7. Система самоменеджмента

Одна из главных проблем сегодняшней России – отсутствие управленческих кадров необходимого уровня. В настоящее время существуют различные подходы к определению того, что следует понимать под профессиональными навыками менеджера.

Наиболее общее определение предполагает, что в эти навыки необходимо включать умение применять на практике все основные методы и приемы, накопленные теорией менеджмента.

Другой подход ограничивает понимание предмета теми навыками, которые вытекают из структуры повседневных управленческих действий руководителя. Менеджер должен уметь выступать, принимать решения, отдавать устные и письменные распоряжения, вести деловые переговоры, внимательно выслушивать собеседника и т.п.

Встречается подход, имеющий только учебные цели. Согласно данной точки зрения, теорию менеджмента можно постигнуть на лекциях, в беседах и с помощью других видов аудиторных занятий. Навыки же будущего менеджера можно получить на деловых играх или же в реальной работе, после которой следует снова сесть за парту для обсуждения полученного опыта.

Студенты, обучающиеся основам управления, испытывают главную трудность в приобретении практических навыков менеджмента. В стенах института они приобретают солидный багаж теоретических знаний, но не знают, как применить их на практике.

Современное предпринимательство требует, чтобы руководители всех уровней могли решать разнообразные задачи в сжатые сроки. Для этого нужна определенная подготовка. Именно возможность получения таких практических навыков дает самоменеджмент.

Самоменеджмент – это наука о самоорганизации и самоуправлении человека, это овладение практическими навыками, которые необходимы каждому из нас для успешной работы. Современная жизнь требует отнюдь не хаотичной организации труда, а напротив, рациональной самоорганизации, контроля над ситуациями и принятия неординарных решений.

Самоменеджмент как способ организации труда позволяет экономить время, рационально организовывать рабочий день, выявлять собственные ошибки, прогнозировать неудачи и научиться преодолевать обстоятельства. В итоге даже тогда, когда со всех сторон сваливаются разного рода задания, можно, благодаря последовательному планированию времени и использованию методов организации труда, лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени для тех или иных функций.

Таким образом, самоменеджмент – это управление собственными ресурсами, т.е. умение их приобретать, сохранять, развивать и рационально использовать, а также быть успешным и самодостаточным человеком.

В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа (см. рис. 7.1.)

Рис. 7.1. Развитие самоменеджмента как науки

Первый этап связан с опытом отдельных людей, которые методом проб и ошибок проверяли эффективность различных приемов в технике личной работы. Начавшись в древние времена, он продолжается и в наши дни в жизни каждого человека.

Второй этап начался тогда, когда появилось разделение труда в этой области. Специализация, являющаяся его следствием, привела к развитию таких способностей как тренировка памяти, рациональное чтение и т.д. Сегодня разделение труда в самоменеджменте продолжает углубляться. Наряду со ставшими уже традиционными разделами (деловой разговор, культура общения и т.д.) появляются новые разработки (управление эмоциями, искусство убеждения и т.д.).

Третий - обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Он заключается в определении необходимых отделов этой науки и построение из их взаимосвязи целого.

Самоменеджмент как наука до конца еще не сформировалась, но, тем не менее, ученые, активно работающие в данной области, выделили несколько правил успешного самоменеджмента.

Первое правило самоменеджмента – постановка четких целей, т.е. нужно заранее наиболее конкретно представить, к чему надо стремиться. Правильно поставленная цель дает ясное представление о результате. Но вместе с этим, нужно понимать, что с течением времени конечные цели могут и должны корректироваться в соответствии с изменяющейся внешней средой.

Второе правило – планирование. Так же как любая организация планирует свою деятельность, каждый человек должен планировать использование своего времени для достижения поставленных целей.

Третье правило самоменеджмента - принятие решений, т.е. нужно установить приоритетность, какое из дел надо сделать в первую очередь, а какое во вторую. Недаром говорят, что если погонишься за двумя зайцами, то не поймаешь ни одного, - поэтому, для повышения эффективности работы, надо концентрироваться на выполнение только одной задачи.

