4.2. Концепції ситуаційного менеджменту

Поняття ситуаційного керування вперше було введено в науко­вий оборот американським вченим Р.Моклером. Як відзначає Л.І.Євенко, найбільш значними результатами розробок в галузі ситу­аційного менеджменту в США є висновки про те, що форми, методи, системи, стилі керування повинні істотно варіюватися в залежності від об'єктивних умов діяльності підприємства [20].

У рамках ситуаційних теорій — і це відповідає реальності, такі організації розглядаються в якості відкритих, активно взаємодіючих із зовнішнім середовищем систем.

Дослідження в цьому напрямку в США ведуться понад 30 років. Приблизно в той же час працювали і наші вчені (60-70-тіроки): Д.Д. Поспелов, Д.І. Гвішіані, Г.Х. Попов й ін. [13].

Одне з завдань ситуаційного підходу — зрозуміти, як ор­ганізація реагує на мінливі умови і специфічні обставини і яким чи­ном можна формувати типи організацій, системи і процеси керуван­ня, що найбільше відповідають специфічним ситуаціям.

Необхідно відзначити, що до сьогоднішнього часу багато ас­пектів ситуаційного менеджменту не розроблені, немає методів і прикладів ситуаційного керування, відсутня класифікація ситуацій, а більшість робіт авторів зводяться до емпірики ситуацій, тобто до практичного розбору заздалегідь складених виробничих ситуацій чи, як їх зараз називають, — «Case study».

На основі розроблених і уривчастих матеріалів з ситуаційного менеджменту необхідно спробувати відповісти на ряд запитань, що дозволяють мати хоча б загальне уявлення про цю дуже важливу ча­стину загальної системи менеджменту.

Які ж основні положення можна відзначити в ситуаційному ке­руванні?Напевно, насамперед, необхідно представити ті економічні кате­горії, що є основними складовими, компонентами досліджуваної проблеми. Розглянемо їх і дамо короткі судження з кожної категорії з погляду автора і на основі наявного матеріалу, розробленого раніше різними дослідженнями.

Наявність і прояв системного взаємозв'язку елементів ор­ганізації (як відкритої системи) з її зовнішнім середовищем одно­значно приводить до висновку про закономірність виникнення при-чинно-наслідкового зв'язку у виникненні ситуацій. Отже, існує, в принципі, можливість якісного виявлення цих взаємозв'язків, що дозволить хоча б приблизно виконати класифікацію виникаючих си­туацій, що виявляються в просторі й часі.

Аналіз упорядкованих ситуацій і масштабу їхнього розвитку дозволить: по-перше — вгадати, передбачати появу тієї чи іншої си­туації; по-друге — якісно і кількісно її оцінити; а по-третє, вчасно її розв'язати з найменшими втратами для організації.

Один з таких шляхів розв'язку проблемних ситуацій фрагмен­тарно окреслений автором за допомогою рис. 2.2 даної глави.

Базовими елементами концепції ситуаційного менеджменту є на­ступні компоненти, що підлягають вивченню, обліку і застосуванню:

1. Основні ситуаційні фактори:

• стан зовнішнього середовища;

• стан внутрішнього середовища в організації (якісно-кількіс­ний склад персоналу, взаємини, клімат у колективі, стилі керування, культура, якість функцій керування і їхньої реалізації, ресурси і їх погодженість і т.п.).

2. Ситуаційний підхід до розробки управлінського рішення, що орієнтований на вивчення впливу кожної конкретної ситуації на сис­тему виробництва. При цьому імовірність появи стандартних однако­вих ситуацій (через практично незліченну безліч варіантів поєднан­ня ситуаційних фактів) вкрай мала. Ситуації, при яких фактичний хід виробництва роботи значно відрізняється від запланованого (переви­щує визначені межі, встановлені плани), на даний момент часу.

3. Існуюча в організації технологія прийняття і реалізації рішен­ня. Можливість створення ситуаційної підсистеми керування.

4. Роль особистості, індивідуальності стилю керівництва соціотехнічної системи. Людський фактор.

5. Аналіз ситуацій — вивчення параметрів керованого об'єкта, зовнішніх умов і конкретних обставин (умов, ситуацій) його функціонування при розробці і реалізації рішення.Оскільки ситуація може мінятися, керівництво повинне вирішу­вати, як необхідно відповідно поміняти організаційну структуру, щоб зберегти ефективність роботи підприємства.

Ситуаційний підхід намагається пов'язати конкретні прийоми і концепції з певними конкретними ситуаціями для того, щоб досягти цілей організації більш ефективно.

