5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.

Служба ДОУ взаимодействует:

со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления;

с юридической службой – по вопросам, связанным с подготовкой документов;

со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.

Примечание

Практика показывает, что при составлении Положения подразделения, выполняющих функции документационного обеспечения управления, идея документационного обеспечения управления «теряется», а остаются только функция делопроизводства.

Например, в «Положении об отделе документационного обеспечения управления ЛМЗ» записано:

Основной задачей этого подразделения является:

• организация ведения делопроизводства, т.е. о документационном обеспечении управления ни слова, а в функциях этого отдела ни слова о разработке, внедрении и введении классификатора, табеля и альбома форм документов.

Примечание 1.

На практике вопросами разработки, внедрения и введения классификатора, табеля и альбома форм документов может заниматься подразделение, занимающееся организацией управления по двум причинам:

• именно это подразделение занимается каталогом (системой) функций и соответственно может заниматься документацией;

• квалификация работником канцелярии (секретарей) недостаточна для проведения работ по данному направлению

13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления

Одной из основных функций службы ДОУ на предприятии является:

• разработка, внедрение и введение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления должен включать:

• документы по собственному документационному обеспечению управления;

• документы по общему делопроизводству.

Комплект нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления на предприятии может быть минимальным и максимальным.

Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления (минимальный) в табл. 13.2. Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления (максимальный) представлен в табл. 13.3.

Таблица 13.2

Состав нормативно организационных документов

по документационному обеспечению управления (min)

№ п/п	Наименование НОД	Примечание
1 2	Инструкция по документационному обеспечению управления Инструкция по документационному обеспечению управления основной деятельности	Включает классификатор, табель, альбом форм, документов

Таблица 13.3

Состав нормативно организационных документов

по документационному обеспечению управления (max)

№ п/п	Наименование НОД	Примечание
1 2 3	Инструкция по документационному обеспечению управления Комплект технологических карт на оставление документов технологических процессов управления Инструкция по документационному обеспечению управления основной деятельности Комплект технологических карт на составление документов технологических процессов основной деятельности	Включает технологические карты (процедуры) составления докуументов

Состав минимального комплекта нормативно методических документов по делопроизводству представлен в табл. 13.4. Состав максимального комплекта нормативно-методических документов по делопроизводству представлен в табл. 13.5.

Таблица 13.4

Состав минимального комплекта нормативно-организационных документов по делопроизводству

№ п/п	Наименование НОД	Примечание
1 2	Инструкция по ведению делопроизводства Номенклатура дел

Таблица 13.5

Состав максимального комплекта нормативно-методических документов по делопроизводству

№ п/п	Наименование нормативно-методических документов	Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12	Инструкция по ведению общего делопроизводства Правила оформления и составления организационно-распорядительных документов Инструкция по ведению специального делопроизводства (ДСП, КТ, секретный документ) Правила составления и издания решений органов управления Правила распределения входящей корреспонденции Правила составления и издания приказов и указаний (распоряжений) Инструкция по контролю исполнения Правила подписания исходящей корреспонденции Правила пользования печатями и штампами Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам Инструкция по оформлению командировок, в т.ч. за рубежных Номенклатура дел