4. Функции управления

Вся практика становления и развития менеджмента подтверждает большое значение функций менеджмента. Успешная управленческая деятельность в существенной мере определяется глубиной усвоения руководителем природы и содержания функций управления, уровнем их профессионального выполнения.

Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

Функции управления тесно связаны с процессом менеджмента, так как он представляет собой совокупность и непрерывную последовательность взаимосвязанных действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально – экономической системы.

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления).

Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могут выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

Таким образом, под функцией управления понимаются специализированные виды управленческой деятельности, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ и их целевой направленностью.

В литературе по управлению до сих пор недостаточно разработана классификация функций управления по четко определенным признакам. Так называемый функциональный подход к управлению обычно представляется как логическая серия этапов, которые может выбирать руководитель, чтобы осуществлять процесс управления.

Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции, необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели. Выделение каждой функции отдельно делается в процессе исследования и на практике достаточно условно, т.к. они обычно частично совпадают и переплетаются, часто невозможно определить, когда человек исследует или выполняет только одну функцию или где одна функция заканчивается, а другая начинается.

Надо отметить также, что хотя функции выполняются всеми руководителями, они выполняются неодинаково руководителями разного ранга. Следует также заметить, что руководители независимо от ранга редко выполняют все функции во всей полноте. Другими словами руководитель выполняет только часть функции планирования, часть функции организации и т.д. Поэтому очень важно понять соотношение основных элементов каждой функции в процессе управления.

Таким образом, категория функций управления является одной из фундаментальных в теории управления.

Функции управления - это часть управленческой деятельности. Они определяют формирование структуры управленческой системы. Невозможно найти один, универсальный принцип классификации функций управления. Правомерные различные принципы разделения одного и того же объема управленческой деятельности происходят не только под влиянием объекта управления, но и под влиянием законов, присущих самому управлению.

Автором развернутой классификации функций управления с позиций самого управления был Анри Файоль. Критерием классификации он взял фактор времени, и функции в его классификации предстают как последовательные этапы реализации управляющего воздействия и выделил пять основных функций:

1. предвидение и планирование, сущность которых состоит в реализации возможности оптимального использования ресурсов;

2. организация - «выстраивание структуры предпринимательства как материальной, так и человеческой»;

3. отдание распоряжений - «поддержание активности в среде персонала»;

4. координация - «работа вместе, в тесной взаимосвязи, объединив усилия и гармонически действуя», что достигается путем постоянного циркулирования информации, организации регулярных встреч управляющего звена с персоналом;

5. контроль - «наблюдение за тем, чтобы все происходило в соответствии с установленными правилами и сделанными распоряжениями».

Большинство более поздних исследователей согласны с Файолем А. в том, что руководитель выполняет пять основных функций (планирование, организация, отдание распоряжений, координация и контроль), но их перечень отличается от функций по Файолю. Так, Десслер Г. приводит такой набор функций:

- планирование — постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем;

- организация — постановка определенных задач перед каждым подчиненным, разделение на отделы, делегирование части полномочий подчиненным, разработка каналов управления и передачи информации, координация работы подчиненных;

- управление персоналом — решение вопроса об определении стандарта для кандидатов, подбор работников, их отбор, установка стандартов работы, компенсации работникам, оценка выполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие работников;

- руководство - решение вопроса, как заставить работников выполнять работу, оказание моральной поддержки, мотивация подчиненных;

- контроль - установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень продуктивности; проверка соответствия выполнения работ этим стандартам; их корректировка при необходимости.

В отличие от Файоля Адаир Д. - автор модели функционального руководства, описанной в его книге «Эффективное руководство», - полагает, что руководитель выполняет семь основных функций:

1. определение задания. По мнению Адаира, чтобы достичь поставленной цели, особенно при реализации долгосрочных проектов, ее необходимо разбить на ряд конкретных выполнимых заданий;

2. планирование. Задача руководителя состоит в том, чтобы негативную ситуацию превратить в позитивную с помощью творческого планирования. Необходимо творчески мыслить самому, пользоваться идеями других, оценивать возможные варианты и помнить, что в процессе анализа возможностей всегда больше, чем на исходной позиции;

3. инструктаж. После определения того, что делать для достижения цели и когда ее можно достичь, необходимо сформулировать, как это сделать. На этот вопрос отвечает третья функция руководителя — инструктаж. Для руководителя жизненно необходимо умение проводить собрания и писать четкие инструкции. Адаир называет пять основных разделов инструктажа: подготовка; разъяснение; упрощение; оживление; быть самим собой;

