Істер номенклатурасын толтыруға қойылатын талаптар

Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индекстері көрсетіледі. Индекс ұйымда белгілеген құрылымдық бөлімшенің (қызмет бағытының), қоғамдық ұйымның цифрлық белгісінен және номенклатура бойынша істердің құрылымдық бөлімше (қоғамдық ұйым) немесе бүкіл ұйым шеңберіндегі тақырыбының реттік нөмірімен құрылады. Мысалы, 14-06. Мұнда 14 - құрылымдық бөлімшенің белгісі, 06 - істің номенклатура бойынша реттік нөмірі.

Істе бірнеше том(бөлім)бар болса, индекс "1 -т", "2-т", т.б. деп әрбір томға жазылады.

Істер номенклатурасында әр түрлі құрылымдық бөлімшелер шеңберіндегі бір мәтіннен істер үшін біркелкі рет нөмірлерін сақтау ұсынылады.

Индекстердің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында істер номенклатурасының әрбір бөлімінде бұдан бұрын көзделмеген істерді бастауға бос индекстер белгіленеді.

Істер номенклатурасының 3-бағаны күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

4-бағанда істі сақтаудың мерзімі, тізбегіне (типтік, ведомстволық), ал тізбегі жоқ болған күнде істердің типтік немесе үлгі номенклатурасына немесе істі сақтау мерзімін белгілеуге арналған басқа да негіздеме сілтеме жасалған баптардың нөмірлері көрсетіледі.

Құжаттардың типтік немесе ведомстволық тізбесінде сақтау мерзімі көзделген құжаттары бар істерді номенклатураға енгізу кезінде оларды сақтаудың мерзімдері ұйымның сарапшы комиссиясы мен мемлекеттік мұрағат қызметінің сарапшысы уақытша белгілеп, одан кейін оны Қазақстан Республикасынық Бас мұрағатының орталық сарапшы-тексеру комиссиясы қуаттайды.

Тізбеде құжаттардың нақты түрлерінің сақтау мерзімдерімен бірге көрсетілген "ОСК" немесе "СК" белгісі, бұл құжаттардың бір бөлігінің ғылыми-тарихи маңызы болуы мүмкін және сараптаудың нәтижелеріне қарай құндылары жөнінде оларды тұрақты мемлекеттік сақтауға беру туралы шешім қабылдануы мүмкін деген мағынаны білдіреді.

Істер номенклатурасында сақтау мерзімдерін белгіленген кезде "ОСК" белгісін алып тастауға рұқсат етілмейді.

"Ескерту" деген 5-бағанда құжаттаманы басқару қызметі номенклатурасы қызмет істейтін бүкіл мерзім ішінде істердің сақталу мерзімдерін белгілеген кезде пайдаланылған құжаттар тізбелерінің аттары, істердің басталуы туралы, ауысатын істер туралы, істердің жоюға бөлінгені туралы, істердің қалыптастырылуы үшін жауапты адамдар туралы, істердің одан әрі жалғастырылуы үшін басқа ұйымға берілуі туралы, ақпараттық компьютер жазбасына түсірілгені және компьютерден оқылатын құжаттық қай жерде екені туралы және басқа да белгілер көрсетіледі.

Ұйымның құжаттаманы басқару қызметі күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін, істер номенклатурасының соңында басталған істердің саны (томдары, бөлімдері) туралы тұрақты және уақытша сақталатын істер жөнінде қорытынды жазба жүргізеді. Қорытынды жазбада келтірілген мәліметтер ведомствалық мұрағатқа хабарланады. Бұл жөнінде номенклатурада белгі соғылады.

1-тапсырма. Сұрақтарға жауап беріңіз.

1. Индекс қалай құрылады?

2. Егер істе бірнеше том болса индекс қалай жазылады?

3. Істер номеенклатурасы қай уақытта толтырылады?

4. Қандай жағдайда «ОСК» белгісін алып тастауға рұқсат етілмейді?

5. «Ескерту» деген 5-бағанда қандай белгілер көрсетіледі?

6. Қорытынды жазба қандай жағдайда жүргізіледі?

15-апта 29, 30 сабақтар

Тақырып:Техникалық құжаттама. Оның негізгі түсініктері.Техникалық құжаттар.