Құжаттардың сақталу ағымдарын ұйымдастыру Істер номенклатурасы

Істердің жіктелуіне сәйкес құжаттарды сол істерге негіздеп іздестіру мен олардың есебін жүргізуді қамтамасыз ету мақсатында істер номенклатурасы жасалады. Іс номенклатурасы сақтау мерзімдері көрсетілген, белгіленген тәртіппен ресімделген, ұйымда жүргізілген істер атауларының жүйеге келтірілген тізбесі болып табылады.

Номенклатураны құрастыру кезінде істердің типтік және үлгілік номенклетураларын, сақтау мерзімдері көрсетілген типтік және ведомстволық тізбелерді, ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін, сондай-ақ бұдан бұрынғы жылдардағы істердіқ номенклатураларын, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерді, мұрағатта сақталған істердіқ тізімдемелерін басшылыққа алған жөн.

Істер номенклатурасындағы тақырыптар және оларды құрастыру

Істердіқ номенклатурасына ұйым жұмысының барлық құжатталатын учаскелері, оның ішінде ақпарат- анықтамалық және бақылау картотекаларын бейнелейтін істердің атаулары, жеке істер, істердің номенклатуралары, есептеу орталығы қызметінде пайда болатын құжаттар енеді.

Бір жылдық ішінде шешілген мәселелер бойынша істердің тақырыптары өтпелі тақырыптар болып табылады да, сол индексімен келесі жылдық істер номеклатурасына енгізіледі.

Таратылған ұйымдардың, аяқталмаған істердің тақырыптары да олардың құқылық мұрагері болып табылады, ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.

Баспа басылымдарының тақырыптары істердің номенклатурасына енгізіледі.

Істіқ тақырыбы іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын, басталған істің түрін (алысылған хат, іс) немесе құжаттардың түрлерін (бұйрық, хаттамалар, актілер), сондай-ақ құжаттардық авторлары, хат-хабар жолдаушылар, оқиғалардың болған кезі туралы деректерді, құжаттардың тұпнұсқа немесе көшірме екендігін және басқа нұсқауларды айқын және тұжырымды тұрде бейнелеуі тиіс. Істің тақырыбында жалпылама тұжырымдарды ("әр түрлі материалдар", "жалпы хат алысулар", "түскен құжаттар", "жөнелтілген құжаттар" және т.б.) қолдануға рұқсат етілмейді.

Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру мен ресімдеудің барысында айқындала алады.

Тақырып элементтерінің құрамы іс құжаттарының сипатымен анықталады.

Нақты бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне қарай бір-бірімен байланысы бар құжаттарға сот, тергеу, жеке (дербес) төрелік және басқа істердің тақырыптарында істің бір түрі ретінде "іс" деген термин қолда- нылады.

Бір мәселе жөніндегі құжаттары бар, бірақ іс жүргізудің дәйектілімен байланысты емес осы құжаттардың тақырыптарында істің бір түрі ретінде "құжаттар" деген термин қолданылады. Ал тақырыптың соңында жақшанық ішінде құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі.

Әкімшілік-аумақтық бірліктер істердің тақырыптары белгіленгенде мыналар ескеріледі:

- егер істің мазмұны біртектес бірнеше әкімшілік- аумақтық бірліктерге қатысты болса, істің тақырыбында бұл іс түрінің ортақ атауы көрсетіледі. Мысалы, "Ба лалар ауруханаларын салудық барысы туралы облыстың әкімдермен алысқан хаттар";

- егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда онық атауы істің тақырыбында көрсетіледі. Мысалы, "Ғылыми-зерттеу жұмыстарын үйлестіру туралы институт филиалымен алысқан хаттар".

Елді мекендердің атаулары мынадай тәртіппен келтіріледі: ауыл, қала, аудан, облыс, республика.

Жоспарлы немесе есепті құжаттамалары бар істердің тақырыптарында жоспарлардың (есептердің) қанша уақытқа арнап жасалған кезеңі (ай, тоқсан, жыл) көрсетіледі. Мысалы, "Автокөлік жұмысы туралы трестің тоқсандық есептері".

Егер іс бірнеше томнан немесе бөлімдерден құралған болса, онда істің ортақ тақырыбы жазылады. Содан кейін, қажет болған жағдайда ортақ тақырыптық мазмұнын айқындайтын әр томнық (бөлімнің) тақырыптары қойылады. 1-тапсырма. Мәтінді толық оқыңыз. Жалпы істер номенклатурасы туралы қандай мағлұмат алдыңыз, ауызша әңгімелеп беріңіз.

1-тапсырма

Мәтінді толық оқыңыз. Жалпы істер номенклатурасы туралы қандай мағлұмат алдыңыз, ауызша әңгімелеп беріңіз.

2-тапсырма

Сұрақтарға жауап беріңіз.

А) Істер номенклатурасы қандай мақсатпен жасалады?

Ә) Іс номенклатурасы қандай тізбе болып табылады?

Б) Номенклатураны құрастыру кезінде басшылыққа қандай тізімдемелер алынады?

В) Істер номенклатурасына қандай құжаттар енеді?

Г) Істің тақырыбы қалай белгіленеді?

Д) Істің тақырыбында қолдануға рұқсат етілмейтін тұжырымдамалар.

Е) “Іс” деген термин қандай жағайда қолданылады?

Әкімшілік-аумақтық бірліктер істердің тақырыптары белгіленгенде мыналар ескеріледі..............

3- тапсырма

Сөйлемді аяқтаңыз.

Баспа басылымдарының тақырыптары........

Істердің тақырыптары.

Әкімшілік – аумақтық бірліктер істердің тақырыптары белгіленгенде мыналар ескеріледі..........

Тақырып:Істердің тақырыптарын жүйеге келтіру және оларға қойылатын талаптар