7.2 Обработка входящих (поступающих) документов

Процесс обработки входящих документов включает следующие операции:

• Приём поступающей корреспонденции

• Отбор корреспонденции с пометкой «лично» и передача её работникам

• Вскрытие конвертов и проверка вложений (количество листов, наличие приложений)

• Проставление отметки

• Штампа о поступлении

• Решение судьбы конверта

• Предварительное рассмотрение корреспонденции (сортировка, разметка)

• Регистрация документов (заполнение регистрационных карточек)

• Передача (доклад) документов руководителю с подборкой необходимых материалов

• Передача документов руководителям структурных подразделений

• Рассмотрение документа руководителем (резолюция) и возвращение документов секретарю

• Внесение сведений из резолюции в карточку (журнал) регистрации, в т.ч. отметки о контроле

• Передача документов исполнителю (с распиской в ж/р)

• Контроль исполнения (организации)

• Исполнение документа (м.б. рассмотрение документа руководителем)

• Подшивка документа в дела (в зависимости от принятой системы хранения текущих дел)

• Формирование информационно-справочной карточки

• Формирование и оформление дел

• Определение сроков хранения и ценности документов

• Текущее хранение использование дел

• Составление номенклатуры дел

• Передача дел на архивное хранение

• Дальнейшее хранение и использование дел

• Уничтожение дел (по истечению сроков хранения).

Маршрут движения входящего документа представлен на рис. 7.1..

Рис.7.1 Маршрут движения входящего документа

Технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами представлена на рис. 7.2

Рис. 7.2 технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами

7.3 Обработка внутренних документов

М аршрут внутреннего документа представлен на рис 7.3.

.

Рис 7.3 Маршрут внутреннего документа

Процесс обработки документов включает следующие операции:

• Составление проекта документа

• Согласование проекта документа

• Проверка правильности оформления документа

• Подписание (утверждение) документа руководителем

• Регистрация документа

• Рассылка документа

• Рассмотрение документа руководителем (резолюция)

• Контроль исполнения

• Подшивка документа в дело

• Формирование информационно-справочной картотеки

• Формирование и оформление дел

• Определение сроков хранения и ценности документов

• Текущее хранение и использование дел

• Передача дел на архивное хранение

• Хранение и дальнейшее использование дел

• Уничтожение дел.

Технологическая схема процесса работы с внутренними документами представлена на рис. 7.4.

Рис. 7.4 Технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами

7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов

Маршрут исходящего документа представлен на рис. 7.5 Технологическая схема процесса работ с исходящими документами представлена на рис. 7.6

Процесс обработки исходящих документов включает следующие операции:

• Составление проекта исходящего документа

• Согласование проекта исходящего документа (виза)

• Проверка правильности оформления документа

• Подписание документа руководителем (в изменённом док), или вернуть на обработку

• Регистрация документа (журнал или РКК)

• Простановка индекса (номера) на документе

• Проверка правильности адресации

• Отправка документа адресат

• Подшивка второго экземпляра в дело

• Текущее хранение и использование документа

• Передача документа на архивное хранение

• Хранение и использование документа

• Уничтожение документов

Рис 7.5 Маршрут исходящего документа

Рис. 7.6 Технологическая схема процесса организации работ с исходящими документами

8.Организация контроля исполнение документов.

Цель контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, получение аналитической информации, необходимой для оценки исполнительской дисциплины подразделений и исполнителей, выполнения требований к оформлению документов.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документов на контроль;

- определение документов, подлежащих контролю;

- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- учет, обобщенный анализ результатов контроля исполнения контроль исполнения ведется на следующих уровнях:

- формализованный контроль своевременности исполнения;

- анализ существа и полноты исполнения поручений заданий, ответов на запросы;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия формы удостоверения каждого документа,

- соответствия подписей их расшифровкам;

Контроль исполнения обычно осуществляется централизованно службой ДОУ или специально назначенной группой контроля (сотрудником). Важными факторами системы контроля исполнения является определение перечня документов, подлежащих контролю исполнения; определению ответственного за снятия с контроля; определение срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины.