4. контроль. Адаир предупреждает, что бесполезно контролировать других, если вы не умеете контролировать себя;

5. оценка работы. Нельзя ожидать, что сотрудники будут хорошо работать, если они не видят результатов труда. Людям нужна оценка их работы. Очень важно, чтобы руководитель умел ценить и отмечать хорошую работу. Обычно оценка включает похвалу, сравнение и осуждение, и охватывает три сферы предложенного плана действий: оценка последствий; оценка работы коллектива; оценка сотрудников;

6. мотивация. Задача руководителя — применить теорию мотивации на практике. Успех стимулирует человека, поэтому высокие, но достижимые цели, регулярные отчеты, похвала, награды дают новый импульс и стимул для работы коллектива;

7. организация. Руководитель сам лично не обязан выполнять работу, но он должен быть уверен, что она выполняется и будут завершена. Его задача состоит в том, чтобы инфраструктура работала эффективно и своевременно. Организованность подразумевает, прежде всего, самоорганизованность, а затем создание структуры, позволяющей коллективу эффективно выполнять работу.

Есть и другие подходы к классификации функций менеджмента. Так, в работе российских специалистов в области управления Зиновьева В.И. и Зиновьевой И.В. предлагается несколько нестандартный подход и выделяются следующие функции менеджмента:

1. структура,

2. финансы,

3. бизнес-план,

4. маркетинг,

5. учет,

6. экономика,

7. логистика.

Такой подход основан на большом практическом опыте работы указанных авторов и активно используется практиками менеджмента, как в России, так и за рубежом.

В таблице 4.1 отражена классификация, в основу которой положен принцип системности.

Таблица 4.1.

Классификация функций менеджмента

Критерий классификации	Состав функций менеджмента
Содержание управленческой деятельности	- прогнозирование и планирование; -организация; - активизация (мотивация и стимулирование); - контроль; - координация; - регулирование; - исследование.
Организационная роль функций	- интеграция (объединение); - дифференциация (разделение).
Направление деятельности	- интрафункции; - инфрафункции (направленность на внешнюю среду).
Сферы развития объекта управления	- управление экономическими процессами (финансы, инвестиции); - управление социально-психологическими процессами (удовлетворенность трудом, атмосфера); - управление организационными процессами (изменения, перераспределение обязанностей); - управление технологическими процессами (технологии).
Этапы производственного процесса	- подготовка производства; - процесс производства; - обеспечение производства; - процесс реализации продукции.
Тип производства	Функции управления разнообразными блоками диверсифицированного производства
Масштаб времени	- стратегическое управление; - текущее управление; - оперативное управление.
Этапность процесса управления	- целеполагание; - определение ситуации; - определение проблемы; -решение.
Основные факторы производственного процесса	- управление продуктом; - управление персоналом; - управление информацией.

Анализ описанных выше классификаций функций менеджмента позволяет утверждать, что область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:

- общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);

- управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);

- конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).

Если структурные стороны деятельности предприятия определены, то все функции управления разделяются на общие и конкретные.

Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления. К ним относятся:

- прогнозирование и планирование;

- организация работы;

- мотивация;

- координация и регулирование;

- контроль, учет, анализ.

Функции, выделяемые по сфере деятельности, называются конкретными. К ним можно отнести:

- перспективное и текущее экономическое и социальное планирование;

- организация работ по стандартизации;

- учет и отчетность;

- экономический анализ;

- техническая подготовка производства;

- организация производства;

- управление технологическими процессами;

- оперативное управление производством;

- метрологическое обеспечение;

- технологический контроль и испытания;

- сбыт продукции;

- организация работы с кадрами;

- организация труда и заработной платы;

- материально-техническое снабжение;

- капитальное строительство.

Таким образом, общие функции управления представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда.

Характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг в друга. Например, планирование организуется, координируется, стимулируется, контролируется, анализируется. Организация планируется, координируется, стимулируется, контролируется и т.д.

Каждый человек планирует свою жизнь, ставит определенные цели и делает определенные попытки, чтобы их достичь. То же самое происходит и с организацией, которая развивается и совершенствуется в соответствии со стратегическими целями. Руководитель осуществляет общую координацию, направляя и организуя все человеческие ресурсы для движения организации вперед.

Когда цель достигнута, то ставится другая, т.е. управление – это циклический процесс, состоящий из конкретных управленческих работ, называемых функциями управления. Можно сказать, что функция определяет необходимые действия (шаги).

Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

Каждая функция управления характеризуется целевой направленностью и имеет свои особенности, однако все они взаимосвязаны между собой и образуют систему. Только их совокупность полностью раскрывает процесс управления.