Четвертое правило самоменеджмента – реализация и организация, т.е необходимо организовывать распорядок своего рабочего дня и придерживаться его. Основной принцип организации рабочего дня: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Пятое правило самоменеджмента – контроль. Получая какой-либо результат, его сравнивают с поставленной целью. Если результат соответствует запланированному, то трудовой процесс идет в заданном направлении, если же нет, то надо либо корректировать течение трудового процесса, либо пересмотреть цели. Таким образом, контроль над результатами служит для оптимизации трудового процесса.

Шестое правило самоменеджмента – разработка рационального подхода к овладению информацией и передача ее другим сотрудникам организации.

По мнению авторов книги «Самоменеджмент» Аниты Бишоф и Клауса Бишофа, самоменеджмент – это ключевая техника, которой владеют немногие, и в этом нет ничего удивительного, потому что ни в школе, ни в институте не учат, как ставить перед собой профессиональные цели и их достигать, организовывать свою работу, правильно использовать время и эффективно сотрудничать с коллегами. Уже будучи руководителем, мы начнем понимать, что неорганизованный стиль работы обходится слишком дорого.

Самоменеджмент представляет собой развитие определенных способностей руководителя:

- профессиональные способности,

- дидактические способности,

- гностические способности,

- экспрессивные способности,

- организаторские способности,

- перцептивные способности,

- способности к концентрации внимания,

- конструктивные способности,

- мажорные способности,

- научные способности,

- психомоторные способности,

- авторитарные способности,

- коммуникативные способности,

- личностные способности.

Профессиональные способности – интегральное качество, комплекс, синтез всех остальных способностей.

Дидактические способности – готовность обучать творчески, развивая мышление, приучаться работать сознательно, инициативно и самостоятельно. Умение преподнести материал так, чтобы он стал доступен для подчиненных и был прочно ими усвоен. Одним словом, высокоэффективно обучать работников. Не следует забывать, что каждый менеджер является своего рода учителем, который постоянно развивает людей. Исходный материал для обучения – текущие производственные вопросы.

Основные пути формирования дидактических способностей менеджера – непрерывная работа над собой: изучение опыта коллег, фундаментальной литературы, публикаций по специальности.

Экспрессивные способности - умение менеджера образно и ярко выражать свои мысли с помощью слова, мимики, пантомимы. Речь – зеркало культуры и профессиональной подготовки руководителя. С помощью слова можно дать глубокие знания, убедить в целесообразности напряженной творческой работы, внушить необходимость борьбы с вредными привычками, дисциплинированного поведения. Недаром академик И.П. Павлов называл слово самым сильным раздражителем.

Но нельзя упускать из виду, что слово как способ эмоционального воздействия неодинаково влияет на разных людей. Любой материал необходимо не только хорошо изложить, важно, чтобы он был правильно воспринят и усвоен.

Овладеть искусством речи может каждый. Необходимо чаще выступать, разговаривать на свободные темы, каждый раз анализируя свое выступление, разговор, и в дальнейшем исправлять допущенные ошибки. Для того, чтобы хорошо говорить, надо много говорить.

Перцептивные способности – способность к восприятию внутреннего мира подчиненных, умение выявить их подлинное отношение к работе, к руководителю, почувствовать психическое состояние человека в каждый отдельный момент.

Таким образом, основа перцепции в аналитическом подходе к каждому подчиненному, в готовности формировать в своем сознании значимые детали его поведения, раскрывающие внутренний мир.

Научные способности подразумевают участие в научно-исследовательской работе, желание учиться и трудиться творчески, систематически изучая опыт коллег и литературу.

Научно-технические способности формируются в процессе осмысления и анализа собственного опыта и опыта коллег. Помогают в формировании этой группы способностей контакты с учеными-исследователями и литературные источники.

Авторитарные способности заключаются в умении быстро завоевать уважение, а в дальнейшем - высокий авторитет, в волевом влиянии на подчиненных. Авторитет руководителя зависит от блестящего знания им своего дела, общей эрудиции, культуры поведения, такта, любви к своему делу, серьезного отношения к работе, уважения к подчиненным.

Авторитет руководителя не вечен. Он может укрепляться или, наоборот, утрачивать свою силу. Ему присущи инерция и иррадиация.

