Жөнелтілетін құжаттарды өндеу тәртібі

Жөнелтілген құжаттар сұрыпталады, орап буылады, пошта арқылы жөнелту үшін хатталады, байланыс бөлімшесіне табыс етіледі.

Шығыс құжаттары, негізінен, жобаны жасаудан, оны келісуден, виза қоюдан, қол қоюдан (бекітуден), ресімдеуді тіркегеннен кейін құжаттарды жіберуден құралады.

Шығыс құжаттарының қозғалысында, еқ алдымен, құжаттарды жасауға қатысқан бөлімшелердің саны ықпал етеді. Бөлімшелердің саны құжат өтетін инструкциялардың санын, келісім операцияларының санын, виза қоюды, түзетуді айқындайды. Құжаттарды әзірлеуге арналған уақытты қысқарту үшін жобанық көшірмесі даярланады және оны әзірлеуге қатысқандардың барлығына жіберіледі, келісім автоматтандырылған режимде одан да тез жүргізіледі. Құжаттардық саны, онық композициясы мен стилінің анықтығы олармен жасалатын жұмыстарды жеңілдетуге және тездетуге әсер етеді.

Атқарылған және қол қойылған құжат алушыға жіберу үшін ресімделеді. Құжаттар тіркелгеннен кейін экспедицияға жіберіледі. Бұл жерде шығыс құжаттарының дұрыстығы: қызметтік бланкілердің сәйкестігі, қол қойған адамның қолы мен лауазымы, күнінің бар-жоғы, кірістік нөмірі, қосымшалары (егер олар бар болу тиіс болса) және парақтардық саны көрсетіле отырып, мәтіннің соңына ол туралы белгі жасалғандығы тексеріледі.

Конверттерге мекен-жайы жазылғаннан кейін пошталық жіберілімге виза қойылады (тапсырыстық, авиа және т.б.), жіберілімнің күні айқындалады, конверттер пошталық төлемі, күні, мекеменіқ атауын, онық мекен- жайын, жіберілімнің реттік нөмірін механикалық штемпельдік белгімен қоятын машинада маркіленеді. Пошталық жіберілім маркіленгеннен кейін тізімі жасалады. Кіріс құжаттары тіркеу кітабымен бірге байланыс бөлімшесіне беріледі, онда байланыс қызметкері қабылдаған жеделхаттардың саны, байланыс бөлімшесіне олардың жеткізілген уақыты туралы белгі жасайды, қол қояды және өздерінің қойылған қолдарын пошталық штемпельмен растайды.

Құжатты жөнелтуге қабылдап алған құжаттаманы басқару қызметінің қызметкері олардың хатталуының дұрыстығын, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар екенін тексеруге міндетті.

Дұрыс хатталмаған құжаттар орындаушыларына қайтарылады.

Тапсырысты корреспонденцияға жөнелту тізімдемесі хаттап жасалады. Құжаттаманы басқару қызметініқң қызметкері оған өзінің тегін жазып, құжаттық жөнелтілген күнін қояды.

Компьютерде оқылатын құжаттар техникалық талаптарға және таспалар мен оларда РД 50-524-84 бойынша жазылған ақпараттық бүтіндігіне сәйкес жолдама хатпен бірге буылып-түйіліп жөнелтіледі. Жолдама хаттық көшірмесі жалпы негізгі іске тігіледі.

Құжаттар сол күннің өзінде немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей өңделуге және жөнелтілуге тиіс.

1-тапсырма.Мәтінді оқып сұрақтарға жауап беріңіз.

А) Шығыс құжаттары неден құралады?

Ә) Атқарылған және қол қойылған құжат не үшін рәсімделеді?

Б) Шығыс құжаттарының дұрыстығы болып не тексеріледі?

В) Компьютерде оқылатын құжаттар қалай жөнелтіледі?

2-тапсырма

Мәтінді оқыңыз. Жөнелтілген құжаттарды өңдеу тәртібі туралы қандай мағлұмат алдыңыз, ауызша әңгімелеп беріңіз.

3-тапсырма

Құжат,конверт, шығыс құжаттары,кіріс құжаттары, жеделхат, кірістік нөмір,пошта сөздеріне сөйлем құраңыз.

4-тапсырма

Төмендегі сөздердің орысша баламасын табыңыз: құжат,конверт, жеделхат,кірістік нөмір.

5-тапсырма

Сөйлемді аяқтаңыз.

Жөнелтілген құжаттар.......

Шығыс құжаттарының қозғалысында,ең алдымен, құжаттарды жасауға......

Құжаттар тіркелгеннен кейін..... жіберіледі

Конверттерге мекен -жайы жазылғаннан кейін......

Тақырып: Құжаттарды ұйымның ішінде табыс ету.