![](/user_photo/2706_HbeT2.jpg)
- •Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)
- •1. Основные положения работы с документами
- •1.1. Актуальность проблемы
- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Методы документоведческих исследований
- •1.5 История развития документационного обеспечения управления
- •1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.3. Композиция управленческого документа.
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.4. Система финансовой документации
- •3.2.5. Система отчетной документации.
- •4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 а
- •4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.3.1. Правила оформления организационных документов
- •Форма устава
- •Форма трудового договора
- •Форма положения о структурном подразделении
- •Форма должностной инструкции
- •Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
- •Форма документа «Штатное расписание предприятия»
- •Форма правил внутреннего трудового распорядка
- •4.3.2. Правила оформления распорядительных документов
- •Образец приказа по основной деятельности
- •Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- •Образец выписки из приказа по основной деятельности
- •Образец распоряжения
- •Образец указания
- •4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов
- •Форма протокола
- •Форма сокращённого протокола
- •Форма краткого протокола
- •Форма выписки из протокола
- •Форма докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Форма представления
- •Форма заявления
- •Образец входящего письма
- •Образец исходящего письма
- •4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации
- •Форма акта приема-передачи документов в структурном подразделении
- •Форма сводки
- •5. Совершенствование состава и форм документов предприятия
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •Карта документа _________________________________________ (наименование подразделение)
- •Пример заполнения классификатора форм документов оао «лмз»
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.1. Разработка табеля форм документов
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •Общие положения
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля, альбома) форм документов оао «лмз»
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6. Основы документооборота
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики документооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.4 Скорость движения документов
- •6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •1. Документооборот для всей организации
- •2. Документооборот для структурного подразделения
- •3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов
- •4. Документооборот принятия решения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.5 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
- •7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Обработка входящих (поступающих) документов
- •7.3 Обработка внутренних документов
- •7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов
- •Лицевая сторона
- •Оборотная сторона
- •Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки
- •Контроль исполнения
- •Ведомость Контроля исполнения документации По цеху-отделу № ___________
- •9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- •9.1. Определение ценности документов и документной информации.
- •Положение
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •Форма акта о выделении документов к уничтожению
- •9.2. Общие требования к систематизации документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия
- •Номенклатура дел
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел
- •9.3 Составление заголовков дел
- •Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения
- •Дело № ____________ том № __________
- •9.4. Установление сроков хранения дел.
- •9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.
- •Форма листа-заверителя дела
- •Форма внутренней описи документов дела
- •Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
- •Опись №
- •10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2]
- •10.1. Общие положения
- •10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
- •10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
- •11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
- •11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне
- •Перечень сведений конфиденциального характера.
- •Состав Федерального Закона «о коммерческой тайне».
- •Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. (Извлечения из Федерального закона «о коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-фз Ст.5)
- •11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
- •11.3. Защита коммерческой тайны предприятия
- •11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны
- •11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
- •1. Производство.
- •2. Планы.
- •10. Технология.
- •11. Управление (Менеджмент).
- •12. Безопасность.
- •Инструкция по охране коммерческой тайны в птк «кая-варион»
- •1. Общие положения.
- •2. Порядок доступа сотрудников в птк к сведениям и документам, содержащим коммерческую тайну.
- •3. Обязанности и ответственность лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну.
- •4. Организация учета, хранения и обращения документов, содержащих коммерческую тайну.
- •5. Контроль обеспечения сохранности тайны.
- •Договор об оформлении допуска к коммерческой тайне
- •Обязательство
- •Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия птк «кая-варион»
- •11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны
- •12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления
- •13. Организация документационного обеспечения управления
- •13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
- •13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2. Цели и задачи службы доу.
- •3. Функции службы доу
- •4. Права и ответственность службы доу.
- •5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.
- •13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления
- •Состав и нормативно-организационных документов по организационному обеспечению управления
- •Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству
- •Перечень нормативных актов по оформлению документов
- •1.Перечень определений
- •2) Приложения , разрабатываемые на базе платформ, как самостоятельные программы или в дополнение к основной платформе
- •2.Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления
- •3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота
- •4.Варианты выбора платформ автоматизации документооборота
3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительные документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на следующие основные группы документов:
Организационные – уставы, положения, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы;
Распорядительные – приказы, распоряжения, решения;
Справочно-информационные документы – письма, справки, протоколы, докладные и служебные записки;
Справочно-аналитические документы – акты, справки, сводки и т.д.;
Перечень документов, входящих в перечисленные группы представлен в табл. 3.2., 3.3., 3.4.
Таблица 3.2.
Перечень организационно-правовой документации
Устав
Договор (Учредительный договор, трудовой договор) об организации
Положение (о подразделениях)
Инструкция (о планировании, о премировании, должностная инструкция)
Структура и штатная численность
Штатное расписание
Правила (внутреннего трудового распорядка)
График (отпусков)
Таблица 3. 3.
Перечень распорядительной документации
Решение
Постановление
Приказ
Указание
Распоряжение
Таблица 3. 4.
Справочно-информационные документы. |
Справочно-аналитические документы. |
Протокол, Докладная, Записка, Объяснительная записка, Предложение, Заявление, Представление, Переписка (служебное письмо, телеграмма, телекс, факс, электронное сообщение.) |
Акт, Анкеты, Справка, Сводка, Заключение, Отзыв, Список, Перечень. |
Примечание 1
В зависимости от классификации документов, принятой в организации, к организационно-распорядительным документам могут быть отнесены:
Документы личному составу – приказы, трудовые договоры, личные дела и др.) (ОКУД, Стеюков М.В.);
Коммерческие документы – коммерческие договоры и другие документы, входящие в состав договора (Стенюков М.В.);
Документы по обращению граждан – предложения, заявления граждан (Стенюков М.В.);
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов
1. Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.
2. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
3.. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.
4. Решение — правовой акт, принимаемый исполкомами местных Советов депутатов трудящихся в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.
Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия; государственными органами и общественными организациями и т. п.).
5. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
6. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
7. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан2.
8. Указание - правовой акт, издаваемым органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкции и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
9. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.
10. Извещение о заседании, собрании, конференции — документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.
11. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
12. Заключение — документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
13. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
14. Обзор — документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.
15. Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
16. Сводка — документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и. т. п.).
17. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).
18. Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
19. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передача текста (передается по телефону и записывается получателем).
Личная карточка — документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Заказ на размножение документов — содержат просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.
22. Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
23. Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
24. Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
25. Предложение — разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
26. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
27. Отзыв — документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
28. План — документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
29. О т ч е т — документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
30. Список — документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
31. Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.