9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.
10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.
Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому лицу.
6.7. Использование листков-памяток и формуляров
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется
изадается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листкипамятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся
истандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:
Листки-памятки как средство самоменеджмента
1.Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.
2.Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.
3.Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»).
4.Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.
5.Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.
6.Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.
7.Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.
8.Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.
9.С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.
10.Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.
Применение:
— листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!
Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:
—подготовки командировок;
—подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);
—профессиональной диктовки;
—проблемного анализа;
—контроля за реализацией проектов;
—на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:
Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:
5ступеней составления листка-памятки
1.Выбрать те виды деятельности или занятий:
— которые повторяются;
— одинаково или аналогично исполняются.
2.Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
— что должно быть сделано?
— на что следует обратить особое внимание?
—что подлежит выяснению?
—кого надо проинформировать? И т. д. 3. Составить логическую очередность:
—какие имеются взаимозависимости?
—какие временные ограничения должны быть соблюдены?
—что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?
—где потребуются промежуточные результаты?
4. Произвести группировку:
—какая деятельность повторяется?
—где имеются логические промежуточные связи?
—где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:
—анализ ошибок;
—критические фазы;
—возможности делегирования;