Инерция – это длительное отношение к авторитетной личности с уважением или, наоборот, длительное неуважение к человеку, который не сумел завевать авторитет.

Иррадиация – это распространение авторитета на те виды общественной деятельности человека, в которых он себя ничем не проявил.

Наличие инерции позволяет понять, почему завоевать авторитет намного легче, чем вернуть утерянный. Однако завоеванный авторитет не может сохраняться долгое время, если его систематически не подкреплять. Явление иррадиации показывает, почему особенно важно тщательнейшим образом готовиться к первой встрече с подчиненными. Раскачка здесь недопустима. На первой встрече необходимо показать себя с самой лучшей стороны.

Для развития авторитарных способностей необходимо непрерывное самовоспитание. Самовоспитание – первоочередная задача руководителя. Для этого необходимо выявить качества, которые мешают завоевать авторитет, сформировать у себя твердую установку на процесс самовоспитания и проявить волевые усилия, направленные на достижение поставленной цели. Данная задача посильна любому руководителю, специалисту. Необходимо только настроить себя на серьезную, нелегкую работу, на преодоление лени. Верно говорил А.С. Макаренко, что приобрести авторитет, побороть лень можно самовнушением и самовоспитанием деловых качеств. Для этого есть единственный вернейший способ – заставить себя делать то дело, которое нужно делать. Другого способа нет.

Коммуникативные способности – это умение легко вступать в контакты с другими людьми, прежде всего с подчиненными, а в дальнейшем поддерживать с ними правильные отношения. Много легче работать управляющему, если он общителен, внешне одинаково относится ко всем работающим. Немаловажную роль здесь играет искренность в отношениях с людьми. В то же время искренность не должна переходить в панибратство, не должна допускать покровительственных проявлений.

Следует учитывать, что в отношениях с рабочими и служащими опасность встать на путь фамильярных отношений велика, а последствия такой ошибки особенно тяжелы.

Овладеть искусством общения руководителю могут помочь групповые дискуссии и специальные упражнения, направленные на практическое овладение элементарными коммуникациями.

Личностные способности проявляются прежде всего в такте. Такт заключается в умении соблюдать чувство меры в отношении с подчиненными, особенно при проявлении требовательности, которую всегда необходимо сочетать с уважением к окружающим, с заботой о них.

Эффективность любых мероприятий обеспечивается прежде всего строгим порядком. Но, следя за порядком, менеджер не должен становиться педантом, допускать мелочную придирчивость. Только демократ поддерживает подлинно дружеские отношения с подчиненными, без чего трудно добиться положительных результатов в труде. При серьезном отношении к работе управляющий может и даже должен позволить себе шутку, улыбку, рассказ об интересном случае, анекдот. Но такое поведение – не синоним слабости.

Доброе отношение и уважение к работающим необходимо сочетать с высокой требовательностью, принципиальностью. При трудном задании, работе со сложными приборами, решении замысловатых экономических задач необходимо проявить чуткое, подчеркнуто внимательное отношение к тому или иному подчиненному, но оно не должно быть притворным, навязчивым. Непритворное внимание к людям без панибратства и фамильярности – характерная черта педагогического такта.

Организаторские способности предусматривают умение четко, без потерь времени подготовить и провести любое мероприятие. Организаторские способности проявляются в умении дать каждому подчиненному посильное для него задание, создать дружескую обстановку в коллективе и сплотить его.

Структуру организаторских способностей составляют:

- искусство заряжать подчиненных своей энергией,

- умение каждому найти дело по душе,

- творческая и исполнительская инициатива,

- склонность к организаторской деятельности,

- требовательность к себе и другим,

- самостоятельность и житейская практичность,

- настойчивость,

- высокая работоспособность,

- личная организованность.

Американцы хорошо говорят: «Если инженер может уверенно сказать, что в течение полугода он ни разу не опоздал на работу, если он может уверенно сказать, что в течение полугода на работу не опоздал ни один из его подчиненных, если он может уверенно сказать, что в течение полугода к каждому рабочему дню заранее были подготовлены инструмент и оборудование, он может уверенно сказать, что он блестящий организатор».