Можно выделить следующие основные функции управления, которые называются практически всеми учеными в области менеджмента: планирование, организация, мотивация и контроль. Взаимосвязь этих функций представлена на рисунке 4.1.

Рассмотрим подробнее каждую из выделенных функций.

Планирование представляет собой начальную и особо важную, общую (универсальную) функцию в работе менеджеров организации независимо от иерархического уровня и специфики работы. План организации должен быть достаточно детальным, чтобы можно было вовремя предвидеть и решать возникающие проблемы, а также координировать усилия различных подразделений. Гибкость планирования, чтобы специалисты могли реагировать на неожиданные возмущения со стороны внешней среды и с выгодой использовать появляющиеся возможности.

Планирование

Организация

Мотивация

Контроль

Рис. 4.1. Взаимодействие функций управления

Руководители организации должны учитывать, что планирование – это экономическая функция управления, выступающая как основное средство использования экономических законов в процессе хозяйствования. Следует заметить, что при планировании часто базируются на данных прошлого, но стремятся определить и контролировать развитие предприятия в перспективе.

В экономической литературе существует много подходов к пониманию природы планирования:

- принятие на основе систематической подготовки управленческих решений, связанных с будущими событиями;

- опирающееся на определенное понимание реалий формирование образа будущего и поэтому обязательная предпосылка воплощения поставленных целей, непременное условие позитивного продвижения в решении сложных задач;

- процесс, включающий определение конечных и промежуточных целей; задач, решение которых необходимо для достижения целей; средств и способов их решения; требуемых ресурсов, источников и способов их распределения.

Обобщая приведенные выше определения, можно сделать вывод, что большинство авторов в качестве необходимого элемента планирования выделяют определение целей организации и путей их достижения. Таким образом, под функцией планирования понимается определение целей организации и путей их достижения. Основные принципы планирования представлены на рисунке 4.2.

Принципы планирования

Рис. 4.2. Принципы планирования

В зависимости от конкретного критерия специалисты различают различные виды планирования. Рассмотрим некоторые из них.

1. В зависимости от длительности планового периода:

- текущее – охватывает отрезок времени от 1 месяца до 1 года;

- среднесрочное – на срок до 5 лет;

- перспективное – на срок более 5 лет.

2. По степени охвата сфер деятельности:

- общефирменное, т.е. планирование всех сфер деятельности;

- специализированное, т.е. планирование определенных сфер деятельности.

3. По объектам функционирования:

- планирование производства;

- планирование сбыта;

- НИОКР;

- материально-техническое снабжение;

- планирование финансов;

- планирование кадров.

4. В зависимости от регулярности планирования:

- эпизодическое (от случая к случаю);

- периодическое (регулярное).

5. С точки зрения организационной структуры:

- общее планирование деятельности фирмы;

- планирование деятельности дочерних предприятий;

- планирование деятельности отдельных подразделений.

6. По содержанию в аспекте предпринимательской деятельности:

- стратегическое - призвано определить общие, стратегические цели и направления развития фирмы, необходимые для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач;

- тактическое – ориентированы на достижение намеченных целей;

- оперативное.

Таким образом, назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым подразделением фирмы.

Организация относится к числу общих, универсальных функций менеджмента. Она непосредственно связана с планированием и является первым шагом на пути реализации стратегических, тактических и оперативных планов. Цели и задачи, определенные в планах, становятся ориентирами организационного процесса в фирме.

В наиболее общем виде организация как функция управления представляет собой определение элементов управляющей и управляемой систем, пространственно-временных и причинно-следственных связей между ними, а также согласованность их действий.

Организация в сфере управления включает подбор и расстановку персонала, определение видов работ, прав и обязанностей должностных лиц, ответственности, полномочий, а также формирование организационной структуры управления фирмой.

Таким образом, организация – это процесс создания структуры управления предприятием, который дает возможность персоналу эффективно работать для достижения целей.

Имеется два аспекта реализации функции организации:

- деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям;

- установление взаимосвязей между уровнями управления и функциональными областями.

Средством, при помощи которого менеджмент устанавливает отношения между уровнями управления, является делегирование. Делегирование – «это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение». Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет между сотрудниками задачи, решение которых приведет к достижению целей организации.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий подчиненным. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия конкретных его сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не работнику, который занимает ее в данный момент.

Существует две концепции полномочий. Согласно классической концепции полномочия передаются от высших к низшим уровням управления организации. Другая концепция признает существование такой структуры управления, которая часто уменьшает возможности руководителей применять свои полномочия.

