4. Основні завдання організації обліку дебіторської заборгованості.
У процесі господарської діяльності підприємства виникають зв’язки з різними юридичними та фізичними особами.
Дебіторами називають юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів, оцінених у грошовому вимірнику.
Дебіторська заборгованість сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату.
Відповідно до положень стандарту бухгалтерського обліку 10 „Дебіторська заборгованість” активом можна вважати лише таку заборгованість, за якою існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод та може бути достовірно визначена їх сума.
Основні завдання організації обліку дебіторської заборгованості зображені на рисунку
Рис 6. Основні завдання організації обліку грошової заборгованості.
Дебіторська заборгованість визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції та оцінюється за первинною вартістю. Відповідно до П(С)БО 10 дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову та поточну.(Рис) При віднесенні заборгованості до поточної або довгострокової до уваги береться не загальний очікуваний строк оплати згідно договором, а очікуваний строк до погашення , який залишився з дати балансу.
У більшості випадків можна визначити два головних види поточної дебіторської заборгованості
товарну – це, якщо мова йде про оплату продукції, товарів, робіт та послуг, тобто виникає внаслідок звичайної операційної діяльності.
нетоварну – виникає внаслідок іншої діяльності підприємства. прикладами таких операцій є розрахунки за виданими авансами, розрахунки з підзвітними особами та інші.
У балансі дебіторська заборгованість показується загальною сумою за чистою реалізаційною вартістю тобто сума заборгованості за продукцію (роботи, послуги) за мінусом резерву сумнівних боргів.
Резерв сумнівних боргів нараховується з метою покриття не повернутих дебіторами з різних причин сум заборгованості.
Рис 7. Класифікація дебіторської заборгованості.
Згідно П(С)БО 10 передбачено два варіанти визначення величини сумнівних боргів:
виходячи з платоспроможності окремих дебіторів;
на основі класифікації дебіторської заборгованості.
Для правильної організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості, необхідною умовою є передбачення в Наказі про облікову політику застосування одного з них.
Перший метод базується на інформації про платоспроможність дебіторів, яка оприлюднюється в засобах масової інформації, а підприємство веде досьє на кожного з них. Визначення динаміки показників балансу дебіторів дозволяє, у певному діапазоні ймовірності, визначити рівень неповернення боргів. Повернення неповернення боргів необхідно розрахувати і затвердити підписом керівника організації.
Другий метод ґрунтується на припущенні, що тенденція неповернення боргів, яка визначається за минулий період, збережеться надалі. Період спостереження за тенденціями неповернення боргів може становити від півроку до трьох років.
Сума резерву відображається у звіті про фінансові результати у складі інших операційних витрат.
Для правильної організації та аналізу дебіторської заборгованості є вивчення та оцінка наступних завдань:
складу та структури дебіторської заборгованості;
питомої ваги дебіторської заборгованості в сумі поточних активів;
її реальності;
правильності оформлення дебіторської заборгованості;
показників якості та ліквідності цієї заборгованості;
впливу дебіторської заборгованості на фінансові результати підприємства;
пошуку шляхів прискорення оборотності дебіторської заборгованості.
Дані для аналізу використовують:
дані бухгалтерського балансу;
дані аналітичного обліку.
Дебіторська заборгованість групується за окремими видами, що викликано застосуванням різних форм розрахунків між покупцями та продавцями і характером господарських операцій. Отже, необхідно розглядати методику обліку за окремими видами дебіторської заборгованості.
Документування розрахунків з покупцями та замовниками. Вироблену продукцію, виконані роботи і надані послуги реалізовують покупцям чи замовникам на підставі укладених з ними договорів за товарно-транспортними накладними чи актами на виконані роботи.
Завдання організації документування цих операцій – скласти графік документообігу із визначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву.
Рис 8. Схема обліку за рахунком „Розрахунки з покупцями та замовниками”.
Аналітичний облік ведуть за кожним покупцем та замовником за пред’явленими до сплати рахунками, що повинно зазначатись в Наказі про облікову політику.
Щоб здійснити правильну ревізію потрібно розпочати з інвентаризації розрахунків з покупцями і замовниками. За кожним дебітором потрібно встановити дати та причини виникнення заборгованості, винних осіб і заходи, що вживаються для стягнення боргів. Крім того, слід перевірити стан справ, переданих до суду або арбітражу, рішення, прийняті щодо них.
Особливу увагу ревізор приділяє випадкам приховування на рахунках дебіторів нестач та крадіжок, псування і браку товарів, віднесення дебіторської заборгованості на інші статті балансу.
Під час перевірки рахунків з рахунка 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками” слід уточнити правильність ведення аналітичного обліку розрахунків і повноту відображення всіх проведених операцій щодо розрахунків з покупцями й замовниками.
Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин за товарними операціями слугують первинні документи з обліку розрахунків з покупцями та замовниками. Порядок та форми розрахунків між постачальником та покупцем визначаються в господарських договорах, а для обліку експертних угод – у договорі поставки.
Документування розрахунків з підзвітними особами. Порядок видачі коштів під звіт і звітування за їх використання регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59, та змінами до неї від 10.06.1999р. № 146.
На підприємстві повинен бути затверджений наказом керівника список підзвітних осіб,(підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які отримали авансом готівку з каси на відрядження, господарські витрати) яким дозволено придбання за готівку товарно-матеріальних цінностей чи проведення розрахунків за роботи і послуги. При цьому треба відмітити, що такі операції можна здійснювати лише при відсутності податкової заборгованості.
При вибутті працівників у службові відрядження його мету і термін вказується у наказі. На основі нього виписують посвідчення про відрядження (посвідчення про відрядження – це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи). Особа, яка перебуває у відрядженні, повинна подати його для відмітки про дату прибуття у пункт призначення та вибуття з нього. Ці дати потім звіряються із проїзними квитками, враховуючи тривалість переїздів. На основі наказу про відрядження підзвітним особам для покриття витрат на проїзд, проживання тощо видають аванс з урахуванням вартості проїзду, нічлігу, добових.
Для правильної організації ведення обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження, доцільно вести журнал обліку.
Видача готівки під звіт проводиться з каси підприємства, яка оформляється видатковим касовим ордером, за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми.
Готівка, що видана під звіт, але не витрачена і неповернена до каси підприємства протягом 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (за відрядженнями – протягом 3 робочих днів після закінчення відрядження), починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержану в результаті суму порівнюють із встановленим лімітом залишку готівки в касі і, при його перевищенні, у подвійному розмірі зараховують до бюджету.
Добові за час перебування особи у відрядженні нараховуються за всі дні (включаючи день від’їзду і день приїзду) перебування у відрядженні в межах України, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, час перебування у дорозі. На відряджену особу поширюється режим робочого часу, тому замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші не надаються, за винятком випадку, коли вихідним був день вибуття у відрядження.
Добові встановлені в розмірі 18-ти грн. І не потребують спеціального документального підтвердження, крім відміток про прибуття у місце відрядження і виїзд з нього.
Первинними документами також вважаються проїзді білети, рахунки готелів у розмірі фактичних витрат з урахуванням наданих послуг.
Після повернення з відрядження чи придбання за готівку товарно-матеріальних цінностей, матеріально-відповідальна особа подає до бухгалтерії у триденний строк авансовий звіт. Авансовий звіт перевіряє бухгалтер як щодо правильності оформлення документів, так і суті.
Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою одержаного авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від’ємна – то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути йому відшкодована з каси підприємства, якщо є на то виправдовуючи документи.
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться у відомості 3.2., з якої загальна сума переноситься як кредитовий оборот рахунка 37 „Розрахунки з різними дебіторами” в журнал 3. записи у відомості 3.2. відображається на підставі звітів касира (дебет субрахунку 372) та авансових звітів (кредит субрахунку 372).
Для правильної організації обліку і своєчасних виявлень порушень здійснюється перевірка розрахунків з підзвітними особами. Вона здійснюється суцільним способом у такій послідовності:
правильність видача грошей під звіт;
законність і доцільність витрачання підзвітних сум;
правильність оформлення авансових звітів і прикладених до них документів та своєчасність подання їх у бухгалтерію підприємства;
стан обліку розрахунків з підзвітними особами.
Джерелами ревізії є накази й розпорядження по підприємству, авансові звіти з прикладеними документами, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 „Розрахунки з підзвітними особами” (журнал-ордер, оборотна відомість, головна книга), баланс тощо.
Документування розрахунків за претензіями. Розрахунки за претензіями служить для контролю за договірною дисципліною та відшкодуванням витрат при доставці вантажів й порушенні умов договорів поставок.
Суми претензій розраховуються на основі:
комерційних актів;
претензій;
претензійних листах;
позовних заявах.
На рисунку 9.
зображено обов’язкові пункти, які
повинні відображатись у претензії.
Рис. 9. Обов’язкові пункти, які відображаються у претензії.
Претензія розглядається у місячний термін із дня її отримання. Про результати розгляду заявникові повідомляється письмо.
Синтетичний облік ведеться в журналі 3, аналітичний облік – у відомості 3.2. в розрізі постачальників, транспортних організацій та інших юридичних осіб і проявлених до них претензій.
Заборгованість за претензіями та заборгованість, списання на збитки, перевіряються суцільним способом. Перевірці підлягають розрахунки за претензіями:
до постачальників і транспортних організацій за виявлену в їхніх рахунках невідповідність цін, тарифів, розрахунків;
за низьку якість і нестачу товарів;
за брак продукції;
за завищення обсягу виконаних робіт;
за недопоставку товарно-матеріальних цінностей, штрафи, пеню, неустойку тощо;
до установ банку за сумами, помилково списані і перерахованими через рахунки в банках.
Організація обліку по розрахунках за відшкодуванням завданих збитків.
Нерідко на підприємствах трапляються випадки, коли при інвентаризації виявляються нестачі, втрати і псування товарів, продукції, сировини та матеріалів, коштів у касі. Для їх обліку призначений позабалансовий рахунок 072 „Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”. На цьому субрахунку обліковують вартість нестач, втрат і крадіжок товарно-матеріальних цінностей, незалежно, як вони будуть списані: за рахунок винних осіб чи підприємства. вартість нестач, втрат і крадіжок визначається за собівартістю – по товарно-матеріальних цінностях; за балансовою вартістю по основних засобах.
Для правильної організації обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків застосовуються наступні документи.
Розмір шкоди визначається за фактичними витратами на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості матеріальних цінностей за мінусом зносу за встановленими нормами.
Власник підприємства має право вимагати від винних осіб відшкодування збитків у кратному обчисленні, проте ніякий контролюючий орган не має права змушувати їх це робити (рис 10)
Рис. 10 Перелік документів для правильної організації обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків.
Синтетичний облік за відшкодуванням завданих збитків загальною сумою відображається в журналі 3.
Аналітичний облік ведеться у відомості 3.2. де наводяться дані за прізвищами винних осіб та рухом заборгованості за заподіяну шкоду. Дані відомості 3.2. переносяться до журналу 3.
Документування розрахунків з іншими дебіторами. При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником по частковій готовності використовуються платіжні документи, договори тощо.
Видача позик працівником підприємством проводиться, якщо передбачена статутом або іншим аналогічним документом підприємства та при наявності оформлених належним чином документів, і оформлюється договором в письмовій формі. Обов’язковими елементами договору повинні бути: предмети договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який вона видається відповідальність та юридичні реквізити сторін.
Взаємовідносинами між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксується у відповідних документах – ПКО, виписці банку; повернення коштів в разі виходу учасника зі складу спілки – у ВКО, платіжному дорученні.
Синтетичний облік кредитних спілок доцільно організовувати в Журналі-Головна.