3.2. Система управленческой документации
Основаниями для определения систем управленческой документации являются:
Общесоюзный классификатор управленческой документации (1-75-012) (Госстандарт 1975);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК. 011-93) (Госстандарт) 1993 год;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Рос архив, ВНИДАД 2000);
Перечни систем документов, представленные специалистами по документации (Кудряев В.А., Спивак В.А.).
Как было указано выше, ля формирования системы документации использованы классификаторы управленческой деятельности. «Классификация есть разделение множества на подмножества по сходству или различию в соответствии с принятыми методами».
В настоящее время при построении классификационных схем применяются два основных метода классификации:
Иерархический;
Фасетный.
Применение иерархического метода позволяет последовательно делить определённое множество объектов (документов на подмножества, т.е. подчинённые классификационные группировки.)
Код унифицированной формы документа из семи десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Наименование систем управленческой документации представлено в табл. 3.1.
Таблица 3.1.
Наименование систем управленческой документации
№п./п. |
Наименование систем управленческой документации |
Наименование нормативных документов |
||||
ОКУД ОК.- 011-93 |
Перечень типовых управленческих документов
|
ОКУД 1-75-012 |
Специалисты |
|||
Кудрявцев В.А. |
Спивак В.А. |
|||||
1 |
Система организационно распорядительных документов |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
2 |
Система плановой документации |
|
+ |
+ |
+ |
+ |
3 |
Система финансовой документации |
|
+ |
|
+ |
+ |
4 |
Система документации по материально-техническому снабжению |
|
+ |
+ |
+ |
+ |
5 |
Организация системы управления |
|
+ |
|
|
|
6 |
Кадровое обеспечение |
|
+ |
|
|
|
7 |
Трудовые отношения |
|
+ |
|
|
|
8 |
Информационное обеспечение |
|
+ |
|
|
|
9 |
Система документации по торговли |
|
|
+ |
|
|
10 |
Система документации по внешней торговле |
+ |
|
+ |
|
+ |
11 |
Система проектной документации по капитальному строительству |
|
|
+ |
|
|
12 |
Административно- хозяйственные вопросы |
|
+ |
|
|
|
13 |
Социально-сбытовые вопросы |
|
+ |
|
|
|
14 |
Система отчетно-статистической документации |
+ |
|
+ |
|
|
15 |
Система расчетно-денежной документации |
|
|
+ |
|
|
16 |
Система первичной отчётной бухгалтерской документации (бухгалтерский учёт и отчётность) |
+ |
|
|
|
|
17 |
Система документации по ценообразованию |
|
|
|
|
+ |
18 |
Система документации по строительству |
|
|
|
|
+ |
19 |
Система документации по изобретениям и открытиям |
|
|
|
|
+ |
20 |
Система документации по социальному обеспечению |
|
|
|
|
+ |
21 |
Система документации по труду и социальным вопросам |
|
|
|
|
+ |
22 |
Договорная документация |
|
|
|
+ |
|
23 |
Документационное обеспечение управления |
|
|
|
+ |
|
24 |
Нормативные документы вышестоящих органов |
|
+ |
|
|
|
25 |
Деятельность первичных профсоюзных органов |
|
+ |
|
|
|
26 |
Специальные документы по непосредственной деятельности: банковской |
+ |
|
|
|
|
Как видно из представленной таблицы, наиболее важными системами управленческой документации является:
Система организационно-распределительной документации;
Система плановой документации;
Система документации по кадровому обеспечению;
Система финансовой документации;
Система отчётной документации.
Разберём эти системы документации более подробно.