Полномочия имеют свои пределы. Внутри организации эти пределы определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями или передаются подчиненному устно. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное и присущее данной должности право использовать ресурсы организации.

Итак, организация как функция управления представляет собой: определение рациональных форм разделения труда; распределение работ среди работников и подразделений; разработку организационной структуры управления; регламентацию функций, работ и операций; установление прав и обязанностей должностных лиц; подбор и расстановку кадров.

Важнейшим условием эффективной работы организации является заинтересованность всех участников трудовой деятельности в достижении ее целей. Для осуществления этого необходимо знать, чем руководствуется человек в своей экономической деятельности, какие цели он ставит и реализует в процессе хозяйствования.

В настоящее время учеными предпринимаются попытки определить круг основных желаний, которые руководят повседневными действиями людей. К ним относят: доминирование над людьми, независимость, любознательность, одобрение, порядок, экономию, честь, идеализм, общение, семью, положение в обществе, месть, еду, физические упражнения, безопасность. На их основе формируются побуждения человека к хозяйственной деятельности, потребности и стимулы, интересы и мотивы.

Для определения сущности мотивации как функции управления следует уяснить понятия «потребность», «стимул», «мотив».

Потребность – это осознание необходимости того или иного блага, ощущение дискомфорта от его отсутствия. Стимул представляет собой конкретную форму и количество богатства, которое присваивает человек в результате хозяйственной деятельности. Мотивы – это побуждения к целесообразной деятельности, труду, вызванные потребностями.

В соответствии с данными определениями приведем несколько определений мотивации:

- процесс, с помощью которого менеджер активизирует работу людей и побуждает их эффективно трудиться для достижения целей организации;

- то, что активизирует, стимулирует человека и направляет его действия к достижению поставленной цели;

- процесс сознательного выбора человеком того или иного типа поведения, определяемого комплексным воздействием внешних и внутренних факторов.

Существование большого количества определений мотивации подчеркивает сложность и многогранность этого понятия. Обобщая эти определения можно сказать, что мотивация рассматривается как процесс внешнего воздействия с целью побуждения к совершению определенных действий, а также мотивация является внутренним состоянием личности, определяющим его выбор и поведение.

Таким образом, функция менеджмента заключается в том, что она оказывает влияние на трудовой коллектив организации в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия и индивидуальных поощрительных мер. Указанные формы воздействия активизируют работу субъектов управления, повышают эффективность всей системы управления организацией.

После того, как определены цели организации и пути их достижения, которые зафиксированы в планах, разработаны организационные элементы функционирования компании, следует отслеживать насколько реальный ход событий соответствует запланированному, анализировать причины отклонений. Этой цели служит функция контроля.

Под функцией контроля подразумевается сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин.

Контроль представляет собой форму целенаправленного воздействия субъекта управления на объекты управления, предусматривающего наблюдение за их деятельностью, установление соответствия действительного хода выполнения данной работы запланированному.

Контроль, как функция управления, включает следующие процедуры:

- сбор информации о фактической деятельности организации;

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов, плановых заданий и нормативов;

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на деятельность организации

Н а рисунке 4.3. представлены требования, предъявляемые к контролю.

Требования, предъявляемые к контролю

Рис. 4.3. Требования, предъявляемые к контролю

Прежде всего выделяют два вида контроля:

1. стратегический – направлен на решение стратегических задач;

2. тактический – призван систематически отслеживать обеспечение выполнения текущих задач, программ и планов.

Наиболее известными формами контроля являются:

- финансовый: осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения отчетности по важным экономическим показателям деятельности по стандартным нормам;

- административный контроль: соответствие хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете.

По времени осуществления контроль можно разделить на три вида.

1. Предварительный – осуществляется до фактического начала работ.

2. Текущий – осуществляется непосредственно в ходе выполнения работы.

3. Заключительный – осуществляется после окончания выполнения работы.

Процесс осуществления контроля в организации сводится к трем этапам, отраженным на рисунке 4.4.

Установление стандартов, т.е. определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени

Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами, определение допустимых отклонений

Коррекция отклонений: действия, принимаемые для корректировки отклонений от первоначального плана

Рис. 4.4. Ступени управленческого контроля

Таким образом, контроль представляет собой одну из важнейших функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на выработке стандартов деятельности, измерения и анализа ее результатов, а также корректировке процессов деятельности компании.

Таким образом, функция управления – это специализированные виды деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда и необходимые для руководства.

Выделение конкретных или специфических функций управления происходит в соответствии с функциональными областями менеджмента, в зависимости от специфики и сферы деятельности организации.