Ситуаційний підхід концентрується на ситуаційних розходжен­нях між організаціями й усередині самих організацій. Він нама­гається визначити, які важливі зміни ситуації і як вони впливають на ефективність організації. Методологію ситуаційного підходу можна пояснити як чотирьохступеневий процес [8].

• Керівник повинен бути знайомий із засобами професійного керу­вання, що довели свою ефективність. Мається на увазі розуміння процесу керування, індивідуальної і групової поведінки, система­тичного аналізу, методів планування та контролю і якісних методів ухвалення рішення.

• Кожна з управлінських концепцій і методик має свої сильні і слабкі сторони чи порівняльні характеристики у випадку, коли во­ни застосовуються до конкретної ситуації. Керівник повинен уміти передбачати імовірні наслідки, як позитивні, так і негативні, від застосування даної методики чи концепції. Наприклад, пропо­зиція збільшити зарплату всім службовцям у відповідь на додатко­ву роботу, імовірно, викликає значне підвищення їхніх мотивацій на якийсь час. Але якщо порівняти приріст витрат з отриманими вигодами, стане очевидним, що такий шлях може призвести до руйнування організації.

• Керівник повинен уміти правильно інтерпретувати ситуацію. Не­обхідно правильно визначити, які фактори є найбільш важливими в даній ситуації і який імовірний ефект може викликати зміну однієї чи декількох перемінних.

• Керівник повинен уміти погоджувати конкретні прийоми, що вик­ликали б негативний найменший ефект і таїли б найменше не­доліків з конкретними ситуаціями, тим самим забезпечуючи досяг­нення цілей організації найефективнішим шляхом в умовах існую­чих обставин.

Ситуаційні теорії управління дають рекомендації щодо того, як потрібно управляти в конкретних ситуаціях. При цьому виділяються чотири обов'язкових кроки, які повинні бути здійснені менеджером для того, щоб домогтися управління в кожній конкретній ситуації [12]:по-перше, управління повинне передбачати здійснення аналізу ситуації з погляду того, які вимоги до організації висуває ситуація і що для неї характерно;

по-друге, повинен бути обраний відповідний підхід до здійснення управління, який би найкраще відповідав вимогам, висунутим до організації з боку ситуації;

по-третє, управління повинне створювати потенціал в організації і необхідну гнучкість для того, щоб можна було перейти до нового управлінського стилю, який відповідає ситуації;

по-четверте, управління повинне зробити відповідні зміни, які дозволяють підлаштовуватися до ситуації.

На основі викладеного концепція розв'язання ситуаційних за­вдань менеджменту полягає в наступному: кожному типу конкретної ситуації, що виникає в організації, повинна відповідати своя послідовність процедури керування з її інформаційним забезпеченням, специфічні форми взаємодії елементів організації, свої критерії і мето­ди прийняття рішень, а також свої об'єкти реалізації управлінських взаємодій. Цим забезпечується можливість адаптації структури керу­вання до динамічно мінливих умов функціонування підприємства, зовнішнього середовища і його елементів.

Таким чином, концепція полягає в розробці комплексу методів і засобів, спрямованих на виявлення і вирішення проблем, що виника­ють на всіх етапах функціонування виробничої системи.

4.3. Суть, джерела і причини появи проблемних ситуацій

Кризова ситуація — переломний момент у функціонуванні будь-якої системи, у процесі якого вона піддається впливу ззовні чи зсередини, що вимагає якісно нового реагування з боку цієї системи.

Основною особливістю проблемної ситуації є те, що вона містить в собі небезпеку, загрозу руйнування виробничої системи. То­му успіх чи невдача ситуаційного менеджменту визначається ступе­нем готовності менеджера фірми до потенційних загроз і їхніх кризо­вих проявів, наявністю резервів, ступенем дублювання, рівнем компе­тенції і досвіду менеджерів, якістю профілактичних заходів, ефек­тивністю застосовуваних методів керування.

Наведений перелік може бути збільшений чи зменшений — не в цьому суть питання. Головне те, що основне завдання ситуаційно-го менеджменту полягає в недопущенні появи кризових ситуацій взагалі, а в крайньому випадку — в ефективній і швидкій їх ло­калізації й усуненні. Витрати часу і засобів на завчасне створення резервних (ситуаційних) систем керування, підготовки антикризо-вих заходів, створення необхідних резервів стають часто більш вигідними, ніж малоефективні поступові (часом помилкові) дії ме­неджерів з подолання кризи на основі попереднього досвіду, інтуїції й ентузіазму.

Звідси випливає ще одне завдання, у якому необхідно розгляда­ти проблеми зменшення й оптимізації запасів сировини і матеріалів.

