9.4 Организация информационного и технического обеспечения системы управления предприятием

При линейно-штабной структуре управления предприятием, организация информационного обеспечения системы управления возлагается на соответствующие штабы. Под руководством штаба создается вычислительный центр, затем управление разведки, аналитический центр и вся эта система работает над сложнейшей задачей по сбору, сортировке, обработке, хранению и выдаче для командующего (командира) информации, необходимой для принятия решений.

В современных холдинговых компаниях эти функции выполняют ряд специализированных Комитетов, создаваемых при совете директоров холдинга. Однако, четко разработанной структуры, системы информационного обеспечения управления, как это существует в армиях различных стран, в холдингах пока нет.

Рассмотрим основные задачи, стоящие перед системой информационно-аналитического обеспечения управления предприятием.

Коммуникации – это информационный процесс на основе которого руководитель предприятия получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, а затем доводит принятые решения до нижестоящих работников предприятия. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество принимаемых решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Просто невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации являются связующим процессом. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей.

Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей чаще всего происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации руководитель – подчиненный. Исследования показали, что этот вид деятельности составляет основную часть коммуникационной деятельности руководителя, 67 % этой деятельности реализуется между управляющими и связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; а также получением сведений об идеях, и предложениях.

К оммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель сообщение канал связи получатель.

Обратная связь. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

Шум. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информации, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передача информации шумом называют то, что искажает смысл передаваемой информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна только тогда, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо, уметь слушать. Отметим, к сожалению у нас немногие менеджеры научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе необходима для правильного принятия управленческих решений.

Развитие вычислительной техники за последние годы сделало стремительный рывок в направлении внедрения новых высокопроизводительных технологий, при одновременном снижении образовательного уровня массовых пользователей. Кроме того, накоплено значительное количество программного обеспечения, как общего пользования, так и специализированного, предназначенного для менеджеров.

Отметим, основное информационное обеспечение в современных холдинговых компаниях обеспечивают специализированные информационные центры, со специализацией:

• информационные центры дочерних предприятий производят специализированный сбор данных, необходимых для собственных нужд и на их основе, вырабатываются рекомендации руководству для принятия соответствующих решений;

• информационный центр материнского предприятия (головной) обеспечивает сбор и обработку данных, необходимых для анализа и принятия решений по всему ХОЛДИНГУ. Кроме того головной информационный центр выполняет методическое и информационное обеспечение для всего холдинга.

Современные информационные технологии. Последние достижения в области техники и информационных технологий в значительной степени способствуют совершенствованию сбора, обработки, хранения и выдаче информации с весьма высокой степенью автоматизации информационных процессов. В начале 2000 года широкое внедрение ЭВМ и комплекция их сканерами и FAX-модемом фактически создали предпосылки к переходу на безбумажное делопроизводство.

Электронная почта E-mail позволяет значительно сократить почтовые расходы, а главное ускоряет передачу и обработку информации.

Массовое внедрение радио и сотовой телефонной связи, с использованием многофункциональных автоответчиков, позволило повысить качество общения, а также документирование переговоров. Использование интернета позволяет проводить телеконференции практически в реальном режиме времени с неограниченным числом участников, находящихся в различных точках земного шара.

Наконец, регулярный выпуск информационных бюллетеней, публикаций и видеозаписей значительно облегчает задачи регулярной информации, как самих организаций, так и их сотрудников.