективно увязывать при организации проблемно-ориентированных баз дан­ ных, где требуется четкое представление о значениях, помещаемых в записях, в частности, при определении ключевых полей.

Описание способов действий при решении задач управления информацией включает в себя методически повторяющиеся и разовые информационные ак­ ции, которые могут носить плановый (в том числе и долгосрочный) или опера­ тивный характер. Каждый из этих способов имеет свои особенности и методиче­ ские приемы, соответствующие наиболее эффективному их применению в прак­ тике активного формирования информационной среды.

При формировании целевых установок, включающих в себя либо политиче­ ские, либо хозяйственные или нравственные аспекты, следует четко представ­ лять, прежде всего, собственные цели, а также цели противоборствующих или содействующих структур (систем). При формулировании собственных целей важно иметь в виду то обстоятельство, что цели, как уже отмечалось, могут быть позитивные или негативные, в соответствии с тем, что различают два вида проблем: одни из них связаны с разрушением, устранением или ограничением того, что существует, но нежелательно; другие - с достижением или приобрете­ нием того, что желательно, но не существует. Решение проблем первого типа означает избавление от источника неудовлетворенности существующим поло­ жением дел (например, от социальной несправедливости, коррупции) - это нега­ тивные (отрицательные) цели. Решение проблем второго типа означает получе­ ние доступа к источнику удовлетворения (например, это может быть благотвори­ тельная акция, восстановление храма, просмотр высокохудожественного произ­ ведения искусства, и т.п.) - это позитивные (положительные) цели.

Когда мы сосредотачиваем внимание на недостатках существующего поло­ жения дел (негативные цели), то неизбежно рассматриваем эти недостатки не­ зависимо друг от друга. При таком подходе оказывается, что многие из них трудно устранить. Поскольку при стремлении к идеалу (позитивные цели) обна­ руживается взаимосвязь между различными будущими событиями, это застав­ ляет нас рассматривать одновременно множества взаимосвязанных опасностей и благоприятных возможностей как единое целое, как систему проблем.

Целостная система всегда обладает свойствами, которые отсутствуют у ее частей. Таким образом, система решений взаимосвязанных проблем всегда об­ ладает свойствами, которые отсутствуют у ее частей, а ее части, объединенные в систему, приобретают свойства, которыми они не обладали.

Таким образом, проблема определения истинной цели информационной операции представляется весьма важной, так как в соответствии с этим опре­ деляется в математической модели критерий эффективности, который должен полностью соответствовать цели операции.

При проведении любой операции необходимо четко представлять ресурсы, которыми располагает лицо, принимающее решение. По сути, процесс достиже­ ния цели - это процесс преобразования (и расходования) ресурсов при измене­ нии управляющих переменных. Применительно к задачам формирования ин­ формационной среды переменными управления, имеющими определенные ре­ сурсные ограничения, являются экономические, организационные, правовые и

Глава 10. Задачи формирования информационной среды города 475

информационные. Задачи управления информацией отличаются тем, что каж­ дый из видов управляющих переменных имеет свои особенности, структуру, особую предметную область, каждая из которых требует специфических про­ фессиональных знаний. В связи с этими особенностями и ограничения ресурсов по каждому виду переменных управления имеют методические отличия, тре­ бующие различных приемов их описания, как математических, так и семантиче­ ских.

Результатом решения задачи управления (принятия решения) является комплекс управляющих решений по каждой структурной составляющей пере­ менных управления - это программы и распоряжения (организационные пере­ менные), инвестиции (экономические ресурсы), законодательные инициативы и решения (правовые переменные), а также целенаправленные публикации, теле­ визионные репортажи, реклама и т.п. (то есть информационные переменные управления). Вектор управляющих решений как результат выполнения оптими­ зационной задачи управления должен содержать количественные (дозовые) компоненты по каждой из составляющих его структуры.

Построенная таким образом функциональная структура методологического центра информационных проблем на системной основе охватывает весь ком­ плекс задач активного формирования информационной среды города и, путем реализации этих функций в рамках эффективной организационной структуры, позволит принимать оптимальные научно обоснованные решения на уровне го­ родских управляющих звеньев.

На основе разработанной функциональной структуры методологического центра информационных проблем может быть разработана организационная структура, требуемая материальная база, структура средств обеспечения, а так­ же смета затрат на создание и функционирование центра.

