11.1.7. Заборонені прийоми під час ділової бесіди

Мистецтво ведення бесіди зовсім не означає балакучість, потрібно вміти орієнтуватися в темах розмови, пристосовуватися до людини, її темпу, манери виражати свої погляди.

Перш за все у розмові потрібно уникати галасливого «Я». Відомий американський вчений, представник гуманістичної школи Е. Фромм поділяє людей на тих, у кого головна мета життя – «бути» (тобто стати значущою, неповторною особистістю), і тих, які в основному прагнуть до того, щоб «мати». Люди, які живуть, керуючись принципом «мати», обов’язково хочуть щось дістати від будь-якого спілкування: цікаву роботу, певні знання, грошову винагороду та ін. Ці люди старанно готуються до зустрічі, продумують тему розмови. Вони видаються цікавими і приваблюють до себе, але це нерідко лише результат програвання обраної ролі, прихованого бажання маніпулювати іншими. Люди, які керуються в житті принципом «бути», як правило, не готуються до конкретної ситуації, не добирають засобів для підтримання впевненості в собі, їхня реакція безпосередня і продуктивна. Їх мало турбує те, що вони можуть щось втратити. Такі люди – не суперники, а партнери, бо намагаються отримати від спілкування з іншими радість, а не перемогу будь-якою ціною. Відмова від споживацького ставлення до життя і до людей приносить справжню радість від життя.

Отже, у розмові не варто звеличувати і перебільшувати свою діяльність, свої дослідження, свої придбання, хвалитися своїм колом знайомств або згадувати ім’я тієї чи іншої відомої людини – такі фрази свідчать про убогість розуму самого оповідача. Вихована людина рідко розповідає в колективі про свої особисті справи, про своїх дітей, нездужання, турботи, звички, смаки. Без особливої потреби вона не поділиться і тим, що робила зранку. Така людина мало говорить і про справи своїх ближніх. Іншими словами, не бреше. Якщо нав’язують подібну тему, краще відповідати: «Вважаю, що нас це не стосується». Не слід стомлювати співрозмовників своїми скаргами на здоров’я або життєві негаразди. Рішуче не рекомендується розповідати про сни та передчуття, віддаватися тривалим спогадами про минуле, виголошувати довгі монологи.

Некрасиво також публічно займатися самобичуванням, постійно скаржитися на невдачі, на великий ніс або криві ноги. Може бути, що співрозмовник ніколи цього не помічав. Рідко привертає до себе симпатії людей той, що весь час розповідає про свої успіхи, високі якості, таланти.

У службовому колективі хороший тон вимагає уникати таких тем розмов, які неприємні для співрозмовника або завдають йому смутку. Важливо вибирати такі теми розмови, які близькі співрозмовнику і більше його цікавлять. Наприклад, не слід випитувати у колеги подробиці його хвороби, якщо він мигцем зауважив, що погано себе почуває або що лежав у лікарні. Можна ввічливо вставити: «Так, це малоприємно». Якщо колега захоче, він розповість сам, що його турбує. Якщо він каже: «Дружина хворіє», не слід запитувати: «Що з нею?» Краще запитати: «Щось серйозне?»

З жінками, які фарбують волосся, щоб приховати сивину, краще не обговорювати цю тему. Можна привітати з новим гарним відтінком волосся молоду жінку. Небезпечною темою є вік. У товаристві людей похилого віку, говорячи про когось іншого, не слід говорити «Він вже старий» або «Ну, в цьому віці». Взагалі цікавитися віком іншого не слід. Якщо жінці говорять: «Ви вже немолоді» (іноді ж так трапляється), вона справедливо може відповісти: «Зате добре вихована»!

До неприємних членів колективу належать особи, які мають звичку бути всім незадоволеними, у всьому знаходити погану сторону. Однак справді добре вихована людина, що має досвід спілкування і такт, завжди скромна у своїх вимогах та не схильна до осуду.

Нерідко співрозмовники можуть обговорювати зовнішній вигляд інших. Подібні розмови теж не можуть прикрасити людину. У службовому колективі не варто вести розмову про присутніх. Перш ніж засудити ближнього свого, треба подумати про це. Бажано уникати заздрості. Власне становище від цього аніскільки не покращиться. Плітка, як тільки нею нехтують, гине природною смертю. У цьому випадку важливо пам’ятати притчу про вуха царя Мідаса. У нього виросли ослячі вуха. Він завжди ходив з покритою головою, щоб ніхто не викрив його таємниці. Лише його перукар знав про те, йому було наказано мовчати. Однак останній не міг витримати, щоб нікому не сказати, і от якось увечері прошепотів таємницю землі. З землі виріс очерет. Повіяв вітер, і очерет зашепотів: «У царя Мідаса ослячі вуха…». Далі про це дізналися всі. Отже, для того, щоб зберегти таємницю, не слід робити так, як перукар царя Мідаса, який не втримався, щоб не розповісти таємницю. Не варто розкривати «по секрету» таємниць нікому із своїх знайомих.

Абсолютно неприпустимі жарти щодо чужого прізвища, комплекції, лисини, росту, національності, місця проживання, кольору волосся, освіти та ін. І крім того, взагалі будь-який жарт, повторений четвертий раз, перетворюється на катастрофу. Як реагувати на недоречний анекдот або нетактовність? Ніщо в таких випадках не діє краще, ніж хвилина загального мовчання після невдалого висловлювання. Потім комусь варто почати розмову на іншу тему.

Коли до розмови приєднується новий учасник, він не повинен запитувати про її зміст. Його мають коротко проінформувати про основні моменти розмови. Слід проявляти при цьому люб’язність і делікатність. Хоча можна ввічливо, але ухильно повідомити: «Говорили про родину». Тактовна людина зрозуміє, що її присутність небажана. Якщо треба сказати щось важливе віч-на-віч, не шепчуться в кутках, а виходять туди, де співрозмовникам не заважатимуть.

Не слід перебивати, коли хтось говорить, особливо якщо це людина похилого віку. Нечемно відразу ж розпочинати суперечку, обстоюючи власну позицію. Дослухавши до кінця аргументи свого співрозмовника, можна стримано й коректно заперечити: «На мою думку, це...»; «Я схильний думати, що...»; «Даруйте на слові, але...». Не слід вживати нетактовні форми відповіді опонентові: «Я краще знаю...»; «І зовсім це не так...». Бо через «так» і «ні» суперечка довго триває.

Не варто підказувати слова оповідачеві, закінчувати за нього фразу і тим більше вголос виправляти стилістичні помилки. Взагалі дорослим людям бажано не робити ніяких зауважень. Друзі між собою іноді можуть собі це дозволити, але тільки в дружній формі, м’яко, ніби між іншим. Якщо хто-небудь посилається на зайнятість, йде раніше, не слід вимагати детальних пояснень. Якщо називають причину, не слід переконувати, що вона не така важлива, давати поради, як її подолати.

У службовому спілкуванні не слід говорити нічого відразу, в стані роздратування. Про це застерігали шумери ще понад 4,5 тис. років тому. Біблійне ім’я Хам, яке стало прозивним, у перекладі з давньоєврейської означає «гарячий». Не треба піддаватись хвилі емоцій, не гарячкувати й виходити з себе, не підвищувати сили голосу, не можна відповідати грубощами на грубощі. Бажано відмовитись від бажання, що останнє слово завжди має бути за вами.

У службових розмовах відстоювати свою позицію можна тільки за допомогою об’єктивних фактів, яких не знав чи про які забув співрозмовник. Не слід вживати аргументів типу «ти тугодум», «егоїст», «цинік». Це тільки епітети, і швидше за все самі по собі – спірні. Аргументом не може бути підвищений або іронічний тон. У будь-якій розмові варто уникати узагальнень. Важливо, щоб співрозмовники тільки захищали свою точку зору, а не критично оцінювали позицію противника. Зауваження: «Як примітивно ти думаєш!» – може стати початком сварки. У службовій розмові немає місця, наприклад, таким виразам: «Неправда!», «Що?!», «Вас важко зрозуміти». Можна те ж саме сказати по-іншому: А мені здається, що ..., Вибачте, я не почув ..., Я не зовсім вас зрозумів ...

Категорично заборонено у ділових бесідах вживати образливі слова. Психологія суперечок підпорядковується закону «емоційного дзеркала»: нервозність однієї людини викликає нервозність іншої, злість завжди породжує злість. Щоб слова подіяли, краще говорити делікатно, не зневажаючи партнера. Необхідно пам’ятати слова Гіппократа: «Не допускайте злості, вона є джерелом хвороби». Краще виразити свої почуття такими словами: Школа, що нам не вдалося досягти взаєморозуміння тощо.

Партнера не можна перебивати. Спочатку необхідно погоджувати її тривалість з партнером по комунікації. Необхідно завжди вислуховувати співрозмовника до кінця. Це не так просто, тому що у кожної людини в голові часто вже є відповідь, яку вона хотіла б висловити, так що буває дуже складно концентруватися на іншій людині. Проте терплячий співрозмовник повинен з повагою ставитися до свого партнера по комунікації.

Під час розмови важливо підтримувати зоровий контакт і не відволікатися. Не можна дивитися на співрозмовника «порожніми очима», в яких відображаються власні турботи. У той час, коли хтось говорить, негарно ритися в сумці, обнишпорювати власні кишені, поглядати на годинник, в дзеркало. Слід дивитися на співрозмовника зацікавлено і час від часу говорити деякі репліки як свідчення розуміння того, про що йдеться. Якщо розповідь ви вже один раз чули, краще відразу зауважити: «Знаю, чув», ніж потім в нетерпінні переривати на півслові. Ввічлива людина рідко перериває чужу розповідь, навіть якщо чула його добру сотню разів.

Не можна уникати погляду свого співрозмовника, щоб у нього не склалося враження про нещирість намірів іншої сторони. Утім, не варто занадто себе контролювати, бо зникне природність і невимушеність поведінки у спілкуванні. Афектація і удавання – вороги щирої бесіди. Розмовляючи, треба дивитися на свого співрозмовника і стежити за його реакцією, щоб скоригувати свою мову у випадку втрати слухачем інтересу. Повернути до себе увагу можна завдяки логічності думки, переконливості аргументації, дотепності й емоційності відповіді. Та не треба гарячкувати, поспішаючи залагодити справу, слід бути розважливим і приязним. Чемна людина, переконавшись у марності своїх зусиль зацікавити співрозмовника, припиняє розповідати.

Кожне слово в розмові потрібно вимовляти чітко, ясно. Якщо співрозмовник повинен переривати з проханням повторити будь-яке слово, то він скоро може втратити інтерес до спілкування. При цьому розмова повинна бути не надто гучною, інакше тим самим можна заважати іншим працювати. У будь-якому разі поведінка має бути природною.

Отже, у спілкуванні з колегами не можна перебивати партнера, негативно оцінювати його особистість, підкреслювати різницю між собою й партнером, безпідставно висловлювати свої сумніви і підозри, видавати чужі таємниці, розпочинати розмову, коли колега роздратований, бути набридливим співрозмовником, говорити про справу, з якою не обізнані, говорити багато про свої справи, нарікати на свої біди, навчати інших чи хвалити, ображати гідність інших людей.