Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы».
Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Когда Вы начнете? Может быть, завтра? Дата:……..
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.
Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
Как поступать дальше?
1.Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня,— это годовой план в общих чертах.
2.Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
3.Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.
4.В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить систему в итоге досоставления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом.
В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.
2.5. Менеджмент с помощью дневника времени
Недостатки обычного календаря-памятки
Вы наверняка и прежде планировали свое время — только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку,
имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.
Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.
Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.
—Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы.
—Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается однозначная ориентация для нашей деятельности.
Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.
10недостатков календаря-памятки
1.Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
2.Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
3.Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
4.День не предусматривается, не планируется.
5.Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).
6.Намечаются совещания без точного определения темы.
7.Не устанавливаются приоритеты.
8.Дела четко не определяются.
9.Не планируется время для рутинных и затяжных задач.
10.Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.
Вывод: используйте дневник времени (ДВ)! Что такое ДВ?
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.
Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени Вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актулизировать свои планы.
Структура ДВ Календарная часть.
—В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.
—Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
—Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
—Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
—Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат.
Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
—порядок подготовки проектов;
—сроки проведения ярмарок и семинаров;
—организационные мини-планы;
—важнейшие понятийные сокращения;
—тарифы зарплаты и доходов;
—список дней рождения;
—почтовые тарифы;