10.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СТРАТЕГИЯХ МОТИВАЦИИ

Как известно, мотивация, являющаяся одной из функций управления, зачас­ тую играет решающую роль в достижении целей организации или какой-либо другой структуры.

Неудовлетворенность работой может быть вызвана не только ситуацией, сложившейся в организации, но и какими-либо изменениями в личной жизни со­ трудника, повлиявшими на его целевые установки, а также отличиями во взгля­ дах на реальный мир у сотрудника и руководителя.

Для повышения мотивации неудовлетворенного работника необходимо, прежде всего, выяснить, в какой мере его основные жизненные цели соответст­ вуют целям организации - именно в целевых несоответствиях чаще всего кро­ ются истинные причины неудовлетворенности, а также определить по какойлибо модели (или комплексу моделей и теорий) истинную мотивацию данного сотрудника. После выявления целевых несоответствий и отнесения мотиваций

476 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

сотрудника к определенному типу необходимо найти меры установления необ­ ходимого соответствия.

При выработке стратегии формирования информационной среды города особенно важным становится исследование соответствия жизненных целей на­ селения города с политикой городских властей. Степень этого соответствия ус­ танавливается обычно целенаправленными социологическими опросами.

В целом для практического использования теорий и моделей мотивации можно определить такой алгоритм действий руководителя:

1.Установить (в анкетировании, психологическом тестировании, собеседо­ вании или из других источников информации, в том числе, например, из психо­ логического архетипа) целевые жизненные установки сотрудника (или группы) и основные мотивирующие его деятельность факторы.

2. В соответствии с полученной информацией разработать комплекс меро­ приятий по установлению необходимых целевых соответствий и конкретных ис­ точников мотивации.

Таким образом, совершенно необходимым этапом разработки стратегий мо­ тивации является выяснение целевых установок и системы ценностей как от­ дельного сотрудника, так и определенных социальных групп. Важность этой проблемы и сложность методов реализации данного этапа возрастает с увели­ чением уровня системы управления. Так, если речь идет о небольшой фирме, то достаточным и вполне эффективным может оказаться собеседование, для организации, насчитывающей сотни человек, эффективным является анкетиро­ вание. Если же речь идет о структурах более высокого ранга, например, управ­ лении городом или даже каким-либо его районом, то здесь уже необходимы специальные целенаправленные социологические исследования.

Поскольку с возрастанием ранга исследуемой системы возрастают объемы и сложность работ, неоценимую услугу здесь могут оказать информационные технологии, обеспечивающие высокий уровень формализации задачи и эффек­ тивные методы компьютерной обработки и анализа данных.

При проведении анкетного опроса, целью которого является сбор полезной информации среди большой группы населения, формальная процедура (алгоритм метода анкетного опроса) выглядит следующим образом:

1.Определить управляющие решения, на которые могут повлиять ответы на вопросы анкеты.

2.Охарактеризовать виды информации, имеющие важное значение для при­ нятия управляющих решений.

3.Определить категории лиц, располагающих необходимыми видами ин­ формации.

4.Провести предварительные исследования, чтобы получить представление

ознаниях потенциальных участников анкетного опроса.

5.Составить пробную анкету, отвечающую как процедуре опроса, так и кон­ кретной проектной ситуации.

6. Распространить пробную анкету для проверки вопросов, вариативности ответов и метода их анализа. В случае необходимости доработать анкету.

7.Отобрать наиболее подходящий контингент лиц, располагающих необхо­ димой информацией по исследуемому вопросу.

Глава 10. Задачи формирования информационной среды города 411

8.Собрать ответы на анкету путем личного интервьюирования или другим доступным средством коммуникаций (электронная почта, Интернет, факс, те­ лефон).

9. Извлечь из ответов данные, наиболее полезные для лица, принимающего решение.

Разработка стратегий мотивации для больших и сложных структур управле­ ния, каковым, например, является город, требует больших затрат и времени, связанных, в частности, с обработкой данных анкет и подведением итогов ин­ тервьюирования. При этом важно заранее знать объемы этих затрат, чтобы воз­ можно было эффективно планировать соответствующие работы. Кроме того, в разработке комплексных стратегий, например, стратегии развития города, число переменных, подлежащих анализу в социологическом опросе, может быть весь­ ма значительным, что делает совершенно неэффективным (а часто и невоз­ можным) ручную технологию обработки данных. Здесь большого эффекта мож­ но достичь с использованием имитационных моделей, позволяющих моделиро­ вать соответствующую ситуацию в виде "игры" с компьютером.