Техническими средствами контроля являются: журнал регистрации с пометкой (графой) контроля исполнения, регистрационно-контрольная карточка или специальная контрольная карточка.

Причинами неисполнения документов могут являться:

- слишком высокая централизация полномочий;

- перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

- недисциплинированность исполнителей;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота.

Различают следующие виды контроля:

• Текущий;

• Предупредительный;

• Итоговый.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудники имеют ещё время для решения вопроса.

Итоговый контроль – аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины. Итоговый контроль проводится еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Технологическая схема процесса контроля исполнения представлена на рис. 8.1. Примерный перечень документов, подлежащий контролю исполнения с указанием сроков исполнения представлен в табл. 8.1. Нормативы времени на составление документов-отчётов представлены в табл. 8.2.

1 2 3 4

Да

7 6. Нет

5

8 9 12 13

Да

Нет

10 11 Нет

14 15

20 19

да

21 Нет 17 16

18

Рис. 8.1. Технологическая схема процесса контроля над сроками исполнения и правильностью оформления документов.

Таблица 8.1

Примерный перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения

Вид документа	Срок исполнения	Примечание
Указы Президента РФ	согласно указанному в них сроку	Если срок исполнения оговорен в документе
Постановления, распоряжения, указания и письма правительства РФ	10 дней 5 – 7 дней	или к указанному сроку при условии подготовки по ним приказов
Решения и распоряжения Администрации	согласно указанному в них сроку
Решения и распоряжения губернатора	согласно указанному в них сроку
Запросы, заявления и письма депутатов Госдумы, Федерального собрания РФ и местных представительских органов	Безотлагательно до 30 дней до 10 дней	по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки по письмам и запросам депутатов Госдумы и Федерального собрания РФ по письмам и запросам депутатов местных органов
Приказы Министерства РФ	согласно указанному в них сроку
Приказы главного Управления Администрации	согласно указанному в них сроку
Приказы управления	согласно указанному в них сроку
Письма-ходатайства организаций	10 дней
Письма запросы и письма поручения вышестоящих учреждений и организаций	10 дней
Заявления, жалобы и предложения граждан	до 15 дней до 30 дней	не требующие дополнительного изучения и проверки требующие дополнительного изучения и проверки
Критические замечания и предложения, содержащиеся в местных органах печати	до 30 дней
Телеграммы и телефонограммы	Безотлагательно до 3х дней	в исключительных случаях, требующие дополнительной проверки.

Таблица 8.2.

Нормативы времени на составление документов-ответов

№ п/п	Наименование документов	Максимальные сроки исполнения	Примечание
1.	Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы	3 дня
2.	Ответы по заявлениям и жалобам трудящихся, не требующих специального рассмотрения	15 календарных дней
3.	Ответы по заявлениям и жалобам , требующих социального рассмотрения	30 календарных дней
4.	Договоры на поставку продукции	10 дней
5.	Письма-ответы по производству и заказам	10 дней
6.	Претензии по выпуску некачественной продукции	10 дней
7.	По вопросам отсылки технической документации	10 дней
8.	Ответы по заявлениям жалоб военнослужащих и членов их семей	7 календарных дней
9.	Прочие письма	10 дней

Контроль исполнения осуществляется либо с помощью регистрационно-контрольных карточек, либо с помощью контрольных карточек.

Регистрационно-контрольная карточка представлена в табл. 8.3. Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.4. Образцы контрольной карточки представлены в табл. 8.5 и 8.6.

Таблица 8.3.

Регистрационно-контрольная карточка

0229140		Регистрационно-контрольная карточка
01 Корреспондент								01
02 Вид документа								02
03 Дата документа								03
04 Индекс документа								04
05 Дата поступления								05
06 Индекс поступления								06
07 Пункт, приложение								07
08 Краткое содержание				08
09 Отв. Исполнитель								09
10 исполнители								10
11 Резолюция
12 Автор								12
13 Дата контроля								13
14 срок исполнения								14
Код операции