Складність і багатоплановість ситуаційного менеджменту оче­видна. До сказаного, для переконливості, можна додати ще той факт, що на процес керування, впливає безліч факторів, що мають синерге­тичний ефект (коли 2 + 2 = 5 чи дорівнює -3), тобто заздалегідь не­можливо пророкувати результати їхнього впливу. Одні з цих факторів можуть сприяти, інші руйнувати ті чи інші дії керівника з досягнен­ня запланованих результатів. Причому, у різні відрізки часу сила цих впливів неоднакова. Більше того, деякі фактори взагалі можуть змінювати знак, що ще додатково розширює невизначеність при прий­нятті рішень. У цьому випадку, як ніде, необхідне творче мислення керівника: «А що буде, якщо ...», тобто уміння передбачати зазда­легідь появу різних практичних ситуацій і, що особливо важливо, — можливі наслідки їхнього розвитку.

Крім того, сам керівник, менеджер, його особисті якості, стиль керування і психологічний клімат у колективі, що змінюється, — мо­жуть призвести до помилкових рішень і дій. Тому, одним із завдань ситуаційного менеджменту є забезпечення гарних функціональних результатів — запланованих чи випадкових, за допомогою здорової організації (тобто колективу, що працює в сприятливій соціально-психологічній атмосфері).

З даної обставини випливає формулювання головного завдання ситуаційного менеджменту соціотехнічних систем, що полягає в пе­ребуванні належного балансу між вимогами, висунутими ситуацією, й особистими якостями керівника (як суб'єкта керування), з ураху­ванням зрілості (компетентності, досвідченості) і готовності колек­тиву до співробітництва.

Для глибокого розуміння сутності розглянутого явища — ситу­ації, було б дуже бажаним виявити джерела і причини її появи, а та­кож фактори (хоча б основні), що найбільшою мірою впливають на організацію і її систему керування.Якщо керуватися даними тлумачного словника, то слово «дже­рело» означає:

1. Те, що дає початок чому-небудь.

2. Те, відкіля виходить що-небудь. Слово «причина» тлумачить­ся як «явище», що викликає (обумовлює) інше явище. Напевно, мож­ливо (у першому наближенні) конкретизувати і джерела, і причини виникнення ситуацій.

В узагальненому вигляді джерелами кризових (проблемних) си­туацій можуть бути:

• природні явища;

• екологічні проблеми;

• виробничо-технічні (техногенні) процеси;

• державна і міжнародна політика;

• фінансово-економічна діяльність;

• соціально-психологічні відносини.

Причинами кризових (проблемних) ситуацій можуть бути фак­тори внутрішнього і зовнішнього походження. Зовнішні:

• недостатній рівень наших знань про можливості попередження і подолання імовірної кризи;

• порушення чи нестійкість існуючих і нових соціально-політич­них, господарських, економічних, культурно-психологічних утво­рень і механізмів;

• випадкові відхилення, прорахунки і помилки інженерного, конст­рукторського, управлінського чи політичного характеру;

• навмисні дії конкурентів, постачальників, споживачів, влади, гро­мадських організацій й інших структур близького і далекого ото­чення (прямого і непрямого впливу);

• структурні зміни в суспільстві і зміни політичної властивості;

• соціальні потрясіння і заходи, проведені профспілковим рухом;

• міграція населення і становище на ринку робочої сили;

• нові відкриття і технології;

• промислове шпигунство і витік інформації, що являє собою ко­мерційну таємницю фірми;

• дії засобів масової інформації і поширення компрометуючих слухів, інформації й інших матеріалів, що підривають імідж фірми;

• аварії, техногенні і стихійні лиха, а також інші катаклізми екстра­ординарного характеру;

• погодні умови.Внутрішні:

• конфліктні ситуації виробничого і соціально-психологічного ха­рактеру;

• порушення правил охорони праці, техніки безпеки і пожежної без­пеки;

• проміжні дії у відношенні особистості й організації;

• зміна керівництва;

• розширення чи скорочення діяльності організації;

• звільнення чи прийом нових працівників;

• дії впливових осіб (що сприяють чи заважають роботі);

• поломки машин і аварії на виробництві;

• перевантаження, стреси, хвороби і відпустки працівників;

• стилі і методи керівництва колективом;

• помилкові дії керівництва у виробництві, соціальній політиці і т.д.

Наведений перелік причин і факторів можна, звичайно, продовжи­ти, їх розподіл на зовнішні і внутрішні — дуже відносний. Глибина і ступінь впливу факторів на утворення тих чи інших ситуацій різні, при­рода виникнення носить також різнобічний характер, тому виникає по­треба розглянути дану обставину більш докладно.