Имитационная математическая модель - это алгоритмическая модель, от­ ражающая поведение исследуемого объекта во времени при задании внешних воздействий на объект. Имитационные модели шаг за шагом воспроизводят процесс функционирования систем, в том числе и систем, включающих ряд сто­ хастических переменных. Используя выборочные данные, можно моделировать поведение системы. Методика построения имитационных моделей на базе ме­ тода Монте-Карло изложена в главе 4.

Как уже отмечалось, именно широкое использование информационных тех­ нологий позволяет эффективно использовать методы математического модели­ рования в разнообразных задачах управления. По сути, использование компью­ теров представляет собой концептуальную основу имитационного моделирова­ ния, именно поэтому зачастую эти методы именуют "машинным имитировани­ ем".

Шаги практической реализации имитационного метода рассмотрим на осно­ ве фрагмента моделирования конкретной практической задачи.

Представим, что при подготовке городской программы "Жилье" проводятся различные социологические исследования, в ходе которых необходимо выявить оценку общественного мнения по комплексу вопросов, связанных с видом проек­ тируемого жилья. Первый этап заключается в организации выборочного обсле­ дования и разработке анкеты. Вторым этапом является сбор исходных данных. Предположим, что подготовлена соответствующая анкета и разработан план проведения выборочного обследования. Пусть принято решение, что сбор ин­ формации будет проводиться интервьюерами путем опроса прохожих на улицах крупного города. Ясно, что описанная задача плохо формализуется в силу того, что все аспекты изучаемой проблемы содержат неопределенности. Именно здесь уместно использовать имитационную модель.

Необходимо провести анализ ситуации. Интервьюеру придется останавли­ вать прохожих, спрашивать об их желании или нежелании дать интервью и в случае, если они согласны, задать им соответствующие вопросы из анкеты. При необходимости оценить затраты времени на интервьюирование переменными

являются следующие величины:

1.Интервьюеру придется ожидать прохожего, которого можно остановить. Следовательно, нам необходимо знать величину интервала между последова­ тельными моментами появления прохожих Тп.

2.Желание прохожего дать интервью.

3.Продолжительность интервью.

Для оценки данных, содержащимся в анкете, переменными могут быть сле­ дующие параметры, характеризующие требования к проектируемому жилью:

1.Требуемая площадь жилья на 1 человека (кв.м.). 2.Приемлемая стоимость 1 кв.м. жилья (тыс.руб). 3.Местоположение жилья (центр, "спальный" район, пригород)

4.Тип строения (многоэтажный дом, коттедж, двухэтажный 4-хквартирный дом, малоэтажный дом без лифта).

5.Телекоммуникации (индивидуальная телеантенна, коллективная спутнико­ вая антенна, кабельное ТВ).

6. Пространства общего пользования (защищенный подъезд, навес над площадкой для нескольких человек, устройства для удаления грязи с обуви, общественная прачечная, помещения для хранения верхней одежды и перенос­ ных вещей, места для колясок, тележек, велосипедов).

Могут быть и другие переменные, отражающие включенные в виде вопросов анкеты цели проводимого опроса.

Если нам удастся сгенерировать информацию, отражающую процесс оста­ новки прохожего и его возможное интервьюирование, то мы сможем построить имитационную модель для данной проблемы и, в частности, оценить время, требующееся для того, чтобы набрать необходимое число интервью. Причем данные должны отражать стандартные характеристики переменных, которые были идентифицированы выше. Каждая из этих переменных является стохасти­ ческой, то есть подверженной неопределенности. Наиболее простой способ со­ стоит в сборе определенных данных через проведение испытаний.

Если в качестве испытания выбрать поток из 100 прохожих, то можно по ка­ ждой переменной зафиксировать частоты появления того или иного значения параметра.

После того, как собраны данные для потока из 100 похожих, для каждой пе­ ременной можно построить распределение частот и рассчитать соответствую­ щие значения вероятностей. Предположим, что по результатам испытания, свя­ занных с ответом на вопрос о телекоммуникациях, были зафиксированы сле­

Из общего числа опрошенных 40 человек выразили желание иметь индиви­ дуальную антенну. Следовательно, вероятность того, что некоторый прохожий

Глава 10. Задачи формирования информационной среды города 479

может предпочесть индивидуальную антенну, можно оценить как 0,45. Такие же данные можно получить по всем остальным переменным задачи.