Организаторские способности формируются быстрее всех других, но с увеличением стажа работы и приобретенного опыта ослабевают. Для их становления важно выработать у себя привычку к систематическому анализу каждого проведенного мероприятия и к дальнейшему исправлению допущенных ошибок, просчетов. Всегда следуйте правилу: все можно сделать лучше.

Конструктивные способности – это способности, позволяющие проектировать будущее подчиненных, предвидеть результаты своего труда, обнаруживать способности сотрудников и заботиться об их развитии, подводя каждого к его потенциальной вершине.

Выработать у себя эти способности нелегко. Необходимо внимательно изучать подчиненных, следить за их жизнью и успехами, фиксировать в своем сознании связи между направленностью личности человека, его личностными особенностями, отношением к труду, коллегам, повышению квалификации, достижениям и неудачам в различных видах деятельности.

Если у руководителя конструктивные способности не развиты и он не может уверенно прогнозировать будущее починенных, то ни в коем случае нельзя делать необоснованных прогнозов, которые могут осложнить последующую жизнь того, кто о них узнал. Ни на ком из подчиненных нельзя «ставить крест». Способности могут проявиться позже, и это зависит не только от задатков, но и от внешних условий: трудолюбия, ответственности и настойчивости в достижении цели.

Основной путь овладения конструктивными способностями – специальные упражнения для формирования и развития воображения, длительное коллекционирование, систематизация и сопоставление опыта полученных результатов руководства людьми. Необходимое для этой группы способностей гипотетическое мышление развивается только в результате интенсивного творческого труда.

Мажорные способности – это оптимизм и юмор руководителя, помогающие активизировать трудовой процесс, любой вид работы и отдыха, предупредить и безболезненно ликвидировать сложный конфликт, снять напряжение.

Оптимизм, бодрый, жизнерадостный тон руководителя не менее важны, чем его профессиональная квалификация и мастерство. Несмотря на тяжелое положение в настоящем, уверен в светлом будущем, в творчестве добра и справедливости, искренне верит в возможности каждого рабочего, служащего.

В арсенале руководителя, обладающего мажорными способностями, и шутка, и веселый рассказ, и вовремя сказанное острое слово. Стать остроумным человеком невозможно, но научиться профессионально использовать шутку в работе может каждый руководитель. Умение видеть противоречия в поведении подчиненных, находить в них комическое – один из показателей зрелости руководителя.

Оптимизм и энтузиазм заразительны. Излишняя же строгость, постоянно сердитое, недовольное лицо руководителя вызывают внутреннее сопротивление, протест подчиненных против каждого, даже разумного его требования.

Способности к концентрации и распределению внимания, т.е. умение в течение рабочего дня и во всех случаях общения с подчиненными держать в поле зрения всю группу. Внимательно наблюдая за подчиненными, нельзя терять контроль за собственной речью, жестами, выражением лица.

Разговаривая с подчиненными, необходимо переводить взгляд с одного лица на другое, подолгу ни на ком его не задерживая, и стремиться при этом создать впечатление у каждого, что именно он является объектом внимания. Но главное – всегда решить задачу дня, качественно выполнить плановое задание, уложиться во времени, успешно довести работу до конца.

Для менеджера, таким образом, важно выработать умение сосредотачивать и распределять внимание, не видеть того, что не нужно в данный момент, отвлекает от основного дела.

Гностические способности – это умение быстро и точно распознать предметы, явления, анализировать их, успешно оперировать отраженными образами.

В структуру гностических способностей входят: анализ своей собственной деятельности, анализ положения в коллективе, анализ поведения и подготовленности каждого подчиненного, способность дать ему объективную характеристику.

Овладеть гностическими способностями поможет руководителю психологическая литература.

Психомоторные способности – обеспечивают двигательные навыки, помогают «соединить голову с руками», знания, опыт, рассуждения здесь необходимы. Рассматриваемые способности предусматривают умение менеджера подбирать индивидуальную технику движений подчиненных во время физической работы. Руководитель, обладающий психомоторными способностями учитывает, что типологические свойства нервной системы обуславливают быстроту и прочность овладения навыком.

Развивая данные способности, т.е. занимаясь самоменеджментом, можно добиться значимых результатов и реализовать свой потенциал.