Жеделхат- телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат

Күнделікті қызмет барысында ақпарат немесе мәліметтің кейбірін екінші адамға, я мекемеге жедел жеткізу қажет болатын жағдай жиі кездеседі. Қазіргі заманда ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері де болғанмен, жеделхаттар да өз маңызын жойған жоқ. Себебі хат жүреді, интернет пен факс қызметі қымбаттау, оның үстіне біз сызба, я фотография жібермейтін болсақ, факсты қолдану міндетті емес. Телефон арқылы жургізілген әңгімені іске тігіп қоя алмайсың, сондықтан ең ыңгайлысы жеделхат болып табылады. Жеделхаттың тағы мынадай артықшылықтары бар:

• мекеменің кез келген қызметкері жеделхат мәтінін құрастырып жібере алады;

• виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау сияқты жұмыстардың қажеттігі болмайды;

• жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан әр кез жіберуші мен алушы жазылғанына қарамастан әр кез жіберуші мен алушы туралы мәліметті растауға болады;

• қажет болған жағдайда жеделхат мәтіні мен онда берілген мәліметті растауға болады;

• жеделхаттар қалай тез жіберілсе, солай тез жеткізіледі.

Телеграф байланысы басқа байланыс түрлерімен салыстырғанда арзан және сенімді. Жеделхат жібере отырып оның белгіленген жеріне ең ұзақ дегенде 10-12 сағаттан соң, қажет болса 1 сағаттан соң да жеткізетіндігіне 100% сенімді болуға болады.

Жеделхатты дұрыс жазу үшін мына жайттарды есте устаған жөн:

• жеделхаттың мәтіні қысқа, дәл, анық, ең ұзақ дегенде 300 сөзден аспау керек. Қысқа жеделхаттың бағасы да төмен болатыны есте болғаны жөн;

• жеделхат мәтінінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды;

• кейбір сөздерді қысқартып жазуға болады, керісінше шатасып кетпес үшін цифралар жазбаша беріледі;

• мынадай ретпен жазылады- алушы мекен-жайы, мәтін жіберуші мекен-жайы;

• жеделхат мәтіні анық оқылатындай болып жазылу керек және ешбір түзетулер(әсіресе, мекен-жайы мен цифралар жазылған бөлінде) болмағаны жөн.

Жеделхаттар ішкі және халықаралық болып бөлінеді. Ішкі жеделхаттарға мемлет ішінде жіберіліп қабылданатындар, ал халықаралық жеделхаттарға шет елдерге жіберлген немесе шет елдерден келгендері жатады. Ішкі жеделхаттар «өкіметтік», «жедел» және «жай» болып үшке бөлінеді. Жедел белгісімен жіберілетіндерге өкіметтік және жедел жеткізілу үшін арнайы жоғары тарифпен төленген жеделхаттар жатады.

Қызметтік жеделхат мәтіні 2 дана етіп дайындалады. Аралығы – 1,5 жоларалық. Жеделхат мәтінінің басы ғана азат жолдан басталады. Екінші азатжол тек қол қойылғанда ғана беріледі. Басқа құжаттар сияқты жеделхаттыңда өз деректемелері болады. Олар: жеделхаттың категориясымен турі, нөмері, күні, жіберілген уақыты, алушының аты мен мекен-жайы, мәтін,қол. Бұл деректемелер сызықтың жоғарғы жағына жеделхаттын формулер деп аталатын бөлімінде жазылады. Сызықтын сыртына төлемдейтін жеделхаттар, яғни жеделхатқа қол қоюшы адамның қызметі, күні, автордың мекен жайы көрсетіледі.

Әр бір мекемеде жеделхаттарды тіркейтін арнайы журнал (4 форматты қатты мұқабалы дәптер) болуы керек. Журнал екі бөліктен турады. Бір бөлігі келіп түскен жеделхаттарға арналады, мұнда мекемеге келген жеделхаттар тігіледі, я желімденеді. Төменгі жағына алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады, бұрыштама(резолюция) жазылады.

Жіберілген жеделхаттар бөлігінде жеделхат мәтіні жазылады. Ол жіберүшінің қолымен расталады. Мұымен жеделхаттың стандарт бланкілерінен туратын арнайы журналдары болады.Бұл журналдар жеделхат стандарт бланкісінен және мәтін көшірмесін қара қағаз арқылы қалдыру үшін таза беттен турады. Мұндай журналдың ыңғайлы жағы – жеделхат мәтіні бірден мекемеде толтырып, арнайы сызылған жерден жыртылып, пошта арқылы жіберіледі де, қөшірмесі қалдырылады.

Жеделхат мәтіні

Мекеме жайы(«кімге»). Алдымен, жеделхатты алушының толық пошта инксі, елдің аты,елді мекеннің аты, типі(қалы,ауыл,т.б.), көшесі, үй нөмірі, корпус, офис нөмірі жазылады.

Мысалы:

480021, Қазақстан,

Астана қаласы,

Мұқанов көшесі,112,офис 14

немесе,

250000, Украина,

Г.Киев,Почтовая пл.,дом 14, кв.55.

Алушының аты-жөні («кімге»). Адресаттың тегі, қажет болан жағдайда өз аты, әкесінің аты толық жазылады, кейде тегінің орнына қызметі көрсетіледі.

Мысалы:

«Директорға» ,

«Білім меңгерушісіне», т.б.

Аса қажет жағдайда шатастырып алмас үшін болмаса, адресаттың аты-жөні мен қызметі қатар жазылмайды.

Тақырып:Факс арқылы жіберілетін құжаттар