Как эти данные можно использовать для того, чтобы сгенерировать процесс опроса прохожих? Один из методов генерирования - это использование табли­ цы случайных чисел. Таблица случайных чисел заключает в себе цифры от 0 до 9, выбранные случайным образом. Эти числа используются для того, чтобы множеству значений переменной поставить в соответствие множество случай­ ных чисел (например, 0-9, 00-99). Случайные числа ставятся в соответствие значениям переменной пропорционально значениям вероятностей.

Таким образом, из указанных таблиц (в среде информационных технологий используются не таблицы, а компьютерный генератор случайных .чисел) выби­ рается случайное число, и переменной присваивается соответствующее значе­ ние. Так как в данной задаче значения вероятностей указаны с точностью до двух десятичных знаков, мы будем пользоваться случайными числами, содер­ жащими две цифры. Распределение случайных чисел 00-99 для построения модели выбора определенного типа телекоммуникаций представлено в виде следующей таблицы

Если, например, выбирается случайное число 03, то оно принадлежит про­ межутку (00-39) и характеризует выбор интервьюируемым индивидуальной ан-

тенны. Случайное число 47 принадлежит промежутку (40-84) и соответствует выбору коллективной спутниковой антенны. Используя последовательные слу­ чайные числа, сгенерированные компьютером, с помощью приведенных выше данных можно поставить в соответствие каждому прохожему его выбор опреде­ ленного типа телекоммуникаций. Полученные значения можно накапливать и в результате моделировать выбор каждого прохожего. Это моделирование можно осуществлять на компьютере, когда каждое следующее сгенерированное слу­ чайное число моделирует тот или иной выбор каждого следующего прохожего. Таким образом, мы получаем компьютерную модель для этой переменной зада­ чи.

Аналогично могут быть получены локальные стохастические компьютерные модели по каждой переменной.

Теперь все готово к тому, чтобы начать процесс моделирования исследуе­ мой задачи. Будем продолжать этот процесс до тех пор, пока не будет получено (смоделировано) требуемое для релевантности исследования количество ин­ тервью. Для каждой переменной выбираются случайные числа, а затем генери­ руются значения переменных, необходимых для описания поведения системы (выбор прохожим того или иного варианта по каждой переменной).

После того, как имитационная модель построена, необходимо оценить ее

480 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента

надежность, так как мы должны быть уверены в том, что модель воспроизводит формализуемую систему с достаточной степенью точности. Простейший способ оценки надежности состоит в использовании ретроспективных данных и сравне­ нии результатов расчетов, полученных для этих данных по модели, с действи­ тельным поведением системы во времени. Иногда оценку надежности модели (как и в описанном примере) следует основывать на тщательной проверке и оценке используемых распределений вероятностей.

Заметим, что имитационные модели, подобные описанной, достаточно про­ сто реализуются в среде информационных технологий, например, с использова­ нием программы Microsoft Excel.

Методы имитационного моделирования, хотя и не приводят к получению оп­ тимальных решений, как, например, операционные модели, однако позволяют выработать направления стратегии, приводящей к лучшим результатам.

Контрольные вопросы и задания

1.Какие печатные издания СМИ и телевизионные программы пользуются в Ва­ шем городе наибольшей популярностью?

2.Проанализируйте экономические проблемы самых популярных в Вашем горо­ де газетных изданий.

З.Проранжируйте по 10-балльной шкале оценок десять самых популярных СМИ Вашего города по уровню нравственности публикуемых материалов.

4.Как Вы оцениваете социальную ответственность властных структур Вашего го­ рода по отношению к формированию информационной среды? Сделайте под­ робный обоснованный анализ.

5.Проведите анализ СМИ Вашего города и определите долю в них материалов, освещающих практическую деятельность властных структур, в частности, город­ ской администрации.

6.Выбрав какое-либо интересующее Вас средство массовой информации, про­ ведите системный анализ информационных потоков в нем за определенный пе­ риод времени (например, за месяц).

7.Как различаются целевые установки различных СМИ Вашего города?

8.Разработайте анкету по актуальной социальной проблеме Вашего города и проведите подготовительную работу по созданию имитационной модели социо­ логического исследования по стратегии мотивации.

9.На основе данных, полученных при выполнении предыдущего задания, по­ стройте в среде Microsoft Excel компьютерную имитационную модель этой зада­ чи.