Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеленными задачами.

Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).

За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы.

Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.

Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1)составление заданий;

2)оценку длительности акций;

3)резервирование времени (в соотношении 60:40);

4)принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5)контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

—задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

—невыполненное накануне;

—добавившиеся дела;

—сроки, которые надо соблюсти;

—периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:

В — визиты, совещания, Д —делегирование дел; К — контроль; П — в процессе, в деле;

ПК —поездки, командировки; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка, С — секретарша;

Т—телефонные разговоры;

Ч— процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т п.)

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

В— г-н Мюллер (программа ЭВМ);

В— г-н Шульте (экспертная оценка); П — проект изучения рынка; Т — г-н Шмидт (статистика сбыта); ПР — г-н Гюнтер (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров, Т — г-н Майер (нехватка персонала); Т — Хельмут (вечерняя пробежка).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

—в первом приближении распределять их по приоритетности;

—подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

—перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П — проект изучения рынка; В — Шульте (экспертная оценка);

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили); Ч — специальный журнал для менеджеров; Непродолжительные работы:

Т— Шмидт (статистика сбыта) ПР — Гюнтер (письмо) «Телефонный» блок:

Т— Мюллер (программа ЭВМ)

Т— г-н Майер (нехватка персонала);

Т— Хельмут (вечерняя пробежка).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Т— Мюллер (программа ЭВМ)

Сумма: 10,0

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8- часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).

Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.

Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом: