3. Процес контролю і техніка його проведення.

Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

Процес контролю— це діяльність об’єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації пев­них завдань і застосування відповідних принципів, видів, методів, техніч­них засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:

- організаційна,

- змістовно-технічна,

- узагальнюючо-коригуюча.

Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?

Змістовно-технологічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності — обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалізується

через такі етапи:

- розробка стандартів і критеріїв;

- співставлення з ними реальних результатів;

- прийняття необхідних реагуючих дій.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:

- зовнішнє середовище (закони і державні органи, профспілки, конкуренти, постачальники трудових, матеріально – технічних і фінансових ресурсів);

- внутрішнє середовище організації ( місія і конкретні кінцеві організації, її структура і задачі, технологія, ресурсне забезпечення);

- середовище непрямого впливу (світові події і міжнародна кон'юнктура, політичні і соціально-культурні фактори, стан економіки і науково-технічний прогрес).

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Лючія Ланг:

* Контроль не повинен зводитися до інцидентів.

Нормальний коїпроль — це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в спілкування.

* Тотальний контроль породжує неохайність.

С керівники, які вважають, що все, що "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

*Таємний контроль викликає лише розчарування.

Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

* Контролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

* Контроль — не проформа.

Керівник-демократ часто так задовольняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

* Не контролюйте через недовіру.

Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

* Не тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

- стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

- орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

- систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

- своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;

- простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

- об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;

- пристосування до міжнародних стандартів;

- вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисновки;

- поняття, визначення, силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т. п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других - в кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх - в певних документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).