Құжаттарды ұйымның ішінде табыс ету

Құжаттарды құрылымдық бөлімшелер арасында бір- біріне табыс ету құрылымдық бөлімшелердің инспекторлары (хатшылары) немесе құжаттаманы басқару үшін жауапты адамдар арқылы жүзеге асырылады. Құжаттар тіркеу нысанында тиісті белгі соғылып табыс етіледі.

Ішкі құжаттар осы мекеменің шегінде айқындалады және атқарылады. Олардық даярлық және ресімдеу кезеңінен өтуі кірістік құжаттарының даярланғанындай ұйымдастырылады, ал атқарылу кезеңінде ол шығыс құжаттарының бағыттарымен сәйкес келеді.

Ішкі құжаттар құжат жобасын даярлау, ресімдеу, келісу, қол қою, атқару кезеңіндегідей өтеді.

Ішкі құжаттар қозғалысының ерекшелігі жекелеген түрлер үшін олардың бағыттарының әр түрлілігі болып табылады. Хаттамаларды даярлау мен ресімдеу жобаны жасауды және оны келісуді қажет етпейді. Жекелеген лауазымды тұлғалар мен бөлімшелерге тапсырмалы баяндалатын хаттамалар даналары көбейтіліп немесе хаттамалардан үзінді көшірме түрінде соңғысына беріледі. Мекеме немесе құрылымдық бөлімше басшысының атына жіберілген жедел сипаттағы - баяндау жазбаларды, анықтамаларды, мәліметтерді және т.б. құжаттарды олар қарап шыққаннан кейін атқарылу (пайдалану) үшін жалпы тәртіпте беріледі. Бұйрықтардың, нұсқаулардың және басқа да таратушы құжаттардың жобалары шығарылатын құжаттардың заңға сәйкестігін растайтын заң қызметі арқылы өтеді.

Құжат құрылымдық бөлімшеге немесе орындаушыға, құжаттаманы басқару қызметіне табыс етілуге тиіс.

Орындалған құжаттар істер номенклатурасына сәйкес тиісті мәселелер бойынша істерді қалыптастыратын сол құрылымдық бөлімшелерге табыс етіледі.

Басқарудық құрамдық бөлігінің бірі ақпараттарды алу және беру процесі болып табылады. Іс жүргізу қызметкерлері арқылы мекемедегі ақпараттардық түгелге жуық тасқыны өтеді, ізінше олар құжаттарды алудың, өңдеудің және берудің жеделдігіне тікелей әсер етеді. Құжаттарды өңдеу станциясына уақытылы жеткізу құжат айналысын тиімді ұйымдастырудың негізгі шарты болып табылады.

Сондай-ақ, құжат айналысы көлемінің есебі:

• мекемелерге, оның құрылымдық бөлімшелеріне, жекелеген атқарушыларға, іс жүргізу қызметі құрылымдарына жүктемелердің жүктелуін;

• осы немесе басқа құжаттардың бөлімшелердің міндеттері мен функцияларына сәйкестігін;

• мекеменің ұйымдастырушылық және электрондық - есептеу техникасына қажеттілігін айқындау үшін ұйымдастырылады.

Құжаттардың сандық сипатын зерттеу жекелеген құжаттар арасындағы арақатынасты, олардық динамикасын белгілеуге мүмкіндік береді.

Құжат айналымының көлемін айқындау кезінде барлық құжаттар бір рет есепке алынады. Кіріс, шығыс, ішкі құжаттар жеке-жеке есептеледі. Машинкаға басылған көшірмелермен, жедел көбейту құралдарымен көбейтілген көшірмелер бөлек есепке алынады. Құжат айналысының жалпы көлемі көшірмелердің қосынды саны көрсетілетін көлбеу сызықпен көрсетіледі.

Кіріс құжаттарының ішінде мыналар: жеделхаттар, бандеролдар, үкіметтік және жоғары тұрған ұйымдардың құжаттары, ұсыныстар, шағымдар және өтініштер болып көрсетіледі.

Кірістік құжаттардың құрамында үкіметке және жоғары тұрған ұйымдарға жіберілген, басшылық қол қойған құжаттар, жеделхаттар және факстар жеке есептеледі. Құжаттардың көлемітуралы деректері, мәліметтері кезең -кезеңмен жасалып отырады.

Құжаттарды есептеу кезінде құжаттарды тіркеудің көп қырлы мүмкіндігіне, тіркелмеген құжаттардың бар-жоғына, құжаттардың барлығы да экспедиция арқылы өте бермейтіндігіне, телетайптық жеделхаттардың, телефонхаттардың, факстардың көрсетіле бермейіндігіне айрықша назар аудару керек.

Одан басқа, жеделхат сияқты құжаттарды беру тәртібін сақтау қажет. Олар мазмұны бойынша әдетте айтарлықтай аз болғанымен, мекен-жайлары бойынша есепке алынады.

Құжат айналысынық сандық сипаты онық көлемін ғана емес, қайсы ұйымның болсын уақыт бірлігінде өтетін құжаттар көлемінің тығыздығын да көрсетеді.

Құжат айналысы тығыздығының динамикасы, құжат айналысының көлемі әр ай сайын есептеледі.

Осылайша, осы қызмет басқару процесін жүзеге асыру кезіндегі құжаттандыру және құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыру мәселелерін қамтиды.

1-тапсырма

Мәтінді оқыңыз. Құжаттарды ұйымның ішінде табыс ету туралы қандай мағлұмат алғаныңызды ауызша әңгімелеп беріңіз.

2- тапсырма

А) Ішкі құжаттар қандай кезеңдерден өтеді.

Ә) Хаттамаларды даярлау мен рәсімдеу нені қажет етпейді?

Б) Құжат айналасы көлемнің есебі нені айқындау үшін ұйымдастырылады?

3- тапсырма

Төмендегі сөздердің орысша баламасын табыңыз:

Құжат, хаттама, іс жүргізу, мекеме, телефонхат, факс, мәлімет.

14-апта 27,28 сабақтар

Тақырып:Құжаттардың сақталу ағымдарын ұйымдастыру.

Істер номенклатурасындағы тақырыптыр және оларды құрастыру.